Conciliación bancaria

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Esta opción permite importar y procesar en el programa de contabilidad los ficheros de movimientos bancarios que facilitan las entidades bancarias con los cobros y pagos registrados en la cuenta bancaria en un determinado periodo para contrastar estos datos con los cobros/pagos registrados en la contabilidad y para agilizar el proceso de contabilización de estos datos.

Las entidades bancarias pueden facilitar estos movimientos en el formato CSB 43 (también llamado "Norma 43" o "Cuaderno 43" de la Asociación Española de Banca).

El programa también puede importar los movimientos bancarios desde ficheros de Hoja de cálculo tipo Excel o tipo LibreOffice/OpenOffice que facilitan habitualmente las entidades bancarias.

La conciliación bancaria se realiza desde la opción "Diario", "Utilidades", "Conciliación bancaria" del menú principal del programa.

En este proceso de conciliación se podrían diferenciar tres pasos:

Paso 1 - Carga del fichero de movimientos facilitado por el banco

La carga de un fichero de movimientos bancarios es un poco diferente dependiendo de si los datos vienen en formato Norma 43 o en una hoja de cálculo Excel. En los siguientes apartados se describen los pasos para realizar la importación de ambos tipos de fichero.

Cargar un fichero de movimientos tipo Norma 43

Para poder realizar la conciliación bancaria con un fichero de tipo Norma 43 será necesario que, en contabilidad, en  la ficha de la subcuenta del banco estén anotados los 20 dígitos de la cuenta bancaria (CCC)...

Los ficheros facilitados por los bancos según la Norma 43 son archivos de texto plano tipo SDF (posiciones fijas) que siguen una estructura establecida por las asociaciones de entidades bancarias. Si abrimos uno de estos ficheros con el "Bloc de Notas" de Windows tendrán un aspecto similar al siguiente...

Pulsando el botón "Importar movimientos CSB43" se pueden leer los ficheros de movimientos bancarios de tipo Norma 43 o Cuaderno 43 del Consejo Superior Bancario y la Asociación Española de Banca.

Al pulsar este botón se abrirá una ventana que permite seleccionar el fichero de movimientos bancarios a procesar. Una vez seleccionado el archivo se podrán ya visualizar los movimientos en pantalla.

Hay que tener en cuenta que si se realiza varias veces esta importación, los movimientos aparecerán repetidos ya que el programa no sobreescribe los datos existentes al importar un fichero nuevo (existe un botón que permite borrar los movimientos cargados en esta ventana).

Al ejecutar la opción "Importar movimientos CSB43" se muestra una ventana similar a la siguiente en la que el programa presenta varios datos de la cuenta bancaria y los movimientos que ha leído del fichero suministrado por el banco: fechas a las que corresponden los movimientos, el saldo inicial y final de la cuenta en el periodo al que corresponden los movimientos, el número total de operaciones al Debe y al Haber y los importes totales de dichas operaciones...

Antes de continuar cargando los datos, el programa solicitará al usuario conformidad para continuar indicando el número de operaciones que se van a procesar...

A continuación ya se muestra la ventana con la relación de movimientos (cobros/pagos) informados por el banco en el fichero Norma 43. Hasta este momento no se han generado ni modificado asientos contables, simplemente se han cargado en el programa la lista de movimientos que vienen en el fichero del banco. Para continuar habría que pulsar el botón "Mostrar Conciliación bancaria"...

Cargar movimientos bancarios desde una Hoja de cálculo

Las hojas de cálculo que facilitan las entidades bancarias con los extractos o movimientos de la cuenta suelen variar de una entidad bancaria a otra. Aunque los datos incluidos en las hojas de cálculo suelen ser muy similares, cada entidad los puede disponer en diferentes columnas, etc. así que será necesario configurar la importación conforme al formato de hoja de cálculo de la entidad que se quiera leer.

En el apartado "Importar movimientos desde Hoja de cálculo" de esta documentación se describe la forma de configurar la importacíón de las hojas de cálculo o crear "plantillas" con esas configuraciones para utilizar en las siguientes ocasiones.

