Mandatos

Los adeudos directos SEPA son un sistema de cobro que requiere la existencia de una orden de domiciliación o mandato en la que el cliente/deudor autoriza el cobro por parte del emisor/acreedor.

Antes de poder emitir recibos a un cliente, el emisor debe realizar un documento o mandato en el que solicita la firma de su cliente para autorizar la emisión de los adeudos de cobro. Una vez firmada la autorización, el cliente debería devolver nuevamente al emisor el mandato o autorización (si el adeudo corresponde al esquema B2B también debería informar de la autorización a su entidad bancaria para que pueda aceptar los recibos remitidos por la entidad del acreedor). El emisor o acreedor debe archivar y custodiar los mandatos y sus posibles modificaciones o su cancelación.

Cada mandato debe estar identificado por una referencia única que le asigna el acreedor. El emisor o acreedor asignará una referencia diferente a cada orden de domiciliación para poder identificar los adeudos asociados a un mandato concreto. Si en el momento de la firma del mandato éste no contenía aún dicha referencia, el acreedor deberá comunicársela al deudor antes de iniciar el primer cobro.

Esta referencia de cada mandato irá grabada en los datos del recibo que se remiten a la entidad bancaria al realizar los adeudos directos SEPA.

El emisor o acreedor deberá conservar la orden de domiciliación hasta el momento de su cancelación y, con posterioridad a ésta, mientras pueda serle exigida para justificar la existencia de autorización para un cobro, por un tiempo mínimo de 14 meses después del último recibo.

Cuando hayan transcurrido 36 meses sin que se presenten adeudos asociados a un mandato, éste quedará automáticamente cancelado. El acreedor no podrá realizar nuevos adeudos relacionados con el mismo, sin recabar una nueva orden de domiciliación.

Las autorizaciones de domiciliación o mandatos existentes con anterioridad a la utilización de las normas SEPA siguen siendo válidas si para la emisión de adeudos directos SEPA se utiliza el esquema Básico (Core). En el caso de adeudos según el esquema B2B es necesario realizar un nuevo mandato para solicitar nuevamente la autorización del cliente para la emisión de recibos. El cliente debe firmar y devolver al emisor para su custodia el nuevo mandato antes de poder emitir los recibos.

En la emisión de recibos según el esquema B2B, al tratarse de operaciones que suponen la renuncia expresa por parte del deudor al derecho de reembolso para transacciones autorizadas, la entidad bancaria del cliente (entidad deudora) debe recabar su conformidad antes de efectuar el cargo en cuenta. Por este motivo es conveniente que se advierta a los clientes de la necesidad de transmitir a su entidad bancaria el consentimiento para que dicha entidad pueda realizar el cargo en cuenta de los adeudos B2B.

El contenido del mandato es estándar (la AEB propone el formato de estos mandatos en su norma nº 50) y debe estar redactado en el idioma del deudor y en inglés.

En las siguientes páginas de Internet pertenecientes a "The European Payments Council" se pueden encontrar las traducciones a diferentes idiomas de los textos que se incluyen en los mandatos:

http://www.europeanpaymentscouncil.eu/content.cfm?page=core_sdd_mandate_transalations

http://www.europeanpaymentscouncil.eu/content.cfm?page=sepa_b2b_dd_mandate_translations

El programa incluye un sencillo sistema para gestionar los mandatos o autorizaciones de domiciliación de los clientes. Esta opción permite realizar e imprimir los mandatos y también archivar digitalmente los mandatos una vez firmados por el deudor.

Cuando el programa genera las remesas de recibos consultará la tabla de mandatos de cada cliente para verificar que exista algún mandato en vigor puesto que es necesario indicarle a la entidad bancaria el número de REFERENCIA del mandado en el que el cliente ha autorizado al emisor la domiciliación del adeudo. El programa no podrá emitir recibos en el caso de que no exista algún mandato en vigor o cuando ya se han emitido todos los recibos correspondientes a una serie de adeudos recurrentes para los que se realizó el mandato.

