Exportar Libros registro de IVA para la AEAT

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El programa incorpora la posibilidad de exportar los Libros registro de facturas expedidas y recibidas del IVA en el formato de presentación definido por la Agencia Tributaria para atender requerimientos de las oficinas de gestión tributaria.

En este proceso se generan ficheros tipo hoja de cálculo Excel o en formato CSV (ficheros de texto plano) con las columnas y formato establecido por la AEAT. Estos ficheros se obtienen desde las opciones que ofrece el programa para imprimir "Informes" de Libros registro de facturas. Por ejemplo, desde el menú principal del programa se puede obtener la generación de libros registro en estos formatos acudiendo a la opción: "Diario", "Informes", "Libro registro de facturas emitidas" o "Libro registro de facturas recibidas"...

Al ejecutar las opciones "Libro registro de facturas emitidas" o "Libro registro de facturas recibidas" se abre una ventana de configuración del Informe como la que se muestra a continuación y en la que habría que seleccionar la opción "Exportar Informe"...

Al pulsar el botón "Aceptar" se continua con el proceso de exportación o generación de Libros registro de facturas.

Si se pulsa el botón "Acotación" antes de continuar con la exportación, se muestra una ventana como la que se puede ver más abajo y en la que es posible seleccionar o acotar el rango de facturas a incluir en el Libro registro o seleccionar si se quieren ordenar las facturas por número de "Documento"...

Por defecto el programa genera el Libro registro ordenando las facturas por Fecha pero, también es posible marcar las opciones "Usar Documento existente" y "Ordenar por Documento", en cuyo caso, las facturas se ordenan por el número de Documento que se haya introducido al grabar los asientos.

Al comenzar la operación "Exportar Informe" se muestra una ventana en la que hay que seleccionar si se quieren obtener los Libros registro de facturas para la AEAT o si se quiere realizar otro tipo de exportación.

Seleccionando la opción "Sí" se generan los Libros Registro de facturas expedidas o recibidas en formatos Excel (XLS o XLSX) o en formato CSV conforme al formato de presentación previsto por la Agencia Tributaria para atender requerimientos de IVA.

Seleccionando la opción "No" en la ventana anterior se abre una ventana de diálogo para seleccionar la ruta y nombre de fichero de salida y el tipo de exportación que se quiere obtener. Esta opción puede generar el informe en otros formatos de archivo (.txt, .rtf, .pdf, html, etc.) pero hay que tener en cuenta que esta opción no genera los formatos previstos para la presentación de Libros registro a la Agencia Tributaria que tienen que mantener una disposición de datos y formatos establecidos por la AEAT.

El funcionamiento de esta opción es prácticamente el mismo tanto para obtener el Libro registro de facturas Expedidas como para el libro de facturas Recibidas, no obstante, a continuación se muestran ejemplos e información específica para cada uno de ellos.

Generar el Libro del IVA de Facturas Expedidas para la AEAT

Si se ha respondido "Sí" en la ventana en la que el programa pregunta "¿ Hoja Cálculo LR AEAT ?", se inicia el proceso para generar el Libro registro en formato XLS, XLSX  o CSV con la información de las facturas expedidas en los formatos de presentación que solicita la Agencia Tributaria para atender los requerimientos de gestión tributaria.

En ese momento se muestra una ventana que permite configurar la generación de la hoja de cálculo. En esta ventana se pueden indicar los campos o tipos de datos a incluir en las diferentes columnas de la hoja de cálculo. Las columnas de la hoja de cálculo se identifican por su "letra" y esa letra tiene que ir encerrada entre llaves: "{ }".

Teniendo en cuenta que los formato de presentación de Libros registro del IVA solicitados por la Agencia Tributaria para atender los requerimientos de gestión tributiara son fijos y deben contener cada dato en una columna ya preestablecida, el programa ya incorpora por defecto la configuración de columnas y contenido requerido para la presentación de cada tipo de libro.

En la siguiente imagen se pueden ver los campos o tipos de datos solicitados en el Libro de facturas expedidas...

En la parte superior de la ventana de configuración existen botones para grabar y cargar una "Plantilla" de esta configuración por si se quisieran hacer modificaciones y dejarlas configuradas para otras ocasiones. No obstante, puede ser aconsejable respetar la configuración que incluye el programa ya por defecto puesto que es la configuración de columnas y datos que requiere la Agencia Tributaria.

En la configuración de columnas a exportar, las columnas se identificarán por la misma letra que se utiliza en la hoja de cálculo. Esas letras tienen que escribirse encerradas entre llaves. Por ejemplo, si el campo "Número de factura" está en la columna “D”, en la configuración de la importación se escribiría “{D}” en la fila “Identificación Número”. Si ese dato está por ejemplo en la columna “AB” de la hoja de cálculo, se escribiría “{AB}”.

