Importación de facturas desde Hojas de cálculo

En el menú "Libros registro", "Importar facturas" existen dos opciones con el título "Emitidas Hoja de Cálculo" y "Recibidas Hoja de Cálculo" que permiten importar datos de facturas a los libros registro de facturas emitidas y recibidas desde hojas de cálculo de tipo Microsoft Excel, LibreOffice y OpenOffice.

Al ejecutar estas opciones de importación de hojas de cálculo se abre una ventana para configurar la importación en la que se selecciona el fichero de hoja de cálculo del que se van a obtener los datos y las columnas de la hoja de cálculo en la que hay que leer los diferentes datos que forman parte de las facturas.

Este proceso puede importar datos al Libro registro de facturas emitidas y al libro de facturas recibidas. Al importar las facturas, se importan también los datos identificativos de los clientes y proveedores (si no existiesen previamente en el programa), los datos de los Cobros y Pagos (cuando la factura corresponde al Régimen Especial de Criterio de Caja) y, en el caso de facturas emitidas con información de Suplidos y Provisiones de fondos, esos datos se importarán al Libro registro de Suplidos y Provisiones de fondos.

En esta ventana de configuración hay que indicar los siguientes datos:

Las líneas que salen resaltadas en color rojo en la ventana de configuración son datos de configuración obligatoria, es decir, el proceso de importación no continuará si no se configura la columna de la que se importarán estos datos. De esta forma salen campos como la "fecha de imputación", el número de factura, la razón social del cliente/proveedor o el NIF porque son datos imprescindibles para el registro de las facturas. Uno de los datos que se solicitan de forma obligatoria es el "Código Postal" del cliente/proveedor. El programa utiliza los dos primeros dígitos del Código Postal para obtener el Código de Provincia que se requiere en declaraciones como los modelos 347, 349, 190, 180, 193, etc.

En la configuración de columnas a importar, las columnas se identificarán por la misma letra que se utiliza en la hoja de cálculo. Esas letras tienen que escribirse encerradas entre llaves. Por ejemplo, en una importación de facturas emitidas, si el NIF del cliente está en la columna “A” de la hoja de cálculo, en la configuración de la importación se escribiría “{A}” en la fila “NIF Cliente”. Si ese dato está por ejemplo en la columna “AB” de la hoja de cálculo, se escribiría “{AB}”.

Es posible combinar o incluir dos o más columnas en un mismo campo escribiendo las letras de todas las columnas que se quieran importar al mismo campo. Por ejemplo, si la columna "B" de la hoja de cálculo contiene los apellidos del cliente/proveedor o la razón social y en la columna "C" se almacena el nombre de clientes tipo "persona física", se podría escribir “{B}{C}” en la fila "Razón social del cliente/proveedor" y, al importar, el programa unificaría en ese campo "Razón social" el contenido de las columnas “B” y “C” juntando en el mismo campo los apellidos y el nombre.

Si se necesitan aplicar fórmulas de cálculo al hacer la importación, se puede escribir una máscara de importación que empiece por el signo “=”. Esto permite utilizar fórmulas matemáticas y ciertas funciones de programación que pueden resolver casos que requieran un tratamiento de la información al importar. Por ejemplo, si para obtener el campo “Base imponible” hay que sumar las columnas “F” y “G” de la hoja de cálculo, se podría poner la fórmula: “={F}+{G}”.

En la configuración de columnas se pueden introducir fórmulas matemáticas utilizando los operadores aritméticos con los signos utilizados habitualmente en informática: “+” (suma), “-” (resta), “*” (multiplicación) y “/” (división).

Por ejemplo, si el importe de las Retenciones obtenido de la hoja de cálculo se carga desde la columna “H” y ese importe viene en negativo y se necesita transformar a un valor positivo, se podría multiplicar por “-1” para obtener su valor en positivo con la fórmula “={H} * -1”

Al igual que en matemáticas, es posible utilizar “paréntesis” para establecer la prioridad de las operaciones, por ejemplo se podría escribir una fórmula como “=( {D} * 1000 ) / ( 3 + {AB} )” que hace varias operaciones aritméticas con los importes de las columnas "D" y "AB".

