Los programas Iranon incluyen una utilidad para hacer o restaurar COPIAS DE SEGURIDAD llamada IrGBAK a la que se puede acceder desde el menú «Herramientas», «Copias de seguridad».

Esta utilidad permite hacer o restaurar copias de seguridad tanto en el caso de que la base de datos esté ubicada en su mismo equipo como cuando la base de datos se encuentre en otro equipo o servidor.

Si tiene instalados varios programas Iranon es posible que todos o varios de esos programas estén utilizando una misma base de datos o, por el contrario, que aplicación utilice un fichero de base de datos diferente.

En el menú «Ficheros», «Configuración de base de datos» se puede ver la ruta donde está situado el fichero de base de datos que está utilizando cada programa.

Si el fichero de base de datos es común a varios programas, haciendo una única copia de seguridad se copiarán los datos de todas esas aplicaciones. En el caso de que se restaure una copia de seguridad perteneciente a varios programas hay que tener en cuenta que se van a restaurar los datos de todas las aplicaciones.

Igualmente sería válido hacer las copias de seguridad mediante cualquier otro sistema de backup (unidades de cinta, copias en remoto, disco externos, etc.). En estos casos es muy recomendable controlar que los programas Iranon estén cerrados en el momento de hacer la copia para que la base de datos no esté en uso y los datos se puedan copiar correctamente.

En el momento de hacer copias de seguridad es recomendable que los programas Iranon estén cerrados para que la base de datos no esté en uso y la copia se pueda realizar correctamente.

¿Al hacer copias de seguridad se copian todos los datos del programa?

Cuando se hacen copias de seguridad con la herramienta IrGBAK que incorporan los programas Iranon se realiza únicamente una copia de la base de datos que se especifique. En la base de datos se archivan los principales datos que se utilizan en los programas (ficheros de sujetos pasivos, clientes, declaraciones, libros registro, facturas, etc.). No obstante, en muchas ocasiones el usuario puede crear y utilizar en los programas documentos externos a la base de datos de la aplicación y que no se copiarán al hacer copias de seguridad de la base de datos (fichero *.gdb).

Puede ser el caso de DOCUMENTOS DE TEXTO que se utilizan en la Presentación digital de Cuentas anuales como la Memoria, el Informes de gestión, el Certificados de aprobación de cuentas, etc. que habitualmente se guardan en ficheros independientes para cada empresa en formatos de tipo texto (*.TXT, *.ITF, *.RTF, etc.).

Si ha diseñado INFORMES, etiquetas, formatos de impresión de facturas, recibos, etc. también debería recordar que este tipo de ficheros no están incluidos en la base de datos y no se copiarán con la herramienta de copias de seguridad IrGBAK (estos formatos de impresión se suelen grabar en la carpeta «…\IRANONFISCAL\CSINFORMES»).

Los programas Iranon GESTION FISCAL (IrGF), DECLARACION DE RENTA Y PATRIMONIO (IrDR), IMPUESTO DE SOCIEDADES (IrIS), GESTION DE INMOVILIZADO (IrGI), CARGA DE FACTURAS (IrCF) y FACTURACION (IrFAC) utilizan un único fichero de base de datos (*.gdb) para almacenar toda la información que graba el usuario.

El programa de CONTABILIDAD (IrCONTA) utiliza múltiples ficheros de base de datos. Trabaja con una base de datos principal para registrar los datos generales de las empresas y luego existirán tantos ficheros de base de datos como empresas se gestionen en el programa. En este caso es MUY IMPORTANTE recordar que será necesario hacer copia de seguridad de la base de datos principal y de la base de datos de cada empresa.

¿Cómo funciona la utilidad IrGBAK para realización de copias de seguridad?

La herramienta IrGBAK que incorporan los programas Iranon para realizar Copias de seguridad se puede abrir desde el menú «Herramientas», «Copias de seguridad».

Este sistema permite hacer o restaurar COPIAS DE SEGURIDAD del fichero de base de datos seleccionado (habitualmente ficheros con extensión «.GDB») y grabar una copia de ese archivo en la ubicación que se solicite.

A los ficheros de copia de seguridad se les asignará la extensión «.gbk» para diferenciarlos de los ficheros originales de base de datos que habitualmente tienen la extensión «.gdb«.

La ubicación de los ficheros de copia de seguridad puede ser cualquier unidad de disco y cualquier carpeta en la que el programa pueda escribir. Puede hacerse la copia en el disco local del equipo, en discos extraíbles, lápiz USB, etc… La unidad de destino deberá estar formateada o preparada para escribir y tener espacio suficiente para guardar el archivo de copia de seguridad.

Este sistema comprime y empaqueta los datos en el momento de la copia por lo que el fichero «.GBK» resultante será siempre de menor tamaño que el fichero original «.GDB».

En la utilidad IrGBAK se deben indicar los siguientes datos, que aparecerán preconfigurados por defecto, al abrir la utilidad desde el programa Iranon, sólo se deberá indicar la última casilla: «Fichero de copia de seguridad» en la que se indica el nombre del archivo donde se guardará la copia. :

• Ruta de la herramienta gbak.exe: esta herramienta es un interfaz con la utilidad gbak y por ello es necesario indicar la ruta en la que se encuentra dicho archivo. Este archivo se instala en la carpeta «UTILS» dentro del directorio en el que se haya instalado la aplicación.
• Dirección IP del servidor: es la dirección IP en la que se encuentra la base de datos de la que se desea realizar copia de seguridad.
• Base de datos: ruta completa en la que se encuentra el fichero de base de datos del que se quiere hacer la copia de seguridad.
• Usuario: nombre del usuario de conexión con la base de datos.
• Contraseña: contraseña del usuario indicado.
• Fichero de copia de seguridad: fichero en el que se va a dejar la copia de seguridad de la base de datos.

El proceso de copias de seguridad puede durar varios minutos. Por este motivo, es aconsejable que, siempre que sea posible, las copias se realicen desde el servidor o equipo donde estén ubicadas las bases de datos. De esta forma la copia se hará más rápidamente, se sobrecargará menos el tráfico de la red y la copia será generalmente más segura al no tener que viajar los datos a través de la red.

También es recomendable que las bases de datos no estén en uso en el momento de hacer copias de seguridad. Si los programas están en ejecución y se están introduciendo datos a la vez que se realizan copias de seguridad, hay que tener en cuenta que en esas copias de seguridad sólo quedarán guardados los datos que había en las bases de datos en el momento de empezar a realizar la copia. Cualquier dato que se introduzca o modifique después de iniciar el proceso de copia no quedará salvaguardado en esa copia de seguridad.

Restaurar una base de datos

Si se precisa restaurar una copia de seguridad, sería aconsejable que se realice previamente una copia física del fichero destino ya que será sobreescrito.

A la hora de restaurar la copia de seguridad de una base de datos, la base de datos de destino no debería estar en uso para que la restauración se pueda realizar correctamente.

Una vez estén cumplimentados los datos de servidor, base de datos, etc. indicados anteriormente, el proceso comenzará en el momento que se pulse el botón «Resturar
copia».