Bases de datos

La principales datos que se introducen en el programa se van guardando en bases de datos o ficheros que tienen un funcionamiento similar al utilizado para archivar un expediente o una ficha en papel dentro de un archivador tradicional de oficina. Existen operaciones para añadir nuevas fichas de datos, modificar fichas existentes, borrar datos, buscar, obtener listados, etc.

Al acceder a una base de datos el programa muestra en la parte superior de la pantalla una barra de botones o iconos que permiten ejecutar todas las operaciones necesarias para administrar la base de datos. También existe la posibilidad de ejecutar estas operaciones a través de un menú de opciones que aparece en la parte superior de la pantalla.

En la zona central de la ventana se presenta un browser o tabla con los datos existentes en el fichero. Los datos de cada ficha se muestran en una misma línea de este browser. La ficha o registro que esté seleccionado se muestra de forma resaltada en un color distinto al de las otras líneas. Debido a las reducidas dimensiones de la pantalla, normalmente será necesario utilizar las teclas de desplazamiento del cursor o el ratón para desplazarse por este browser y poder visualizar todos los datos existentes en ficheros. También es posible pulsar las teclas y para desplazarse rápidamente a la zona derecha o izquierda del browser. En la parte derecha e inferior del browser verá unas barras de posición que le indicarán la posición del fichero en la que se encuentra actualmente y si existen más líneas de las que se están visualizando en pantalla.

En la parte inferior de la ventana de acceso a una base de datos se muestran datos informativos como el número de registros existentes en el fichero o cualquier aviso o mensaje de error del que el programa deba informar.

A continuación se describen los botones y operaciones disponibles para gestionar la base de datos:

Primera ficha de la base de datos. Esta operatión se puede ejecutar también pulsando la tecla y tiene como misión ir a la primera ficha de datos existente en el fichero. En el caso de que ya esté seleccionado el primer registro del fichero no se producirá ningún cambio. Recuerde que la ficha actualmente seleccionada se muestra resaltada en un color distinto a las restantes.

Ficha anterior. Esta operatión sitúa el cursor del fichero en la ficha anterior. Utilizando el teclado se puede ejecutar este proceso pulsando la tecla .

Siguiente ficha. Con esta operatión se pasa al siguiente registro o ficha de la base de datos. También se puede ejecutar pulsando la tecla cuando el cursor está situado en la lista de fichas.

Ultima ficha de la base de datos. Esta operatión se puede ejecutar también pulsando la tecla y tiene como misión ir a la última ficha de datos existente en el fichero. En el caso de que ya esté seleccionado el último registro del fichero no se producirá ningún cambio.

Introducir una nueva ficha de datos. Esta operatión se puede ejecutar también pulsando la tecla . Al ejecutar esta operación se abrirá una nueva ventana con el formulario o datos solicitados en este fichero. Después de introducir los datos solicitados puede Introduciendo los

Borrar. Esta operatión se puede ejecutar también pulsando la tecla . Antes de borrar los datos el programa solicitará que confirme el borrado de datos. Esta operación borra la ficha que esté seleccionada (en color resaltado).

Editar. Mediante este botón se pueden ver y modificar los datos de la ficha seleccionada (línea resaltada en la lista de datos). Este proceso también se puede ejecutar pulsando la tecla . Al ejecutar esta operación se abrirá una nueva ventana con el formulario o datos solicitados en este fichero para que puedan hacerse las modificaciones que se deseen.

Mostrar. La  función de este botón es mostrar en pantalla la ficha de datos actual. Es una operación similar a la del botón "Editar" visto anteriormente con la diferencia de que en este caso los datos solo se pueden ver pero no se permite su modificación.

Listado. Al solicitar esta operación el programa mostrará en pantalla un listado con los principales datos del fichero actual. Dicho informe puede enviarse luego a la impresora, guardarse en un fichero, etc.

Informe. Esta operación permite obtener un informe con los datos del fichero actual. Este informe puede modificarse añadiendo o eliminando campos de la base de datos o cambiando el aspecto, tipos de letra, orientación, etc.

Salir de la base de datos. Este botón cierra la pantalla de gestión del fichero actual retornando al proceso o menú anterior.

Actualizar. Este proceso realiza una actualización inmediata de los datos que se están visualizando en pantalla con objeto de sincronizar lo que se muestra en la pantalla (browser) con lo que está grabado en ficheros. Esta operación la realiza automáticamente el programa cada vez que se accede a la base de datos pero en algunas ocasiones puede ser interesante cuando se están introduciendo simultaneamente datos desde varios ordenadores en el mismo fichero y se desea refrescar la pantalla incorporando las modificaciones y datos introducidos por otros usuarios.

Ordenar. El orden o criterio de clasificación seguido para mostrar los datos en pantalla se puede variar para agilizar la localización de datos. Por ejemplo, en el fichero de Empresas los datos se pueden ver en pantalla ordenados alfabéticamente según su Razón social, ordenados por Nombre comercial o clasificados por NIF. El campo por el que se desean ver ordenados los datos se puede elegir haciendo click con el ratón sobre la banda en la que se muestran los títulos de cada columna. Al pulsar con el ratón sobre el título de una columna se mostrará un icono en forma triangular para identificar el campo por el que se visualizan ordenados los datos. En algunas bases de datos sólo es posible establecer el orden por algunos de sus campos.