Por defecto las columnas de importes no se totalizan puesto que la Agencia Tributaria no lo solicita en las especificaciones de presentación. No obstante, en la ventana de configuración de la exportación existe un campo "Totalizar". Si esa columna se marca con una "X" o con un "SI", al generar el fichero de hoja de cálculo, se realizará la suma o total de esa columna. Por ejemplo, si en la columna "J" donde va el importe de la "Base imponible" se graba una "X" en la columna "Totalizar"...

en la hoja de cálculo que se genera, al final de la columna "J" se anotará el total de la Base imponible...

Pulsando el botón "Exportar" se genera el fichero de hoja de cálculo con los datos del Libro registro de IVA. En ese momento el programa mostrará una ventana de diálogo para seleccionar la carpeta y nombre de fichero que se debe generar y el formato a utilizar (Excel o CSV)...

En la parte inferior de la ventana de diálogo se puede seleccionar el "Tipo" o formato de ficheros a utilizar. Es posible generar los libros en formato Excel XLS y XLSX o en formato CSV...

Si se elige el tipo "Ficheros Excel (*.xls y *.xlsx)", el programa genera el libro registro en formato Excel XLS y, si el equipo tiene instalada la aplicación Microsoft Excel (versión 2007 ó posterior), genera también el libro en formato XLSX. Si el equipo no tiene instalada una versión de Microsoft Excel 2007 ó posterior, se genera únicamente el formato XLS.

El formato CSV es otro de los formatos de fichero admitidos por la Agencia Tributaria para la presentación de libros registro atendiendo requerimientos de IVA. Los ficheros CSV son ficheros de tipo "texto plano" que se pueden abrir con cualquier editor de texto o aplicación de Hoja de cálculo.

El programa propone grabar la hoja de cálculo en un fichero con la nomenclatura que indica la Agencia Tributaria en las especificaciones de presentación de Libros registro de facturas Emitidas. Estos nombres de fichero se forman utilizando los siguientes datos: Ejercicio + NIF + "E" + Nombre del sujeto pasivo. Por ejemplo, si se tratase del libro registro de facturas Emitidas del ejercicio 2019 correspondiente al sujeto pasivo "PEREZ ALONSO, JOSE MANUEL" con NIF "15789502W", la hoja de cálculo se grabaría con el nombre: "201915789502WEPEREZ ALONSO, JOSE MANUEL.XLS" (en lugar de la extensión ".XLS", este fichero también puede tener las extensiones ".XLSX" o ".CSV" cuando se trata de hojas de cálculo grabadas en estos otros formatos).

Actualmente la página web de la Agencia Tributaria que se utiliza para presentar telemáticamente ficheros y documentos atendiendo a requerimientos de información, no permite seleccionar hojas de cálculo en formato XLS (formatos Excel 2003 y anteriores), a pesar de que el XLS es uno de los formatos que la propia AEAT incluye en las especificaciones de presentación de libros. Para enviar hojas de cálculo XLS se podrían comprimir en un archivo ZIP (que es uno de los tipos de fichero que admite esta página web), o bien, presentarlos en formato XLSX (para que el programa genere este formato es necesario que el equipo tenga instalada alguna aplicación Excel vers. 2007 ó posterior) o remitirlos en formato CSV.

Los ficheros XLS, XLSX o CSV generados en este proceso con la información de los libros registros se abren automáticamente al terminar este proceso con el programa que esté asociado en el sistema para abrir esos formatos de archivo (Microsoft Excel, LibroOffice, OpenOffice, etc.).

En la siguiente imagen se muestra la parte inicial de las columnas y datos de un ejemplo de Libro registro de facturas Expedidas obtenido con esta opción del programa...

y en la siguiente imagen se pueden ver las últimas columnas de la hoja de cálculo...

En la hoja de cálculo de facturas Expedidas que se genera para entregar a la Agencia Tributaria se incluyen las siguientes columnas de datos:

02: NIF-IVA intracomunitario.

03: Pasaporte.

04: Documento oficial de identificación expedido por el país o territorio de residencia.

05: Certificado de Residencia.

06: Otro documento probatorio.

01: Transferencia bancaria,

02: Cheque,

03: No se cobra (fecha límite de devengo, 31-12 del año siguiente al de la fecha de operación / devengo forzoso en concurso de acreedores),

04: Otros medios de cobro.

Si una factura contiene datos a distintos tipos de IVA/Recargo Equivalencia o si corresponde al R.E.Criterio de Caja y tiene más de un cobro/pago, se incluirá una línea por cada tipo de IVA/Rec.Eq. o por cada cobro/pago, repitiendo el resto de datos de la factura.

