La normativa y fechas previstas para la implantación del uso obligatorio de de la factura electrónica en operaciones comerciales entre profesionales y empresarios va avanzando en los últimos meses.

Por un lado, el BOE del 31 de marzo de 2026 publicaba el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, por el que se desarrolla el artículo 12 de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas para establecer el uso de un sistema de facturación electrónica obligatorio entre empresas y profesionales (operaciones “Business to Business” o B2B).

Y recientemente también se ha sometido a audiencia e información pública el Proyecto de Orden ministerial por el que se regula la solución pública de facturación electrónica y que establece los aspectos técnicos del sistema de facturación electrónica obligatoria. Pulsando sobre los siguientes enlaces puede consultar los documentos que conforman este Proyecto de Orden: Texto del Proyecto, MAIN, Anexo I y Anexo II.

Acompañando a la obligación de usar facturas electrónicas se establece también la obligación de facilitar información del estado de aceptación y pago de las facturas para favorecer la lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.

El legislador espera que el uso de la factura electrónica conlleve una reducción de los costes de las transacciones que suponían hasta ahora la emisión y tratamiento de facturas en papel o en formatos no estructurados y una optimización del acceso a la financiación al mantener un control de la morosidad.

Fechas previstas a partir de las que será obligatorio el uso de la factura electrónica

En el Proyecto de Orden se establece que la entrada en vigor de esa Orden ministerial se producirá el 1 de octubre de 2026 y esa fecha determina el inicio del cómputo de los plazos previstos para la utilización obligatoria de la facturación electrónica que se establece en la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, y en las disposiciones transitorias primera a tercera, y disposición final cuarta, del Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo.

Si no se producen retrasos en la publicación de esta Orden ministerial y su entrada en vigor finalmente es el día 01/10/2026, las empresas y profesionales con facturación anual superior a 8 millones de euros en el ejercicio anterior, dispondrán de un plazo de 12 meses para adaptar sus sistemas de facturación a la obligación de usar la factura electrónica. Esto significa que a partir del 01/10/2027 ya deberían emitir facturas electrónicas cuando el destinatario de la operación sea otra empresa o profesional.

El resto de profesionales y empresas que en el ejercicio anterior tuvieron una facturación anual igual o inferior a los 8 millones de euros, el plazo para adaptarse a la obligación de emitir la facturación electrónica sería de 24 meses. Es decir, que a partir del día 01/10/2028 ya deberían tener adaptados sus sistemas para realizar la facturación electrónica.

Hasta que todas las empresas y profesionales estén obligados a emitir y recibir facturas electrónicas (es decir, entre el 01/10/2027 y el 01/10/2028), las empresas y profesionales que tengan una facturación superior a 8 millones de euros en el ejercicio anterior deberán remitir también al cliente la factura en formato PDF para asegurar su legibilidad. Este PDF se puede remitir al destinatario de la factura por cualquier medio pero no se remitirá a la solución pública de facturación.

¿Quién tendrá obligación de emitir factura electrónica?

La utilización de la factura electrónica será obligatoria para los empresarios y profesionales que estén obligados a expedir y entregar factura por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que tenga en España la sede de su actividad económica, o tenga en España un establecimiento permanente o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual, siempre que se trate de operaciones que tengan por destinatarios a dicha sede, establecimiento permanente, domicilio o residencia habitual.

También será obligatorio el uso de factura electrónica cuando las partes de la operación hayan optado por el cumplimiento material de la obligación de expedir factura por el destinatario de la operación o por terceros.

Se exceptúan de la obligación de expedir, transmitir y entregar factura en formato electrónico las operaciones que se documenten a través de facturas simplificadas (tickets) siempre que no se trate de facturas simplificadas cualificadas (facturas que incluyen el NIF y datos del destinatario y desglose de IVA).

Solución pública de factura electrónica y plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas

La Agencia Estatal de Administración Tributaria va a desarrollar y gestionar una solución pública de facturación electrónica de uso voluntario para los empresarios y profesionales obligados a emitir y recibir facturas electrónicas y que servirá también de repositorio universal y obligatorio de todas las facturas electrónicas expedidas, remitidas o recibidas.

