El SII en el programa IrConta

Introducción   Llevanza de los ibros SII   Facturas Emitidas   Facturas Recibidas   Gestión de envíos

El Suministro Inmediato de Información del IVA (SII) en el programa IrConta se realiza desde la opción “Registro SII” del menú principal de opciones de la aplicación.

En ese apartado se pueden registrar y transmitir telemáticamente al sistema SII (Suministro Inmediato de Información) del IVA de la Agencia Tributaria los Libros registro de facturas Expedidas, facturas Recibidas y los registros a incluir en el Libro de Bienes de inversión, el Libro registro de determinadas de Operaciones Intracomunitarias y otros libros registro relativos al IVA como el de Cobros en Metálico, el de Operaciones de Seguros, el de Agencias de Viajes y el de Venta de Bienes en Consigna.

El programa puede generar automáticamente los asientos contables de las facturas expedidas y recibidas que se graban en este apartado del SII.

Certificado digital

En la ficha de datos de la empresa o sujeto pasivo titular de los Libros registro es necesario seleccionar el Certificado digital que se va a utilizar para identificar al titular de los Libros.

El apartado para seleccionar el Certificado digital se encuentran en la solapa "Info. adicional" de la ficha de la empresa...

Al realizar cualquier petición de suministro de información, consulta o anulación de datos en el SII, el programa utilizará como medio de autenticación el Certificado digital seleccionado en la ficha de la empresa.

Los certificados digitales que se pueden seleccionar en este apartado son los que estén instalados en el almacén de certificados de Windows que se puede consultar desde el “Panel de control” de Windows, en el apartado “Opciones de Internet” o desde los navegadores Microsoft Internet Explorer o Google Chrome.

El botón "Seleccionar" permite elegir el certificado digital a utilizar en cada empresa.

El botón con el texto “Ver” permite visualizar los datos del certificado: fechas de emisión y expiración, número de serie o entidad emisora del certificado.

El botón “Borrar” permite eliminar de la ficha de la empresa un Certificado previamente seleccionado, en el caso de que se quiera dejar en blanco esta opción.

Si en la ficha de datos de la empresa no está seleccionado algún certificado digital o el certificado seleccionado no es válido, está caducado, revocado, etc., no será posible realizar el envío de los libros registro al SII, obteniendo un error como respuesta a cualquier intento de suministro, consulta o anulación de datos.

En estos casos se obtendría un mensaje de error similar al siguiente: "Received content of invalid Content-Type setting: text/html - SOAP expects "text/xml".

Identificación de Clientes y Proveedores

En la ficha de datos de Clientes/Proveedores es necesario indicar el "Tipo de N.I.F. / C.I.F." señalando si el NIF indicado corresponde a un NIF/CIF español, a un Número de operador intracomunitario, a un número de pasaporte, a un certificado de residencia fiscal, etc.

Si en el momento de enviar los datos de las facturas al SII no está seleccionada alguna opción en esta casilla que solicita el tipo de NIF en la ficha del cliente, al no tener suficiente información para poder determinar el tipo de NIF, el programa utilizará siempre la opción “No censado” en la identificación del cliente/proveedor en el SII para poder realizar el suministro de esos datos.

Al grabar facturas con un cliente o proveedor que no tenga identificado el tipo de NIF, el programa mostrará un aviso indicando que el cliente/proveedor se enviará como “NO CENSADO” al SII. Si se conoce el tipo de NIF seria aconsejable cumplimentarlo antes de hacer el envío de esas facturas.

Si el cliente/proveedor no está identificado en el censo de la Agencia Tributaria, las facturas registradas con dicho cliente podrían registrarse como “aceptadas con errores” y requerir una posterior rectificación para corregirlo.

Introducción de datos en los Libros registro

Al entrar en los libros registro del SII es necesario seleccionar la empresa y contabilidad con la que se desea trabajar, suponiendo que estos datos no estén ya seleccionados en el programa (se pueden seleccionar en la "barra de estado" que se muestra en la parte inferior de la ventana principal del programa).

Al acceder al Libro registro se muestra un browser o lista de las facturas existentes en el libro. Cada línea de este fichero muestra los datos de una factura o anotación. La forma de introducir, modificar o borrar facturas en los Libros registro es la misma que se utiliza en casi todos los apartados o ficheros de datos que maneja el programa.