Generar el Libro del IVA de Facturas Recibidas para la AEAT

La generación de la hoja de cálculo del Libro de IVA de facturas Recibidas se realiza siguiendo los mismos pasos que se indicaban anteriormente para el caso de las facturas Emitidas.

Si se ha respondido "Sí" en la ventana en la que el programa pregunta "¿ Hoja Cálculo LR AEAT ?", se inicia el proceso para generar el Libro registro en formato XLS, XLSX  o CSV con la información de las facturas recibidas en los formatos de presentación que solicita la Agencia Tributaria para atender los requerimientos de gestión tributaria.

En ese momento se muestra una ventana que permite configurar la generación de la hoja de cálculo. En esta ventana se pueden indicar los campos o tipos de datos a incluir en las diferentes columnas de la hoja de cálculo. Las columnas de la hoja de cálculo se identifican por su "letra" y esa letra tiene que ir encerrada entre llaves: "{ }".

El programa ya incorpora definición de campos para realizar el formato de presentación de Libros registro de facturas Recibidas requerido por la Agencia Tributaria y, por ello, no será necesario ni recomendable modificar los datos que se van a incluir o las columnas en las que van preconfigurado cada dato. En la siguiente pantalla simplemente habría que pulsar el botón "Exportar" para continuar con la generación del Libro registro...

Después de pulsar el botón "Exportar" el programa muestra una ventana de diálogo, como la que se puede ver más abajo, y en la que se puede seleccionar la carpeta, el nombre del fichero y el tipo de archivo donde se va a grabar el libro registro del IVA de facturas recibidas...

En la parte inferior de la ventana de diálogo se puede seleccionar el "Tipo" o formato de ficheros a utilizar. Es posible generar los libros en formato Excel XLS y XLSX o en formato CSV...

Si se elige el tipo "Ficheros Excel (*.xls y *.xlsx)", el programa genera el libro registro en formato Excel XLS y, si el equipo tiene instalada la aplicación Microsoft Excel (versión 2007 ó posterior), genera también el libro en formato XLSX. Si el equipo no tiene instalada una versión de Microsoft Excel 2007 ó posterior, se genera únicamente el formato XLS.

El formato CSV es otro de los formatos de fichero admitidos por la Agencia Tributaria para la presentación de libros registro atendiendo requerimientos de IVA. Los ficheros CSV son ficheros de tipo "texto plano" que se pueden abrir con cualquier editor de texto o aplicación de Hoja de cálculo.

El programa propone grabar la hoja de cálculo en un fichero con la nomenclatura que indica la Agencia Tributaria en las especificaciones de presentación de Libros registro de facturas Recibidas. Estos nombres de fichero se forman utilizando los siguientes datos: Ejercicio + NIF + "R" + Nombre del sujeto pasivo. Por ejemplo, si se tratase del libro registro de facturas Recibidas del ejercicio 2019 correspondiente al sujeto pasivo "PEREZ ALONSO, JOSE MANUEL" con NIF "15789502W", la hoja de cálculo se grabaría con el nombre: "201915789502WRPEREZ ALONSO, JOSE MANUEL.XLS" (en lugar de la extensión ".XLS", este fichero también puede tener las extensiones ".XLSX" o ".CSV" cuando se trata de hojas de cálculo grabadas en estos otros formatos).

Los ficheros XLS, XLSX o CSV generados en este proceso con la información de los libros registros se abren automáticamente al terminar este proceso con el programa que esté asociado en el sistema para abrir esos formatos de archivo (Microsoft Excel, LibroOffice, OpenOffice, etc.).

En la siguiente imagen muestra un ejemplo de como se visualizarían las primeras columnas de la hoja de cálculo que se genera al exportar el libro registro de facturas recibidas...

y en la siguiente imagen se muestran las últimas columnas de la hoja de cálculo correspondiente al libro de facturas recibidas...

La hoja de cálculo de facturas Recibidas generada contiene las siguientes columnas de datos:

02: NIF-IVA intracomunitario.

03: Pasaporte.

04: Documento oficial de identificación expedido por el país o territorio de residencia.

05: Certificado de Residencia.

06: Otro documento probatorio.

01: Transferencia bancaria,

02: Cheque,

03: No se paga (fecha límite de devengo, 31-12 del año siguiente al de la fecha de operación / devengo forzoso en concurso de acreedores),

04: Otros medios de pago.

Mensajes de error que pueden aparecer al generar los Libros registro

Si realiza varias veces la exportación de los Libros a un mismo fichero XLS, XLSX o CSV, ese fichero debería estar cerrado para que el programa pueda escribir nuevamente su contenido. Recuerde que el programa abre automáticamente el fichero al terminar la exportación con el visor de hojas de cálculo que tenga instalado en su equipo (Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice, etc.). Si se elige un fichero de salida que está abierto, obtendrá un error de tipo "Infracción de recurso compartido"...