Si se pulsa dos veces con el ratón sobre el título de una columna que tenía activo el índice, el orden de los datos cambiará realizándose la ordenación en forma descendente y en ese caso se mostrará un triángulo invertido al lado del título de esa columna.

En algunas bases de datos es posible establecer varios criterios de ordenación simultáneamente. Esto se realiza manteniendo pulsada la tecla mientras se hace click sobre los títulos de los campos por los que se desea ordenar. El primer campo de ordenación se marca con un uno dentro de un triángulo, el segundo con un dos, etc.

En la imagen anterior se muestra un ejemplo de una base de datos en la que se ha ordenado la información de un fichero de facturas primeramente por el código de ingreso/gasto y luego por orden de razón social del cliente/proveedor.

Buscar. Con esta operación se puede localizar rápidamente una ficha de datos del fichero. Al pulsar este botón, el programa solicitará el dato que debe buscarse. Después de introducir el dato a buscar hay que pulsar la tecla para que se inicie la búsqueda. Si la búsqueda tiene éxito, el fichero se posicionará en la ficha encontrada.

Si está marcada la casilla "Búsqueda autoincremental", la búsqueda se irá realizando automáticamente a medida que se van escribiendo las letras del dato a buscar. La búsqueda se realizará siempre sobre el campo o columna que esté marcada cómo primer índice (esta columna será la que tenga un triángulo con el número uno). Pulsando sobre los títulos de cada columna puede variarse el dato sobre el que se va a realizar la búsqueda.

En algunas tablas de datos como las de sujetos pasivos y clientes-proveedores, si el texto que el usuario introduce para buscar no coincide exactamente con el texto de alguna ficha de datos pero existe alguna coincidencia parcial, el programa mostrará una ventana con la relación de todas las fichas que contienen el texto buscado, Por ejemplo, si tenemos que localizar en la tabla de sujetos pasivos a una persona de la que sólo recordamos que  uno de sus apellidos es "GOMEZ", comprobariamos que la tabla esté ordenada por el campo "Nombre/Razón social" (si no lo estuviese, haríamos click en el título de esa columna para ordenar/buscar por ese campo), luego pulsariamos el botón "Buscar" y escribiriamos ese apellido. Tras pulsar la tecla para realizar la búsqueda, si el programa encuentra alguna ficha de datos que contenga ese texto, ya sea como primer apellido o como segundo  (en cualquier posición del campo "Nombre/Razón social"), se mostrará una ventana con la relación de fichas que contienen dicho texto. Para seleccionar esta ficha se puede hacer doble click sobre ella con el ratón o pulsar la tecla . Esta búsqueda parcial sólo está disposible cuando no está activada la "Búsqueda autoincremental".

Filtrar. Esta operación permite establecer un filtro o criba de datos con el fin de que en pantalla se muestren únicamente las fichas que respondan al criterio de selección establecido por el usuario. Por ejemplo, en un fichero de facturas podría usarse el filtro para ver y trabajar únicamente con las facturas de un cliente o un proveedor o para seleccionar las facturas de unas determinadas fechas o las facturas que tengan un determinado concepto de ingreso o gasto. Esta función de filtrado sólo está disponible en algunas bases de datos de los programas.

Al pulsar este botón de filtrado se mostrará una ventana para indicar los datos por los que se debe establecer el filtro. Después de cumplimentar los datos y al pulsar el botón "Aceptar" se aplicará el filtro.

Cuando se establece un filtro de datos sólo se visualizan en pantalla las fichas o registros que cumplen con el filtro establecido. Se pueden establecer filtros por varios campos simultáneamente y repetir varias veces la operación de filtrado. Las fichas que no cumplan con el criterio establecido no se mostrarán en el browser de la base de datos pero recuerde que esos datos seguirán estando en ficheros.

Después de haber establecido un filtro de datos será necesario en muchas ocasiones anular esa criba de datos para volver a ver todas las fichas existentes en la base de datos. Esta operación se realiza pulsando el botón "Quitar Filtro" (este botón se encuentra en la ventana de filtrado). Pulsando este botón se volverán a visualizar otra vez todos los datos del fichero sin ninguna restricción.

En algunos campos (se mostrará una pequeña ayuda al situar el ratón sobre ellos) se pueden utilizar unos caracteres que servirán de comodín. Por ejemplo, si se desean filtrar facturas por el campo "Descripción" de forma que sólo se visualicen aquellas que contengan el texto "Alquiler", se podría poner en el filtro el texto "Alquiler%" y como resultado del filtro saldrían facturas cuya descripción fuese: "Alquiler mes Enero", "Alquiler mes Febrero", "Alquiler local C/. Ancha", etc. El caracter de tanto por ciento (%) sirve de comodín para sustituir cualquier texto.

Siguiendo con el ejemplo de las facturas, en otro campo como el de "Cuenta de ingreso/gasto" se pueden poner varias cuentas separadas por comas, por ejemplo "7000000,7000001,7050000" y en ese caso se visualizarían todas aquellas facturas cuyas cuentas de ingreso o gasto coincidan con las indicadas. Tambén sandrían esas cuentas si se solicitase como filtro la expresión "7%" o "70%".