En la opción Libros registro del SII el programa muestra en la parte superior de la pantalla una barra de botones o iconos que permiten ejecutar todas las operaciones necesarias para administrar el libro registro.

En la zona central de la ventana se presenta un browser o tabla con los datos existentes en el fichero. Los datos de cada factura o registro se muestran en una misma línea de este browser. La ficha o registro que esté seleccionado se muestra de forma resaltada en un color distinto al de las otras líneas. Debido a las  limitaciones de tamaño de las pantallas, normalmente será necesario utilizar las teclas de desplazamiento del cursor o el ratón para desplazarse por este browser y poder visualizar todos los datos existentes. En la parte derecha e inferior del browser se pueden ver unas barras de posición que indican la posición del fichero en la que se encuentra actualmente y si existen más líneas de las que se están visualizando en pantalla.

En la parte inferior de la ventana del browser o fichero de facturas existe una línea o barra de estado que muestra algunos datos informativos como el número de registros o facturas existentes en el libro.

A continuación se describen los botones y operaciones disponibles en el browser de facturas:

Primer registro. Esta operación se puede ejecutar también pulsando la tecla y tiene como misión ir a la primera factura o anotación del libro.

Anterior. Esta operación sitúa el cursor del fichero en la factura anterior. Utilizando el teclado se puede ejecutar este proceso pulsando la tecla .

Siguiente. Con esta operación se pasa al siguiente registro o factura del libro registro que se está visualizando. También se puede ejecutar pulsando la tecla cuando el cursor está situado en la lista de fichas.

Ultimo registro. Esta operación se puede ejecutar también pulsando la tecla y tiene como misión ir a la última factura de las existentes en el libro registro.

Insertar. Esta operación se puede ejecutar también pulsando la tecla . Al ejecutar esta operación se abrirá una nueva ventana con el formulario para registrar los datos de una nueva factura.

Borrar. Esta operación se puede ejecutar también pulsando la tecla . Esta opción borra la factura o anotación sobre la que esté situado en ese momento el cursor del fichero (fila que se muestra resaltada en un color diferente a las demás líneas del browser). Antes de borrar los datos, el programa solicitará que se confirme la eliminación de la factura para evitar borrados accidentales. Una vez que se han enviado y registrado correctamente en el SII las facturas, cobros/pagos u otras operaciones suministradas, el programa ya no permitirá su borrado en la aplicación puesto que la Agencia Tributaria tampoco va a permitir el borrado de esas facturas/registros del Libro registro SII. Cuando las facturas están registradas ya sólo es posible realizar modificaciones o solicitar su anulación pero, aunque se anule la factura, su información seguirá estando registrada en el SII aunque su Estado-Situación pasará a ser: “Anulada”.

Editar. Este proceso permite ver y modificar los datos de la factura o anotación seleccionada (línea resaltada en el browser de facturas). Este proceso también se puede ejecutar pulsando la tecla . Al ejecutar esta operación se abrirá una nueva ventana con el formulario utilizado para registrar la información de las facturas o anotaciones a registrar en el SII.

Actualizar. Este botón permite refrescar o actualizar la información que se muestra en la pantalla del browser de facturas con los datos existentes en la base de datos. Generalmente este proceso se hace de forma automática al abrir el browser de facturas y no suele ser necesario utilizar este botón pero, puede ser útil en algunos casos en los que se han hecho cambios en el libro registro desde otros puestos de trabajo y se quiere actualizar la pantalla sin tener que salir y volver a entrar en el libro.

Encontrar. Esta operación permite localizar facturas o anotación en el libro registro. Al pulsar este botón se muestra una ventana en la que se pueden introducir los textos y valores a buscar. La búsqueda se realiza por los datos de la columna o campo que esté en ese momento establecido como campo de ordenación. Si la búsqueda tiene éxito, el fichero se posicionará en la factura encontrada.