La opción de realización y gestión de mandatos se encuentra en la ficha de datos de los Clientes, en la solapa de "Datos específicos para cada emisor". El acceso a esta opción se realiza pulsando el botón "Mandatos" que abre una tabla o fichero donde se registran los mandatos de cada cliente.

El programa sólo permite abrir el apartado de Mandatos si la "forma de pago" o cuenta bancaria del emisor que se selecciona en el cliente está configurada para la emisión de adeudos en formato SEPA, es decir, si en la ficha de la forma de pago están configurados los tipos de domiciliación "Cuaderno SEPA 19.14 Básico", “Cuaderno SEPA 19.44 B2B” o “Cuaderno SEPA XML (B2B/COR1/CORE)”. Si la forma de pago está configurada para emitir recibos según los antiguos formatos CSB 19 ó CSB 58, no se podrá acceder al apartado de Mandatos (recuerde que el tipo de recibos a generar de cada "Forma de pago" se puede configurar en la ficha de datos del Emisor, en el apartado "Formas de pago").

Al pulsar el botón "Mandatos" en la ficha de datos de cada cliente se abre un fichero o tabla con todos los mandatos que el cliente tiene para el emisor seleccionado.

El funcionamiento de esta tabla de Mandatos a la hora de insertar, modificar y borrar fichas de mandatos es igual que el funcionamiento de los restantes ficheros que conforman el programa y que se detalla en el apartado bases de datos de esta documentación. Por ejemplo, para crear un nuevo mandato se puede hacer click con el ratón sobre el botón

o pulsar la tecla

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Datos del acreedor y deudor: existen varias casillas en las que se muestran los datos identificativos y el domicilio del acreedor o emisor y del cliente o deudor. El programa cumplimenta automáticamente esas casillas obteniendo la información desde las fichas del emisor y del cliente. Estas casillas salen en color amarillo para indicar que no se pueden modificar manualmente en este apartado de Mandatos. Si fuese necesario realizar algún cambio en esos datos habría que hacerlo desde la ficha del Emisor y desde la ficha del Cliente.

En la casilla “Código identificación” del acreedor el programa propone por defecto como identificador el NIF del emisor. Al lado de esta casilla existe un botón con el título “Calcular identificador SEPA NIF” que permite calcular y usar en los mandatos el mismo código de identificación del emisor que se utiliza internamente en el fichero de remesa de recibos que se envía al banco. Este código está formado por las siglas del país (“ES”) + dos dígitos de control + sufijo de la remesa + NIF del emisor.

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Cuenta de domiciliación completa: en esta casilla se ha de seleccionar la cuenta bancaria del cliente en la que se van a domiciliar los adeudos. Al crear un nuevo mandato el programa muestra para su selección las diferentes cuentas bancarias que se pueden registrar para cada cliente. Una vez que se graba el mandato el programa ya no permite modificar este dato. Después de seleccionar la cuenta bancaria en esta casilla el programa calcula la casilla "Referencia del mandato".

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Tipo de pago: en los mandatos y en el fichero de remesa que se enviará al banco debe indicarse si el adeudo corresponde a una operación con pago único o si se trata de un adeudo perteneciente a una serie de adeudos recurrentes. En el caso de operaciones con pago único, en el momento que se remita al banco un primer recibo con la referencia del mandato, la entidad bancaria ya no admitirá nuevas domiciliaciones con esa misma referencia de mandato, es decir, si hubiese que volver a emitir nuevos recibos para el mismo cliente, habría que volver a solicitar su autorización en un nuevo mandato. Para la emisión periódica de recibos a un mismo cliente será conveniente utilizar el tipo de pago “Adeudo de una serie de adeudos recurrentes” que permite emitir múltiples recibos con un mismo mandato.