Paso 2 - Comparación entre los datos del banco y los existentes en la contabilidad

Una vez realizada la importación de los movimientos bancarios, bien sea desde ficheros Norma 43 o desde Hojas de cálculo, ya se puede pulsar el botón "Mostrar concilición" para contrastar los datos reportados por el banco con los datos existentes en la contabilidad.

En este proceso se solicitan las fechas de inicio y fin que se quieren comparar. Generalmente se indicarán las fechas a las que correspondan los datos bancarios para que el programa sepa el periodo de fechas de los asientos con los que tiene que comparar la información bancaria.

Esta opción abre una ventana dividida en dos apartados para mostrar en la parte superior los apuntes del diario que no tienen correspondencia con ningún movimiento bancario y, en la parte inferior, aquellos los movimientos bancarios que no tiene correspondencia con un apunte contable. De esta manera se podrán localizar fácilmente los apuntes que no están conciliados.

Al pulsar el botón "Mostrar Conciliación bancaria" el programa preguntará el rango de fechas entre las que se tienen que buscar las coincidencias o diferencias con los movimientos ya existentes en el diario. En el ejemplo utilizado en las imágenes de este apartado, el fichero que facilita el banco trae datos de cobros/pagos realizados entre el día 01/01/2018 y el 31/03/2018 así que las fechas a coinciliar deberían ser también esas mismas...

En la siguiente ventana se puede ver el resultado de la Conciliación. La pantalla está dividida verticalmente en dos partes: en la parte superior de la ventana se muestran los asientos de cobros/pagos contabilizados en el Diario y que no vienen en el fichero del banco. En la parte inferior de la ventana de conciliación se muestran los movimientos que tiene registrados el banco (que facilita en el fichero Norma 43 o en la hoja de cálculo) pero que no existen en la contabilidad...

Se pueden obtener listados de los movimientos no conciliados. Si se hace doble click sobre alguno de los movimientos se mostrará una ficha con todos los datos de la operación que se han cargado del fichero facilitado por la entidad bancaria (ver más información en el apartado "Ficha de movimientos bancarios" de esta documentación)

Paso 3 - Generar los asientos de los movimientos que no están contabilizados

Generar el asiento de la operación seleccionada

En la zona central de la ventana podemos ver el botón "Generar Asiento" que se encarga de generar el asiento contable del movimiento que esté seleccionado en la parte inferior de la ventana...

Por ejemplo, si  queremos generar el primero de los asientos que figuran en los datos bancarios y que no está contabilizado, seleccionariamos dicho movimiento y pulsamos el botón "Generar Asiento". En ese momento el programa genera un nuevo asiento y carga un primera apunte con los datos del cobro/pago que facilita el banco...

Será necesario introducir al menos otro apunte para cerrar el asiento. Se puede hacer click con el ratón  sobre el botón de insertar un nuevo apunte o pulsar la tecla [Insert] para añadir el apunte que falta para cerrar el asiento. En este caso se trata del pago de una facutra y seleccionaremos la subcuenta del acreedor o proveedor...

En este ejemplo hemos introducido manualmente el apunte del proveedor pero en el siguiente apartado de esta documentación se explica que también es posible configurar unas reglas o asociaciones que permitan al programa identificar el tipo de movimiento y crear automáticamente este apunte.

Una vez que hemos terminado de completar el nuevo asiento, ya sólo faltará pulsar el botón "Aceptar" para grabarlo en el Diario...

Después de generar el asiento, como esa operación ya está conciliada entre los datos del banco y los datos de la contabilidad, el programa la elimina de la ventana de "Movimientos bancarios No Conciliados". En este ejemplo se siguen viendo en la siguiente imagen varios cobros/pagos que todavía están pendientes de contabilizar pero ya se ha eliminado el pago del día 12/01/2022 que se acaba de contabilizar.

Configurar la generación de asientos

En el punto anterior de esta documentación se explicaba como generar manualmente el asiento de un cobro/pago haciendo click con el ratón sobre uno de los movimientos informados por el banco e introduciendo el apunte correspondiente al cliente/proveedor, pero también existe la posibilidad de "enseñar" al programa como debe proceder para contabilizar los cobros/pagos de forma que aquellos movimientos que se repiten varias veces, se puedan contabilizar automáticamente asignándoles el cliente o proveedor al que corresponden.

