Diccionario de datos

La información que facilitan los informes se extrae generalmente de una o varias tablas de las bases de datos que gestiona la aplicación. En la opción "Archivo", "Diccionario de datos" del menú principal se puede configurar el acceso a estas tablas o conjuntos de datos (datasets).

En el diccionario de datos se establecen las tablas y campos de la base de datos que luego se podrán incluir en el informe. También se pueden crear alias o seudónimos para identificar cada campo de datos de forma que sea más fácil luego su selección en el informe. Otra función que ofrece el diccionario de datos es la de crear variables. Estas variables permiten básicamente construir estructuras agrupando varios campos de datos, fórmulas matemáticas, etc. cuyo resultado se imprimirá luego como un único campo en el informe.

Los informes que incluye el programa por defecto ya incorporan predefinidos sus correspondientes diccionarios de datos para poder realizar la impresión directamente. Como normalmente los nuevos informes se crearán partiendo del informe por defecto, el diccionario de datos ya estará definido. Cada informe tiene su propio diccionario de datos.

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Unas veces se utilizarán simplemente para renombrar los campos de datos y poder asignarles así un nombre más claro que el que pueden tener originalmente en la base de datos (aunque esto también se puede hacer mediante el apartado "Alias de campos"). Por ejemplo, en la base de datos puede existir un campo llamado "CODCLIPRO" que almacena los datos del cliente o proveedor de una operación. Este nombre puede ser muy útil para almacenar los datos en ficheros pero no lo es demasiado claro para seleccionar este campo en un informe. Se podría entonces crear una variable que se llame por ejemplo: "Cliente-Proveedor" que facilite el valor de dicho campo.

•	En otras ocasiones las variables sirven para introducir en el informe datos que facilita el sistema de informes en el momento de la impresión, como son: número de página, fecha, hora, número de línea, número de columna, número total de páginas del informe, etc.

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Por último, las variables se utilizan también para construir expresiones o fórmulas que operen sobre varios datos del informe. Un ejemplo de esta función sería la de crear una variable que represente la suma de varios campos de datos. Es posible construir expresiones con fórmulas aritméticas, estadísticas, lógicas, redondeo de valores numéricos, concatenación de textos, etc. que al final asignen el valor resultante de esas operaciones a la variable.

Para trabajar con una lista de variables lo primero que se necesita es crearlas. Para ver la lista de variables disponibles se puede elegir la opción "Archivo", "Diccionario de Datos" en el menú de opciones del editor de informes. Si no existen variables creadas, la lista de "Categorías" de variables y la lista de "Variables" estarán vacías. En la casilla "Valores" que se muestra en la parte superior derecha de la pantalla se pueden seleccionar los conjuntos de datos (datasets) disponibles y según el conjunto seleccionado se mostrarán debajo de esta casilla los campos de datos disponibles.

Para crear una variable hay que pulsar el botón "Nueva variable"

que se muestra en la parte inferior izquierda de la lista de variables.

Las variables se pueden organizar en diferentes categorías que se pueden crear mediante el botón

Si se necesita modificar o editar el nombre de la variable o categoría que esté seleccionada actualmente se puede pulsar sobre el icono:

Mediante el botón

se puede editar a la vez la lista completa de variables y categorías. En el editor de la lista de variables debe escribirse la categoría y sus variables con el siguiente formato:

Debe definirse al menos una categoría. Cuando se finaliza hay que pulsar "Ok" para volver al Editor de variables.

El siguiente paso es asignar valores a todas las variables creadas. Para asignar una variable a un campo de datos hay que seleccionar el nombre de la variable en la lista de la izquierda y luego seleccionar el campo de datos deseado en la lista de la derecha.

La lista desplegable de la derecha muestra los conjuntos de datos disponibles y la ventana de abajo muestra los campos de datos disponibles en el conjunto seleccionado. La última categoría disponible en la lista desplegable es "Variables del sistema". Cuando se selecciona esta opción, se pueden elegir los siguientes datos:

•	Total páginas (esta función devuelve el nº de páginas del informe). Para utilizar esta función debería establecerse la opción "Informe a dos pasadas" en la ventana de "Opciones del informe".

En esta ventana se pueden establecer alias o seudónimos para los nombres de los campos de datos con los que se va a confeccionar el informe. En muchas ocasiones los campos de la base de datos tienen un nombre poco descriptivo, lo que dificulta luego su selección a la hora de realizar el informe. La finalidad de nombrar los campos con un "alias" es la de hacer más sencilla luego la selección de esos datos al tener un nombre más identificativo.

Por ejemplo, en la base de datos existe un campo llamado "THABER" que guarda un acumulado de los importes del Haber. En este caso se podría especificar un alias con el texto "Total Haber" o "Acumulado Haber" que seguramente sería luego más fácil de identificar al seleccionar los datos del informe.

Cuando se diseña un informe, en aquellos campos de datos que se hubiese establecido un alias, se visualizará dicho alias y no el nombre real que tiene en la base de datos.

Para asignar un ALIAS a cualquiera de los campos de datos sólo hay que seleccionar dicho campo en columna de la derecha y escribir el seudónimo que se quiera en la casilla "Alias".

Otro posibilidad que ofrece este apartado es la de EXCLUIR campos de datos de la lista de campos que se van a poder incluir en el informe. Los campos de la base de datos que tengan marcada la casilla "excluir" no se podrán seleccionar ni visualizar al diseñar el informe.

Un "DataSource" o "conjunto de datos" corresponde generalmente a una tabla o fichero de las que conforman la base de datos. Es habitual que los programas incluyan múltiples conjuntos de datos para guardar la información y en esta pantalla se pueden establecer los conjuntos de datos que van a estar disponibles en las bandas o apartados del informe. También se les puede asignar un "alias" o seudónimo a los conjuntos de datos para hacer luego más fácil su selección en el informe.