El programa trata como una fórmula matemática todas las columnas que empiecen por el signo “=” (igual). La identificación de las columnas se hace encerrando entre “{ }” (llaves) la letra o letras que identifican la columna en la hoja de cálculo. El resto de textos que se incluyan en la configuración de importación (y que no sean las letras de columnas o el signo “=”) se tratan como literales o “textos fijos” que se importarán tal cual en el campo. Por ejemplo, al importar una hoja de cálculo de facturas emitidas en la que no viene informado el "Concepto de Ingreso" al que corresponden las facturas y se quiere que se le asigne por defecto el código "70000000", en la casilla de configuración del campo "Cógigo ingreso" se indicaría ese código "70000000". Lo mismo podría ocurrir en cualquier otro campo, por ejemplo, si en la hoja no viene informado el "Código de país" de cada cliente/proveedor pero queremos que se le asigne por defecto el código "011" (España), en la casilla "Clave país" se podría escribir el texto "011".

Por ejemplo, si se quieren importar las facturas desde una hoja de cálculo con la siguiente forma...

se podría establecer una configuración como la que se muestra en la siguiente imagen, en la que se han indicado las columnas que contienen los datos a importar desde la hoja de cálculo, el número de fila desde la que se deben empezar a importar los datos, etc.

Operaciones para importar la hoja de cálculo

Es aconsejable utilizar el botón "Prueba de lectura" para comprobar si hay alguna fila de la hoja de cálculo que no se va a importar porque falta en ella algún datos requerido. Algunas veces las hojas de cálculo tendrán líneas de totales o de descripción, que no se van a importar porque no tienen el número de factura, la fecha, el NIF del cliente/proveedor, etc. Por ejemplo, si se utiliza el botón "Prueba de lectura" con una hoja de cálculo como la que se muestra en la siguiente imagen...

En la ventana de "Vista previa" que se abre en esta prueba de lectura, se podría ver que la última fila no se va a importar porque hay algún campo marcado como "Error. Sin datos". Cualquier fila o factura que tenga ese tipo de mensaje de error, no será importada...

En algunas ocasiones pueden aparecer errores porque el programa sólo carga en los libros registro aquellas filas de la hoja de cálculo que tengan datos en las columnas obligatorias (columnas señaladas en color rojo en la ventana de configuración de la importación) y rechaza la importación y da por incorrectas el resto de filas de la hoja de cálculo que puedan estar en blanco o tener en blanco esas columnas obligatorias. Algunas veces los errores o líneas no importadas son debidos a que la hoja de cálculo tiene filas de "totales" al final de la hoja u otros datos que no corresponden exactamente a las facturas.

Consideraciones sobre la importación

Si las facturas a importar ya existen en el Libro registro del sujeto pasivo, actividad y ejercicio seleccionado, el programa muestra una ventana preguntando si se desean "sobreescribir" los datos de la factura con los importados desde la hoja de cálculo o cancelar la importación de dicha factura y continuar con la siguiente. En el caso de las facturas emitidas la "identificación única" de las facturas se realiza en base a la Serie y Número de factura. En el caso de facturas recibidas, el programa identifica de forma única las facturas por el proveedor, la fecha de factura y su número.

La importación de datos de los Clientes y Proveedores desde la hoja de cálculo sólo se realiza en el caso de que su NIF no exista previamente en el programa y se cree la ficha de cliente/proveedor durante la importación. Si el NIF del cliente/proveedor ya existe en el programa, no se realiza la importación de sus datos desde la hoja de cálculo.

En la importación de casillas o campos que en el programa tienen formato de tipo "check" (activado/desactivado), se puede grabar en la hoja de cálculo una letre "S" para marcar que se active esa casilla. Este caso ocurre en casillas como "Retención en especie", "Factura rectificativa" o "Criterio de Caja" que registran si la factura corresponde a esas opciones. Por ejemplo, en la importación de la casilla "Retenciones en especie", si en la casilla de la hoja de cálculo desde la que se importen los datos viene una letra "S", en la factura se activará esa casilla. Además de la letra "S" también se pueden utilizar el valor "TRUE" (verdadero) o una letra "T" o un número "1" o una letra "Y" (yes) o cualquier otro valor que empiece por la letra "S" o "Y" (se podrían usar por ejemplo los valores "SI" y "NO"). Si en la hoja de cálculo esa casilla está vacía o contiene cualquier otra letra o valor diferente a los indicandos antes, el programa considerará que esa casilla tiene que estar desactivada.

