Presentación digital de cuentas en el ejercicio 2007 y anteriores

Desde la opción "Declaraciones", "Registro Mercantil", "Presentación digital de cuentas" se pueden obtener los ficheros necesarios para realizar la presentación digital (disquete o soporte magnético) de las Cuentas anuales, la memoria, el informe de gestión y el informe de acciones propias.

Este programa genera los ficheros para la presentación digital de Cuentas anuales con el formato establecido en la Instrucción de 26 de mayo de 1999 de la Dirección General de los Registros y del Notariado (B.O.E. número 7 del 08/01/2000).

En la carátula o primera página de este apartado se permite elegir entre presentación en formato normal y abreviado. Desde esta pantalla se realiza el enlace con las distintas opciones del programa "Cuentas anuales abreviadas", "Cuentas anuales normal" y en caso de nuestro programa Impuesto de sociedades, también con la opción de Acciones propias. Esto se realiza al pulsar el botón de edición próximo a cada opción.

También se permite seleccionar la memoria y el informe de gestión que se van a presentar en el Registro Mercantil.

Antes de realizar la generación de los ficheros que se van a incluir en el disquete para la presentación se deberán tener correctamente calculados los respectivos modelos. Una vez calculados correctamente, se procederá a la generación de ficheros.

El texto de la MEMORIA o el INFORME DE GESTION deben grabarse previamente en formato texto (formato ASCII). Si utiliza el editor de textos que incluye esta aplicación debería ejecutar la opción "Archivo", "Guardar" y elegir el formato TXT (texto).

La generación de los ficheros necesarios para la "Presentación digital" se realiza mediante la opción de impresión de este apartado. Esta operación se puede ejecutar pulsando con el ratón sobre el icono

y también pulsando en el teclado

Al ejecutar la operación de imprimir se realiza en primer lugar una comprobación de los errores primarios e implícitos tal y como indican las especificaciones de este formato (B.O.E. 138 de 10/06/1999). Si en estas comprobaciones se detectan errores se mostrará en una ventana y al salir de esta pantalla el programa solicitará su conformidad para seguir con la "impresión" o creación de ficheros. Normalmente será necesario indicar al programa que se cancele la impresión para subsanar los errores detectados. En esta ventana en la que se muestran los mensajes de error que se han detectado existe un botón que permite la impresión del listado de errores para proceder luego a su comprobación.

En la carátula o primera página de este apartado se solicita el DIRECTORIO DE SALIDA que será la carpeta o unidad de su ordenador en el que se desean grabar los ficheros generados. Por ejemplo, si los ficheros a generar se desean escribir en un disquete para su presentación en el Registro se elegirá normalmente "Disco de 3,5 A:".

Después de generar los ficheros deberán aparecer en el directorio de salida seleccionado los siguientes ficheros:

El disquete debería estar formateado. En algunas unidades de disquete se pueden producir errores por problemas de sincronización en la escritura. En esos casos se debería optar por grabar estos ficheros en una carpeta en el disco duro y luego copiarlos desde Windows a la unidad de disquetes.

En estos ficheros está almacenada la información que debe entregarse en el Registro Mercantil. Simultáneamente se genera la FIRMA DIGITAL en la página con el título "Firma Digital" de este apartado del programa. Esta página se debe imprimir mediante la opción habitual de IMPRIMIR BORRADOR del programa. Recuerde que esta operación se puede realizar pulsando las teclas

, o también, haciendo click con el ratón sobre el icono

Esta página se debe presentar en el registro para comprobar la certificación de los datos junto con el disquete o soporte magnético. La firma digital se obtiene en formato ASCII (texto) y también en forma de código de barras con el formato code39 para facilitar su lectura mediante lector óptico en el Registro Mercantil.

Al imprimir o generar los ficheros de la presentación digital pueden mostrarse mensajes de error y avisos referidos a las Cuentas anuales. Los registros mercantiles clasifican estos errores en:

•

ERRORES PRIMARIOS. Estos errores requieren su corrección para que la presentación sea admitida por el Registro Mercantil. Es decir, es obligatorio subsanarlos para que la presentación sea válida. Por ejemplo, un error primario se daría si en las Cuentas anuales el resultado de Activo y Pasivo no coinciden.

•	ERRORES IMPLICITOS. Los errores implícitos son avisos o comprobaciones que pueden advertir de posibles errores, falta de datos, incoherencias entre casillas, etc. pero que no invalidan la presentación.

En las páginas que los REGISTROS MERCANTILES tienen en Internet (http://www.registradores.org) se facilita un programa de VALIDACION para verificar los ficheros de PRESENTACION DIGITAL DE CUENTAS antes de llevarlos al registro. Desde la dirección http://www.registradores.org se puede acceder directamente a la descarga de este programa de validación. Puede ser aconsejable revisar con dicho programa que los ficheros generados desde esta aplicación no contienen errores y van a ser leidos sin problemas en el Registro.

Los ficheros que se crean al generar la presentación digital se llevan generalmente en disquete o CD-ROM al Registro Mercantil acompañados de la instancia que se imprime con la huella digital. Estos mismos ficheros también se podrían transmitir por Internet al Registro Mercantil si dispone en el equipo de alguno de los sistemas de autentificación que facilitan los registros: certificados digitales, lectores de tarjetas, etc.