Configuración del correo electrónico

En la opción "Ficheros", "Configuración del programa", "Correo electrónico" se puede configurar el envío de correos electrónicos (e-mail) desde el programa. Esta opción permite enviar facturas por e-mail o abrir automáticamente una ventana en el programa de correo para enviar un e-mail a los clientes utilizando la dirección de e-mail registrada en su ficha de datos.

El envío de facturas se puede realizar por e-mail en formato PDF directamente al correo electrónico de cada cliente. En la pantalla de las facturas emitidas existe un botón

para enviar la factura por e-mail. El cliente recibirá un mensaje con la factura grabada en un fichero adjunto en formato PDF que podrá ver e imprimir mediante Acrobat Reader o cualquier otro visor de ficheros PDF.

También es posible utilizar la opción "Impresión digital de facturas" que se encuentra en el menú "Facturación", "Facturas emitidas" y que permite enviar en un mismo proceso la factura por e-mail a múltiples clientes.

El programa contempla varias modalidades o formas de remitir los e-mails y en la solapa "Correo electrónico" del apartado "Ficheros", "Configuración del programa" será necesario cumplimentar los parámetros y configuraciones requeridos para la modalidad que se vaya a utilizar.

A continuación se relacionan los datos a configurar para cada modalidad de envío.

En esta modalidad el programa envía los e-mails comunicando directamente con el servidor de correo que se configure. Esta opción no requiere que el equipo tenga instalada una aplicación cliente de correo electrónico tipo Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Opera Mail, etc.

Al enviar facturas con esta modalidad de envío, los correos electrónicos se mandan directamente y el usuario no puede ver o modificar la redacción de los mensajes una vez que se inicia el proceso de envío.

Esta opción requiere para su funcionamiento que se configuren los datos solicitados en el bloque "Conexión direccta al servidor de correo" que aparece en la parte superior de la ventana de configuración y que pide los parámetros que se indican a continuación y que deberá consultar con su proveedor de correo:

•	Servidor de correo saliente. En este campo se indicará el nombre o dirección IP del servidor de correo electrónico a través del que se van a enviar los e-mails.

•	Puerto. En este punto se indicará el puerto de TCP que se debe utilizar para comunicar con el servidor. El programa incluye una lista con los puertos más habituales (25, 587, 465 y 993) pero permite también introducir manualmente cualquier otro número de puerto.

•	Usuario. Se indicará el nombre de Usuario que debe utiilzarse para remitir e-mails con el servidor indicado. Recuerde que los servidores de correo electrónico suelen hacer diferencia entre letras mayúsculas y minúsculas.

•	Clave. En esta casilla se indicará la contraseña que deba utilizarse para acceder al servidor de correo. Recuerde que los servidores de correo electrónico suelen hacer diferencia entre letras mayúsculas y minúsculas.

•	Método SSL. Se puede seleccionar alguno de los siguientes métodos de cifrado: SSL Versión 2.3, SSL Versión 3, SSL Versión 2 y TLS Versión 1.

•	Usar TLS. Se puede seleccionar entre "Usar TLS Explícito", "Usar TLS Implícito", "Requerir TLS" o "No usar TLS".

•	Método de contexto para SSL. Se indicará el ámbito SSL seleccionando entre "SSL modo Cliente", "SSL modo Servidor", "SSL Ambos modos" o "SSL modo No asignado".

En la casilla "Modalidad de envío de correo" será necesario elegir la opción "Conexión directa al servidor de correo SMTP" para utilizar esta forma de envío de e-mails.

En el campo "Nombre remitente" debe introducirse el nombre del titular de la cuenta de correo o la persona/empresa que remite el e-mail.

En el campo "Dirección de correo origen" hay que indicar la dirección de e-mail que va a figurar como remitente y que, normalmente debería coincidir con la dirección de la cuenta de correo desde la que se enviarán los e-mails.

La casilla "Dirección/es de envío de Copia carbón" (CC) permite configurar una o varias direcciones de e-mail a la que el programa va a remitir copia de los correos enviados. Por ejemplo, si al enviar facturas por e-mail quiere que todas las facturas enviadas se remitan también a alguna otra dirección de correo para comprobar su recepción u otras finalidades.

En la ficha de datos de los Clientes, en la casilla que solicita la dirección de correo electrónico de cada cliente, es posible indicar varias direcciones de email de destino si se introduce el carácter "punto y coma" ( ; ) separando una dirección de la siguiente.

Aunque es posible indicar el "Asunto" y el "Texto del mensaje" cuando se envían facturas, al final de la ventana de configuración se puede establecer un asunto y cuerpo del mensaje que salga por defecto cuando se envían facturas por email.