Y también es posible indicar una subcuenta genérica como la "555 Partidas pendientes de aplicación" que se utilice temporalmente para generar todos los asientos a la vez y, a posteriori, ya en el Diario ir sustituyendo esta subcuenta 555 por la correspondiente al cliente/proveedor al que corresponde cada operación.

Si en la información de cobros/pagos que facilita la entidad bancaria se repite periódicamente un tipo de cobro/pago que podemos identificar porque tiene algún texto determinado en la descripción o conceptos que informa el banco, se podría establecer una regla que asocie esa descripción con la subcuenta del cliente o proveedor correspondiente.

 
El usuario puede ir registrando esas asociaciones o reglas que permiten diferenciar un mismo tipo de cobro/pago de forma que el programa sea capaz de ir contabilizando de forma automática cada vez más tipos de cobros/pagos.

Estas reglas o asociaciones de un tipo de cobro/pago con una subcuenta de cliente/proveedor se pueden configurar desde la ventana de "Movimientos bancarios" o desde la ventana de "Apuntes No Conciliados" haciendo click con el botón derecho del ratón sobre la línea del cobro/pago que se quiere configurar. En ese momento se muestra un menú flotante en el que se puede pulsar el botón "Asociar Concepto bancario a Subcuenta Cli-Pro"...

En ese momento se muestra una ventana como las que se pueden ver a continuación. En estas ventanas el programa muestra inicialmente el texto o descripición completa del cobro/pago tal y como lo facilita la entidad bancaria y en otra casilla permite informar la Subcuenta del cliente/proveedor que se le quiere asignar a ese tipo de movimiento.

Por ejemplo, si hacemos click con el botón secundario del ratón sobre la primera de las líneas que se mostraba en la imagen anterior y que corresponde a "EMPRESA ELECTRICA, S.A.", el programa traslada a la casilla "Concepto Bancario" la descripción que forman el campo "Concepto Adicional 1" y "Concepto adicional 2" que facilita el banco. En este caso pone una descripción "EMPRESA ELECTRICA, S.A. 46A36542980153 36542980153"...

En este ejemplo vamos a asociar este tipo de pago a la subcuenta 41000001 que corresponde al proveedor "EMPRESA ELECTRICA, S.A." pero, si asociamos el texto del pago tal y como lo facilita el banco: "EMPRESA ELECTRICA, S.A. 46A36542980153 36542980153", lo que puede ocurrir es que esa descripción varíe ligeramente de un pago a otro porque parte de ese texto corresponde al número de factura que va a ser diferente en cada pago. Para evitar esto hemos reemplazado el texto que propone el programa por: "%EMPRESA ELECTRICA%"...

Al poner "EMPRESA ELECTRICA" el programa está asociando todos los cobros/pagos que tengan ese texto con la subcuenta 41000001 de manera que puedan contabilizarse automáticamente todas las operaciones de ese proveedor.

Delante y detrás del texto "EMPRESA ELECTRICA" se pueden ver unos caracteres "%" (tanto por ciento). Estos caracteres funcionan como un "comodín" que el programa reemplazará al buscar los cobros/pagos por cualquier otro caracter.

Por ejemplo, si ponemos "%EMPRESA ELECTRICA%" significaría que el programa buscará esas dos palabras en las descripciones de todos los movimientos independientemente de que antes o después de esas palabras haya otros textos. Este tipo de pago vemos que en el fichero de información bancaria empieza siempre por "EMPRESA ELECTRICA, S.A. ..." pero luego tiene una numeración relativa al número de factura u otros datos cambiantes "...46A36542980153 36542980153". Al poner el % se localizarían y podrían contabilizar automáticamente contra la subcuenta "41000001" todos los movimientos que contengan el texto "EMPRESA ELECTRICA" sin diferenciar que después o antes de ese texto puedan existir otros números y letras.