El campo "Número-Final" está previsto para importar y registrar el último número de factura del conjunto de facturas incluidas en un registro de tipo "asiento resumen". Este dato sólo se debe cumplimentar en facturas o anotaciones de tipo asiento resumen.

El campo "Número-Final Documento" (facturas recibidas/gastos) está previsto para registrar el "número de documento" o "número de recepción" asignado a la última factura de las incluidas en un registro de tipo "asiento resumen". Este dato sólo se debe cumplimentar en facturas o anotaciones de tipo asiento resumen.

En el campo "Tipo Factura" se debe seleccionar alguno de los tipos de factura de los contemplados por la Agencia Tributaria para los libros registro de facturas. El tipo de factura se utiliza al generar los Libros registro de facturas en formato digital (hojas de cálculo Excel o ficheros tipo CSV) que puede solicitar la Agencia Tributaria para atender Requerimientos de información de IRPF o IVA. Esta casilla puede tener alguna de las siguientes claves que ha establecido la Agencia Tributaria:

En los campos "Tipo personalidad del cliente" y "Tipo personalidad del proveedor", en la hoja de cálculo, se debería incluir una letra "F" si se quiere marcar el cliente/proveedor como "Persona Física" o una letra "J" si se quiere marcar como "Persona Jurídica".

En el campo "Tipo de residencia fiscal" de los clientes y proveedores, en la hoja de cálculo se deberían utilizar las siguientes letras para seleccionar la clave correspondiente:

En el campo "Tipo de NIF/CIF", en la hoja de cálculo deberían utilizarse los siguientes números o claves:

Las fichas de clientes y proveedores que se utilizan en los libros registro de facturas son comunes a múltiples declaraciones y apartados de los programas Iranon y, por este motivo, en la importación de facturas se puede configurar la importación de datos como los indicados anteriormente: tipo de NIF/CIF, tipo de personalidad o tipo de residencia fiscal, pero hay que tener en cuenta que estos datos no se usan de forma general en todas las declaraciones y puede que no necesite configurarlos e importarlos.

En la importación de facturas del RECC (Rég.Especial Criterio de Caja), si existen datos de los Cobros/pagos, en el campo "Medio de Cobro/Pago" se pueden utilizar las siguientes letras y valores:

En al importación de facturas emitidas, si las facturas contienen información de suplidos o provisiones de fondos, al generar esos datos en el Libro registro de Suplidos y Provisiones de fondos, el número de Documento del suplido/provision se genera a partir del mayor número que exista previamente registrado en el libro.

Antes de realizar la importación de facturas desde la hoja de cálculo, puede ser aconsejable realizar una COPIA DE SEGURIDAD de la base de datos del programa Iranon para poder restaurarla en caso de que surjan problemas si, por una configuración incorrecta de la importación, se cargasen datos incorrectos de forma masiva. Otra opción puede ser probar primero la importación utilizando una hoja de cálculo con un número reducido de facturas a importar para verificar que la configuración de columnas es la adecuada para el formato de la hoja de cálculo de la que se van a leer los datos.

Después de realizar una importación, es aconsejable que revise en los Libros registro de facturas que la importación ha sido correcta antes de utilizar estos datos en el cálculo de declaraciones o en la presentación de libros registro.

A continuación puede descargar algunos ejemplos de Hoja de cálculo (ficheros en formato ".XLS" de Excel y formato ".ODS" de LibreOffice/OpenOffice) y los ficheros .XML que contienen la "plantilla" o configuración de la importación de esas hojas. Para descargar estos ficheros en su equipo puede hacer click con el botón derecho del ratón sobre el archivo a descargar y seleccionar luego la opción "Guardar enlace como..." o "Guardar destino como..." que le ofrecerá el navegador web.

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