Otras opciones de la Agenda

Agenda   Calendario   Contactos   Lista de tareas

(Opción sólo disponible en la versión Facturación Pro de este programa)

La Agenda facilita opciones para imprimir INFORMES de los datos existente en ficheros y para gestionar los RECURSOS de cada usuario y para visualizar CONTADORES que indican el número de datos introducidos en cada apartado.

Informes de la Agenda

En el apartado "Fichero" del menú que se muestra en la parte superior de la Agenda se pueden obtener listados e informes de los datos de la Agenda.

El programa incluye predefinidos diversos formatos de impresión e incorpora también un sistema "editor" que permite al usuario diseñar nuevos formatos o modificar los ya existentes.

Funcionamiento del editor de informes

Al acceder a la opción "Editar formatos de impresión" el programa abrirá automáticamente el fichero de informes que incluye por defecto. En este fichero están ya predefinidos diversos formatos de impresión que permiten imprimir la información de los eventos, la libreta de contactos o la lista de tareas.

En la parte superior izquierda del editor se muestran todos los formatos que incluye el fichero. Pulsando sobre ellos con el ratón se puede ver una vista previa de cada formato en la parte derecha del editor.

Los botones "Nuevo", "Editar", y "Borrar" de la parte superior permiten insertar, modificar o eliminar un FORMATO de impresión.

Cada formato de impresión contendrá uno o varios ELEMENTOS. Estos elementos también se añaden, modifican o borran con los respectivos botones que se ven en la zona inferior de la pantalla del editor.

Por ejemplo, en un formato de impresión se puede añadir un elemento que imprima el calendario del mes y otro elemento para imprimir un título en la parte superior de la página. Para cada elemento del formato de impresión puede definir su tipo de letra, su posición dentro de la página, etc.

En algunos casos puede ocurrir que varios elementos ocupen una misma zona del papel o exista algún elemento que ocupe incluso todo el tamaño de la hoja. En estos casos se pueden utilizar los botones con forma de flecha de color azul que se ven en la parte inferior de la pantalla para determinar el orden que tendrá cada elemento en la impresión. Verá que en algunos casos, cuando varios elementos se solapan interesa determinar su orden de impresión para que todos ellos salgan impresos. En la parte derecha se irá mostrando una previsualización del informe que ayudará a determinar este orden.

Después de definir un nuevo formato de impresión puede grabarlo en el mismo fichero que facilita el programa por defecto o bien grabarlo en cualquier otro fichero independiente utilizando para ello los botones que puede ver en la parte inferior de la ventana del editor.

Mantenimiento de recursos

La Agenda permite gestionar de forma independiente los datos o recursos de los distintos usuarios del programa. Cada usuario puede ver únicamente sus eventos, contactos y tareas pero no puede acceder a los datos de otros usuarios.

Si el usuario es ADMINISTRADOR tendrá acceso los datos de todos los usuarios simplemente seleccionando en este apartado el RECURSO o usuario con el que desea trabajar.

Recuerde que los USUARIOS del programa se pueden gestionar desde la opción "Ficheros", "Configuración del programa", "Configuración de usuarios".

Cuando el usuario es "Administrador" tendrá accesibles las siguientes operaciones:

Con el botón se puede añadir un nuevo RECURSO. Todos los usuarios del programa están automáticamente dados de alta como recursos del programa. El usuario "Administrador" puede dar de alta nuevos recursos aunque con esos datos sólo podrán ser visualizados por usuarios "administradores".

El botón permite borrar un recurso o usuario. Al borrar un recurso se eliminan de ficheros todos los eventos, contactos y tareas que pueda tener en la Agenda.

Al añadir o modificar un recurso se activarán los botones y que sirven respectivamente para ACEPTAR o CANCELAR la ficha del recurso que se está añadiendo o modificando.

El botón que puede ver en la parte superior de la ventana de Mantenimiento de recursos permite anotar tareas para otro usuario. Este botón aparece al pusar el botón "Recursos" de la parte izquierda de la pantalla y sólo está disponible para los usuarios que no sean ADMINISTRADORES puesto que un usuario Administrador puede acceder directamente a los datos de cualquier otro usuario para asignarle tareas.

Contadores y relojes

Este apartado se muestra en la columna izquierda de la pantalla y en él se muestra diversa información de utilidad para el usuario de la Agenda.

En la parte superior se muestra un reloj y más abajo el programa ofrece información de la utilización de los ficheros y apartados de la Agenda.

Se ofrecen indicadores que informan del número de eventos, contactos y tareas que existen en ficheros. Esta información es relativa al RECURSO o usuario que esté seleccionado. Es decir, se muestra la información del número de eventos, contactos y tareas que tiene el usuario que esté seleccionado en el momento de ver los contadores.