Otro ejemplo lo podríamos ver en unos pagos que tienen descripciones de tipo "S/ORD. TRANSFERENCIA ALQUILER ENE-22". El texto del final "ENE-22" indica que es el pago del alquiler del mes de enero de 2022. Si miramos el texto del mismo pago del mes siguiente pondría "S/ORD. TRANSFERENCIA ALQUILER FEB-22". En ambos casos vemos que hay un texto que se repite y que es "TRANSFERENCIA ALQUILER" y para decirle al programa que busque todos los cobros/pagos que tengan ese texto sin mirar lo que pueda haber delante y detrás de esas palabras, podríamos poner el texto "%TRANSFERENCIA ALQUILER%" que sabmos que está en todos los pagos de este tipo.

A medida que el usuario va introduciendo estas reglas o asociaciones de "textos" o descripciones de los cobros/pagos y Subcuentas de cliente/proveedor, el programa las va dejando archivadas en el programa para usarlas posteriormente en próximas conciliaciones bancarias.

En la siguiente imagen se pueden ver las tres reglas que se han definido hasta ahora para automatizar la contabilización de los movimientos bancarios...

El botón "Conceptos no asociados" permite ver los conceptos o descripciones que hay en los cobros/pagos informados por el banco y que todavía no tienen asociada la subcuenta de cliente/proveedor en la que deberán contabilizarse estos movimientos...

Desde la ventana de "Apuntes No Conciliados" también se puede hacer click con el botón derecho del ratón sobre la fila de cualquier movimiento para crear una asociación que establezca la subcuenta del cliente/proveedor al que corresponde ese tipo de movimiento...

Generar a la vez todos los asientos de los movimientos no conciliados

El botón "Configurar Generar Asientos" que se muestra en la zona central de la ventana de conciliación permite generar a la vez los asientos de múltiples cobros/pagos y también incluye la opción de configurar reglas que permitan asociar la subcuenta del cliente/proveedor según la descripción que tengan los movimientos que informa el banco.

Al pulsar el botón "Configurar Generar Asientos" se muestra una ventana como la siguiente...

En esta ventana se solicita en primer lugar una "Contrapartida por defecto". Esta contrapartida se puede usar para asignarle a todos los asientos que se generen. Se puede indicar una subcuenta genérica como la "555 Partidas pendientes de aplicación" que se utilice temporalmente para generar todos los asientos y, a posteriori, ya en el Diario ir sustituyendo esta subvuenta por la correspondiente al cliente/proveedor de cada operación..

El botón "Conceptos Bancarios Asociados" permite ver y crear nuevas reglas o asociaciones que le permitan al programa determinar la contrapartida o subcuenta del cliente/proveedor que tiene que usar en cada tipo de movimiento.

En el bloque "Generar Asientos Automáticamente..." se ofrecen tres posibilidades que se ejecutarán cuando se pulse "Aceptar" en la parte superior de esta ventana:

La opción "¿Auto actualizar Conciliación después de cada Edición?" se encarga de eliminar automáticamente de la ventana de conciliación los movimientos bancarios una vez contabilizados.

Al pulsar el botón "Aceptar" en la parte superior de la ventana se inicia el proceso de contabilizar los cobros/pagos que vienen en la información del banco. El programa solicita confirmación al usuario antes de realizar este proceso...

Una vez terminada la generación de asientos el programa inforama del número de asientos que se han generado...

Y en ese momento se eliminan de la parte inferior de la ventana "Apuntes No Conciliados" todos los movimientos que se van contabilizando. En este ejemplo ya no salen cobros/pagos en esa parte de la pantalla porque ya se han contabilizado todos los movimientos informados por el banco y que que no existían en la contabilidad.

Si luego vamos al Diario veríamos los asientos que se han generado. En este ejemplo se le pidió que generase los asientos de "los movimientos con concepto asociado a contrapartida y el resto a la contrapartida defecto" y se había informado una contrapartida por defecto 55500000 así que algunos cobros/pagos se generaron ya con la subcuenta de cada cliente/proveedor (aquellos que se pudieron identificar por una "regla" o asociación y el resto se generó contra la subcuenta 555.

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