Por medidas de seguridad, algunos proveedores de e-mail tipo Gmail, Yahoo, etc. bloquean el envío de correos a través de sus cuentas si los e-mails no se remiten desde sus páginas web o desde sus propias aplicaciones. Esto impediría que otras aplicaciones como puede ser este programa Iranon o clientes tipo Outlook, Thunderbird, etc. puedan remitir e-mails a través de esas cuentas de correo. En las opciones de configuración de las cuentas de e-mail, estos proveedores suelen ofrecer la opción de desactivar este bloqueo y permitir que otras aplicaciones puedan enviar e-mails a través de esas cuentas. En algunos proveedores esto se encuentra en las opciones de "Seguridad" y tiene nombres como "Permitir el Acceso de aplicaciones poco seguras", "Permitir aplicaciones que utilicen un inicio de sesión menos seguro", etc.

Esta opción de envío requiere que el equipo tenga instalada la aplicación Microsoft Outlook y configurada en dicha aplicación alguna cuenta para el envío de e-mail. Si hay varias cuentas de correo saliente configuradas, el envío se realizará por la cuenta que esté configurada por defecto en Outlook.

El envío de facturas y otros e-mails por esta modalidad requiere que el programa Outlook esté en ejecución en el momento de hacer el envío. Si Outlook está cerrado, el envío no se realizará obteniéndose un error de tipo "Operación anulada".

Esta modalidad de envío sólo tiene una opción de configuración y es la casilla "¿ Envío automático ?" del apartado "Utilizar Outlook". Si se activa esa casilla los e-mails se enviarán automáticamente, sin intervención del usuario, mientras que si no se activa, se abrirá en Outlook la ventana de un nuevo mensaje y el envío no se realizará hasta que el usuario ejecute la opción de "enviar" en Outlook.

Para utilizar esta forma de envío, en la casilla "Modalidad de envío de correo" será necesario elegir la opción "Outlook".

En las casillas "Asunto" y el "Texto del mensaje" que aparecen al final de la ventana de configuración se pueden indicar estos datos para que se cumplimenten automáticamente cuando se envían facturas, aunque, en el momento de enviar facturas, el programa también ofrece la posibilidad de cumplimentar esa información. Si se activa la opción "¿ Envío automático ?" es importante rellenar estos datos, bien sea aquí en la ventana de "Configuración del programa" o en el momento de enviar las facturas, porque, en ese caso, al ser un envío "automático", el usuario no tendrá opción de ver o modificar los correos una vez iniciado el proceso de envío.

En la ficha de datos de los Clientes, en la casilla que solicita la dirección de correo electrónico, es posible indicar varias direcciones de email de destino si se introduce el carácter "punto y coma" ( ; ) separando una dirección de la siguiente.

También es posible indicar una dirección de email para enviar un duplicado o "Copia Carbón" (CC) de los e-mails usando la casilla "E-mail facturas CC" que hay en la ficha de datos de cada cliente.

Esta modalidad de envío requiere que el equipo tenga instalado algún programa cliente de correo tipo Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Opera Mail, etc. que soporte mensajes MAPI y que tenga configurada alguna cuenta de correo para hacer el envío de e-mails.

En esta forma de envío hay que configurar los datos solicitados en el apartado "Correo vía MAPI" en el que se pregunta la siguiente información:

•

Protocolo de correo. En el caso de enviar los e-mails a través de Microsoft Outlook, dependiendo de la configuración de este programa, puede ser necesario introducir en esta casilla el texto "SMTP:" (terminado en la tecla "dos puntos") para indicarle a Outlook que haga el envío usando el protocolo de salida SMTP.

•

¿ Envío automático ?. Activando esta opción, los correos se crean y envían automáticamente sin intervención del usuario en cuanto se inicia el proceso de envío de facturas u otros correos. Esta opción puede ser útil cuando se envían a la vez múltiples facturas desde la opción "Impresión digital de facturas".

Para utilizar esta opción de envío, en la casilla "Modalidad de envío de correo" hay que seleccionar la opción "MAPI".

Es posible indicar una dirección de email para enviar un duplicado o "Copia Carbón" (CC) de los e-mails usando la casilla "E-mail facturas CC" que hay en la ficha de datos de cada cliente.

Si el programa cliente de corrreo MAPI configurado en Windows es Microsoft Outlook, no es posible usar la opción de envío de e-mails con "Copia Carbón (CC)" para enviar duplicados de los correos a otras cuentas.

Para enviar cada e-mail a varios destinatarios, en la ficha de datos de los Clientes, en la casilla que solicita la dirección de correo electrónico, se pueden indicar varias direcciones de email de destino utilizando el carácter "punto y coma" ( ; ) para separar una dirección de e-mail de la siguiente.

Desde el bloque "Test de envío de correo electrónico" de la ventana del apartado "Ficheros", "Configuración", "Programa", "Correo electrónico", se pueden enviar e-mails para comprobar si la configuración del correo es válida.

Para hacer pruebas de envío hay que rellenar la casilla "Dirección de correo destino" y en las casillas "Asunto" y "Texto" introducir algún dato para hacer la prueba.

Al pulsar el botón "Enviar correo de prueba" el programa intentará hacer el envío del e-mail de prueba.