Ordenar. Pulsando sobre la barra de títulos que aparece en la parte superior de la ventana se puede cambiar el orden o criterio de clasificación seguido para mostrar los datos. Por ejemplo, si se quieren mostrar las facturas ordenadas por “Fecha de imputación”, se podría hacer click con el ratón en el título de esa columna. Si se quieren ordenar por “Número+Serie”, se podría hacer lo mismo haciendo click en esa columna. También es posible establecer el “orden” de visualización por varios campos a la vez haciendo click en una primera columna y luego pulsando la tecla y luego haciendo click en la segunda columna por la que tienen que ordenarse los datos. Cada columna utilizada como índice en la ordenación de los datos se muestra en el browser señalada con un icono en forma de triángulo o . Este triángulo puede apuntar hacía arriba o hacía abajo según el criterio de ordenación sea ascendente o descendiente. Haciendo click nuevamente sobre el título de la columna se cambia ese criterio y los datos se muestran ordenados de mayor a menor o de menor a mayor. Cuando los datos se ordenan por varias columnas a la vez, en estos triángulos se muestra un número: 1, 2, 3, etc. para indicar cual es la columna que se utiliza como primer campo de ordenación o como segundo campo, tercer campo, etc.

Mostrar. La  función de este botón es mostrar en pantalla la ficha de datos actual. Es una operación similar a la del botón "Editar" visto anteriormente con la diferencia de que en este caso los datos sólo se pueden ver pero no se permite su modificación.

Listado. Esta opción permite obtener un listado de las facturas y operaciones existentes en el Libro registro. La información proporcionada por esta opción se previsualiza por pantalla y luego se puede enviar a la impresora o guardar en varios formatos de fichero (txt, csv, rtf, html, pdf, etc.). En la impresión del listado las columnas de datos salen con el mismo ancho y disposición que tengan en el browser o ventana que muestra la relación de facturas. Las columnas se podrían redimensionar e intercambiar de posición con la función de arrastrar-soltar del ratón antes de imprimir para cambiar la forma en la que van a salir en el listado. También es posible hacer que en el browser se muestren unos u otros datos para que luego salgan impresas las columnas seleccionadas. Haciendo click con el botón secundario del ratón sobre cualquier línea del browser se muestra un menú en el que se puede seleccionar la opción "Fichero", "Columnas" que permite elegir las columnas o datos a incluir en el informe.

Salir. Este botón cierra la pantalla del browser que muestra la relación de facturas o registros retornando al proceso o menú de opciones anterior.

Generación de los Asientos correspondientes a los registros SII

Cada vez que se graba una factura emitida o recibida en el apartado "Registro SII", el programa muestra una ventana como la que se puede ver a continuación para preguntar si se quiere generar en el Diario de la contabilidad el asiento correspondiente a esa factura...

En la ficha de datos que se abre para introducir facturas emitidas y recibidas en los lisbros registro del SII, el programa va solicitando la selección de las subcuentas de clientes, proveedores, ventas, compras, IVA, etc. con lo que ya tiene los datos necesarios para confeccionar el asiento contable correspondiente a esa operación. El asiento no se genera de forma automática sino que, en el momento que se graba la operación en el apartado "Registro SII", el programa pregunta al usuario si quiere generar o actualizar también el asiento contable en el Diario.

Si en el momento de grabar los datos en el apartado "Registro SII" se le indica que "No" se quiere generar el asiento y, a posteriori se quiere generar dicho asiento, sólo será necesario abrir o editar nuevamente la factura en el Registro SII y pulsar el botón "Aceptar" para que el programa vuelva a proponer la generación del asiento contable.

Los asientos contables correspondientes a facturas grabadas a través del apartado "Registro SII" se muestran en el Diario en modo "sólo lectura" o bloqueados. Cualquier cambio  que se requiera hacer en el asiento hay que realizarlo desde el apartado "Registro SII".

Una vez que las facturas se transmiten telemáticamente al sistema SII de la Agencia Tributaria, el programa impedirá borrar esos registros ya presentados o sus asientos contables y tampoco permitirá modificar algunos de sus datos identificativos o el Tipo de factura para evitar que en el programa figure una información distinta a la que está registrada en la Agencia Tributaria. Si fuese necesario realizar alguna corrección habría que hacer una nueva factura Rectificativa solicitando la Modificación de la factura inicial si es por algún error registral o solicitando la Baja/Anulación de la factura y luego crear una nueva factura con otro número o fecha de expedición para reemplazar a la inicialmente registrada (cuando se anula una factura en el SII, la Agencia Tributaria la marca como "Anulada" pero la factura nunca se elimina del libro registro).

Ver también...