También se podrán crear y utilizar plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas siempre que cumplen con los requisitos que establece el artículo 13 del Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo (BOE 31/03/2026)

Las plataformas, soluciones o sistemas de facturación que utilicen los empresarios o profesionales obligados a emitir y recibir facturas electrónicas, que no utilicen la solución pública de facturación electrónica, estarán obligadas a remitir simultáneamente a su emisión una copia electrónica fiel de cada factura a la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria.

El sistema español de factura electrónica español estará formado por tanto por la solución pública de facturación electrónica gestionada por la AEAT y por otras plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas.

Los empresarios y profesionales obligados a emitir y recibir las facturas electrónicas deberán hacerlo, bien sea a través de la solución pública de facturación electrónica o a través de las plataformas privadas.

Cuando los empresarios, personas físicas o jurídicas, y los profesionales no hayan acordado expresamente con sus proveedores recibir sus facturas electrónicas a través de una o varias plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas, se entenderá que optan por la solución pública de facturación electrónica sin que tengan que efectuar para ello manifestación expresa alguna.

Los empresarios y profesionales que hayan decidido recibir sus facturas electrónicas, total o parcialmente, a través de una plataforma privada de intercambio de facturas electrónicas, deberán hacer público su punto o puntos de entrada de facturas electrónicas en todas sus comunicaciones con otros empresarios y profesionales y, en caso de tenerla, en su página web. En caso de que los empresarios y profesionales no hayan identificado públicamente su punto de entrada de facturas electrónicas se entenderá que su punto de entrada es la solución pública de facturación electrónica.

El formato de factura electrónica debe estar formado por un mensaje informático ajustado al modelo semántico de datos EN16931 del Comité Europeo de Normalización con alguna de las siguientes sintaxis:

• CII (Cross Industry Invoice)
• UBL (Universal Business Language)
• Mensaje EDIFACT de facturación
• Mensaje Facturae

La solución pública de facturación electrónica utilizará la sintaxis UBL.

Los operadores de plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas deberán tener capacidad de transformar el mensaje de factura entre todos los formatos admitidos, que se indicaban anteriormente, garantizando la preservación de la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

Las facturas electrónicas emitidas por medio de plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas deberán estar firmadas con firma electrónica avanzada, ya sea directamente por el emisor o mediante firma delegada autorizada.

Todas las facturas electrónicas deberán identificarse con un código único, contenido en un solo campo o en una concatenación de campos de la factura, y que necesariamente incluirá el NIF del emisor; el número y serie de la factura y la fecha de expedición de la factura.

Comunicación del estado de las facturas

Los empresarios o profesionales destinatarios de las facturas electrónicas estarán obligados a comunicar de forma electrónica a la solución pública de facturación electrónica el pago efectivo completo de las facturas o su rechazo para el control de la morosidad comercial.

Los clientes o receptores de la factura deberán informar los siguientes estados:

• Aceptación o rechazo comercial de la factura y fecha en que se produce.
• Pago efectivo completo de la factura y su fecha efectiva de pago.

Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados, sin que ello altere el cálculo del plazo de pago de la factura:

• Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y fecha en que se produce.
• Pago parcial de la factura, importe pagado y fecha en que se produce.
• Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.

La información sobre los estados de la factura deberá remitirse en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde la fecha en que se produce el estado que se informa en cada caso.

Los operadores de plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas deberán articular soluciones tecnológicas ágiles para intercambiar información sobre los estados de la factura.

De forma voluntaria, el emisor de la factura también podrá comunicar la información sobre el cobro o del impago de las facturas, así como posibles diferencias respecto a las fechas contenidas en la comunicación de pago realizada por el destinatario.

A través de la solución pública de facturación electrónica los emisores y destinatarios de las facturas electrónicas, así como sus autorizados, podrán consultar los datos existentes sobre el pago o rechazo de las facturas obrantes en la misma.