Gestión de expedientes

Dentro del trabajo habitual de los despachos profesionales, nos encontramos con determinados servicios ofrecidos a los clientes que llevan asociados una serie de trámites, cuyo control es importante.

El programa nos permite definir expedientes a los que asociaremos todos aquellos trámites que lo conforman, y en los que podemos tener agrupada toda la información relativa a facturas, provisiones de fondos, cargos adicionales, y cualquier otro documento que tenga relación con el mismo.

El primer paso al entrar en esta opción será siempre la selección del emisor y el cliente con los que se va a trabajar. La selección se puede realizar haciendo doble click con el ratón sobre la línea que muestra los datos del emisor y del cliente. También se puede elegir el emisor y el cliente utilizando las flechas de desplazamiento del cursor

y pulsando la tecla

sobre la línea correspondiente.

Los expedientes se gestionan de forma independiente para cada USUARIO del programa. Un usuario sólo puede ver y trabajar con sus expedientes y no tiene acceso a los expedientes de otros usuarios.

En cambio, si el usuario es ADMINISTRADOR, tendrá acceso a los expedientes de todos los usuarios y por ello, al acceder a este apartado se solicitará la selección de un usuario para entrar en sus expedientes. Si se desean ver a la vez los expedientes de todos los usuarios se pude pulsar la tecla

o el botón de "Salir" para cerrar la ventana de selección de usuarios.

Después de seleccionar el emisor y el cliente se accede al fichero que registra los expedientes del cliente. En este fichero se pueden ejecutar las operaciones habituales de introducción, modificación y borrado de datos utilizando los botones que figuran en la parte superior de la ventana. En el apartado bases de datos de esta documentación puede consultar más detalles de estas funciones.

Para agilizar la introducción de expedientes que se repiten frecuentemente es posible crear "expedientes tipo" que puedan ser válidos para otros clientes que precisen los mismos trámites.

Los expedientes tipo se definen en la opción "Gestión", "Expedientes tipo" del menú principal. Por ejemplo, una asesoría de empresas podría tener definido un expediente tipo llamado " Constitución de Sociedad de Responsabilidad Limitada" y en el que se han definido todos los trámites que la asesoría realiza habitualmente para constituir una sociedad (Solicitud de denominación social, confección de estatutos sociales, elevación a escritura pública, inscripción en registro mercantil, alta en Impuesto de Actividades Económicas, alta de obligaciones fiscales, etc.)

Cuando se introduce un nuevo expediente, el programa ofrece la posibilidad de crear el nuevo expediente copiando los datos desde un expediente tipo. En el ejemplo anterior, cada vez que la asesoría tuviese que realizar la constitución de una nueva sociedad, podría cargar el mencionado expediente tipo al cliente.

Este sistema de gestión de expedientes facilita el seguimiento de los trámites pendientes dentro de un determinado trabajo.

En la ficha de cada expediente se solicitan algunos datos para controlar el estado de cada expediente:

•	Código: en esta casilla se puede introducir cualquier código alfanumérico. Este campo es de cumplimentación obligatoria.

•	Descripción: este campo también es necesario para guardar los datos en ficheros y en en esta casilla se puede introducir cualquier descripción que identifique cada expediente.

•	Cerrado: mediante este indicador se pueden diferenciar los expedientes activos de aquellos que ya se han finalizado.

•

Responsable: este dato es de cumplimentación opcional. Al seleccionar esta casilla se muestran los distintos Usuarios que existen definidos en el programa. Si el usuario tiene permisos de "administrador" en el programa podrá asignar como responsable de un expediente a cualquiera de los restantes usuarios. Si el usuario no tiene permisos de "administrador" también puede asignar cualquiera de sus expedientes a otro usuario para que continúe con las labores del expediente aunque por cuestiones de seguridad no podrá reasignar el expediente a otro usuario que sea "administrador".

•	Localización: esta casilla permite dejar registrada en el programa la ubicación física de cada expediente en el archivo de la empresa, es decir, la estantería, archivador AZ, CD-DVD, etc. donde se puede encontrar rápidamente la documentación relativa al expediente.

•

Estado: este campo permite clasificar los expedientes según su situación o grado de ejecución, etc. El programa incluye una tabla de datos para crear y gestionar los diferentes "estados" o situaciones en las que se encuentren los expedientes. A la hora de imprimir informes de los expedientes se pueden filtrar los datos a incluir en el informe por su estado.

En la zona central de la ficha de expedientes existen tres solapas o carpetas para diferenciar la introducción de trámites, documentos asociados y otros documentos que pueden formar parte del Expediente. Al pulsar sobre cualquiera de estas solapas se muestra una base de datos o lista de los trámites, documentos asociados, etc. El funcionamiento de estas bases de datos es el mismo que el visto en otros apartados del programa y que se detalla en al explica en el apartado bases de datos de esta documentación.