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Referencia del mandato: cada mandato debe tener una referencia única o código identificativo único que no debe repetirse en otras autorizaciones de adeudo. El programa calcula y propone automáticamente una referencia al seleccionar la cuenta bancaria del cliente. Esta referencia que calcula el programa está formada en base al código IBAN que identifica la cuenta bancaria del cliente, en base a la fecha del mandato y también incluye otros dígitos secuenciales de forma que la referencia no se repita en los diferentes mandatos del cliente. El usuario también puede escribir manualmente la referencia que quiera darle a cada mandato (la referencia la asigna el emisor o acreedor) pero tiene que tener en cuenta que esa referencia debe de ser única. Esta referencia es un código de hasta 35 caracteres alfanuméricos que se imprimirá en el texto del mandato y que también se facilitará a las entidades financieras en el fichero de la remesa de recibos. Si con anterioridad a la utilización de las normas SEPA, el emisor y el cliente ya habían firmado algún mandato o autorización de domiciliación, dicha autorización puede seguir teniendo vigencia y, en ese caso, en esta casilla el usuario se podría reemplazar la referencia que calcula automáticamente el programa y escribir la referencia que tuviese dicho mandato. Recuerde que los mandatos anteriores sólo son válidos si los recibos se emiten según el esquema Básico (Core). En cambio, si los adeudos se emiten según el esquema B2B es obligatorio que el cliente firme un nuevo mandato o autorización conforme a lo establecido en las normas SEPA, no siendo válidos por tanto los mandatos antiguos.

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Número de emisiones realizadas: en esta casilla se va registrando y se puede configurar el contador de los adeudos generados en base a cada mandato. Este dato junto con la casilla siguiente, “Número máximo de emisiones a realizar”, se utilizará en el caso de adeudos recurrentes para determinar el tipo de adeudo que se va a generar puesto que es necesario diferenciar si se trata del primer adeudo de una serie de adeudos recurrentes (en este caso se trataría del tipo “FRST”), si es el último adeudo de una serie (tipo “FNAL”) o si es un recibo intermedio diferente al primero y al último (tipo “RCUR”). Si no se han generado anteriormente recibos en base al mandato, esta casilla estará a cero. La primera vez que el programa genere algún adeudo usando este mandato le asignará el valor “1” e irá aumentando este contador por cada recibo generado en base dicho mandato. El usuario también puede configurar manualmente este contador para controlar si el recibo a generar es el primero (FRST), el último (FNAL) o un recibo intermedio (RCUR) o para controlar si deben emitirse más recibos en base a este mandato. El número de emisiones realizadas se irá incrementando automáticamente al generar los remesas si está activada la casilla “Actualizar secuencia de mandatos” (en la opción “Generar domiciliaciones para banco SEPA”).

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Número máximo de emisiones a realizar o límite: esta casilla funciona en combinación con la casilla anterior (Número de emisiones realizadas), para controlar si pueden seguir generándose más recibos de un mandato o para saber si tiene que asignarle el tipo de adeudo “FRST” (primer recibo de una serie de adeudos recurrentes), el tipo “FNAL” (último recibo) o el tipo “RCUR” (adeudo intermedio de una serie de adeudos recurrentes que no es el primero ni el último). El programa seguirá generando adeudos para un mandato siempre que el número máximo de emisiones a realizar sea superior al número de emisiones realizadas. En el momento que el número de emisiones realizadas sea igual al número máximo de emisiones a realizar el programa ya no seguirá generando recibos con este mandato. Esta casilla se puede dejar a cero (o poner en ella un número alto) cuando se le van a emitir adeudos periódicamente al cliente pero no se sabe el número concreto de recibos que se van a generar a lo largo del tiempo en base al mandato.

Al pulsar el botón “Aceptar” para grabar la ficha del mandato, el programa preguntará si se desea imprimir el mandato. En la parte superior de la ficha de mandatos también hay un botón con el título "Imprimir modelo" que se encarga de abrir el apartado para redactar e imprimir los mandatos o autorizaciones de domiciliación.

Aunque los mandatos deben tener unos textos y contenidos mínimos que establecen las normas SEPA, cada emisor puede redactar y diseñar estos documentos para ajustar el formato, idioma de los textos, etc. según sus necesidades.

El programa IRFAC incluye en este apartado un sistema para facilitar la redacción e impresión de los mandatos trasladando a estos documentos todos los datos del emisor, cliente, cuenta bancaria, referencia, etc. que se manejan en el apartado de Mandatos.