Al introducir un nuevo trámite en el expediente se muestra en pantalla una ficha que solicita los siguientes datos:

•	Código: en esta casilla se debe introducir un código o número que identifique cada trámite del expediente. Este dato es de obligada cumplimentación para grabar en ficheros los datos del trámite.

Además de trámites, un expediente puede contener información relativa a las facturas emitidas, recibidas, etc. relativas a dicho expediente. Incluso, es posible introducir o modificar las facturas sin salir del propio expediente. Cada factura o documento asociado se introducirá como una línea de esta base de datos. Al introducir un nuevo documento asociado en el expediente se muestra una ficha en la que se solicitan la siguiente información:

•	Tipo de asociado: se identificará el tipo de documento asociado. Es posible asociar facturas emitidas, facturas recibidas, cargos adicionales y provisiones de fondos.

•	Descripción: este dato es de cumplimentación opcional aunque su uso puede facilitar luego la búsqueda de facturas y documentos.

•	Fecha del documento asociado: el programa cumplimenta automáticamente este dato utilizando la fecha del ordenador después de haber seleccionado el documento asociado.

•

Seleccionar / Cambiar asociado: al pulsar sobre el botón de esta opción se accede al fichero de facturas, provisiones o cargos adicionales para seleccionar el documento que se desea asociar al expediente. Este botón sólo está accesible después si se ha seleccionado el tipo de documento: factura emitida, factura recibida, cargo adicional o provisión de fondos. Para elegir una factura, cargo adicional, etc. y retornar nuevamente a esta pantalla de expedientes sólo es necesario hacer doble click con el ratón sobre el documento a seleccionar o bien, pulsar la tecla

sobre dicho documento.

•	Ver / Modificar documento asociado: cuando ya existe algún documento asociado y se desee ver o modificar dicho documento, este proceso se podrá realizar pulsando sobre este botón para entrar directamente en la factura, provisión, o cargo adicional asociado.

Esta opción permite asociar al expediente documentos externos al programa de facturación y direcciones de internet. La finalidad de este proceso es mantener de forma organizada cualquier información adicional que se quiera registrar relativa al expediente.

En este apartado se puede anotar la dirección de Internet del cliente, un documento escrito en un procesador de textos, una hoja de cálculo, un programa, etc. En este proceso se guarda la localización de dicho fichero o de dicha dirección de Internet para permitir luego su visualización o su ejecución rápidamente.

A la derecha de la casilla "Fichero" existe un botón

que al pulsarlo abre una ventana con las unidades y carpetas existentes en el ordenador para facilitar la selección del fichero a ejecutar.

En cada expediente se puede guardar un número ilimitado de documentos/direcciones de internet. Cada uno de estos ficheros o direcciones asociados se guardan en una ficha de la base de datos que se está visualizando en esta carpeta de expedientes.

Por ejemplo, si se anota en este apartado la localización de un fichero del procesador de textos Microsoft Word en el que se guarda información relativa a la empresa, al pulsar el botón "Visualizar/Ejecutar" se abrirá automáticamente el programa MS-Word con el documento seleccionado. De igual forma se abriría una hoja de cálculo, un fichero PDF, un programa, etc.

Si en los datos asignados se ha indicado una dirección de Internet (URL), al solicitar la opción "Visualizar/Ejecutar" se abrirá el navegador de Internet con la página solicitada.

La opción "Visualizar/Ejecutar" no funcionará si la extensión del fichero indicado no está asociada en Windows al programa adecuado con el que debe abrirse ese tipo de fichero. Lo mismo ocurre en las direcciones de Internet si en Windows no está correctamente asignado un navegador por defecto para abrir direcciones de Internet.

El botón de informes

que existe en el fichero de expedientes facilita la impresión de informes de los datos de los expedientes.

El programa incluye ya predefinido un informe que imprime la lista de expedientes y los trámites que conforman cada uno de ellos. Se imprimen datos como la referencia del expediente, su descripción, usuario, fechas de inicio y finalización, importe estimado, etc. Partiendo de este informe el usuario también puede diseñar otros formatos de listado.

Si se desean obtener en el informe los expedientes de todos los clientes de un usuario, se puede pulsar la tecla

cuando el programa solicita la selección de un cliente.

De forma similar, si se precisa un informe que incluya los datos de los expedientes de todos los usuarios, también habría que pulsar la tecla

en el momento que se solicita la selección del usuario. Esta posibilidad sólo la tendrán los usuarios con permisos de "administrador" puesto que los restantes usuaros sólo pueden obtener informes de sus propios expedientes.