El usuario puede confeccionar los mandatos o autorizaciones de adeudo en el programa PROCESADOR DE TEXTOS que utilice habitualmente y guardar luego ese documento en formato RTF (Rich Text Format). El programa IRFAC incluye ya redactados en formato RTF algunos ejemplos de Mandato correspondientes al esquema Básico (Core) y al esquema B2B de las normas SEPA (se instalan en la carpeta "DOC" como se explica más adelante).

Normalmente, cualquier programa procesador de textos tipo "WordPad", "MS-Word", "OpenOffice", "Libre Office", "Abiword", "WordPerfect", etc. puede grabar los documentos en formato ".RTF". Para grabar en formato RTF hay que indicar “Guardar como...” y, de entre los formatos de fichero que puede grabar el procesador de textos, habría que seleccionar el formato “.rtf” que en la mayoría de procesadores de texto vendrá también identificado como formato de “Texto enriquecido” o “Rich Text Format”.

En esos documentos ".rtf" el usuario puede añadir "variables" o campos que luego el programa se encargará de reemplazar para sustituirlos por los datos del mandato como pueden ser los datos del emisor (acreedor), los datos del cliente (deudor), el código IBAN y BIC correspondiente a la cuenta bancaria de domiciliación, el tipo de pago, la referencia del mandato, etc.

Se puede confeccionar un documento base o "plantilla" que luego se utilizará para obtener los mandatos con los datos específicos ya de cada adeudo.

Al entrar en la opción "Imprimir modelo" del apartado "Mandatos" se abre una ventana en la que se puede seleccionar el documento RTF del mandato que luego se va a rellenar o cumplimentar con la información de cada cliente y adeudo.

En esa misma ventana se muestra la lista de VARIABLES o datos que el programa puede reemplazar en el documento en formato ".rtf".

Para confeccionar un documento en formato RTF que luego el programa pueda cumplimentar con los datos del mandato se puede utilizar cualquier procesador de textos que permita grabar los documentos en formato "Rich Text Format (*.rtf)".

El programa IRFAC incluye ya redactados en formato RTF algunos ejemplos de Mandato correspondientes al esquema Básico (Core) y al esquema B2B. Estos documentos se instalan en la carpeta "DOC" dentro del directorio donde esté instalado el programa IRFAC (habitualmente "C:\Archivos de programa\IRANONFISCAL\DOC\"). En esta carpeta encontrará por ejemplo el fichero "mandato-basico.rtf" que es un ejemplo de mandato conforme al esquema Básico (Core). También se instala otro fichero llamado "mandato-b2b.rtf" que es un ejemplo de mandato adaptado al esquema B2B de las normas SEPA.

En el programa procesador de textos se puede redactar el documento del mandato con el formato y contenido que deba tener y en aquellos puntos del documento donde se quieran introducir los datos del emisor, cliente, datos bancarios, etc., habría que escribir el nombre de la "variable" o dato a incluir. En este mismo apartado "Mandatos / Imprimir modelo" el programa muestra la lista de variables que puede trasladar al documento y una descripción de lo que contiene cada variable.

El nombre de la variable hay que escribirlo encerrado entre los caracteres "<" y ">" en la redacción del texto del mandato. Por ejemplo, el programa tiene una variable llamada "DEUNAME" que permite pasar al documento RTF el nombre del cliente o deudor. Si al redactar un documento se desea incluir el nombre del cliente, se podría escribir "<DEUNAME>". De igual forma, si se necesita imprimir el NIF del cliente, se podría utilizar la variable "<DEUNIF>".

Entre las diferentes variables que se pueden imprimir o trasladar al documento RTF hay variables relativas a la ficha de datos del emisor o acreedor (nombre, NIF, domicilio), cliente o deudor (también nombre y domicilio), cuentas bancarias del deudor y acreedor, tipo de pago (pago único o pago recurrente), etc. y también existen otras variables con información del sistema como la FECHA.

Por ejemplo, si en algún apartado del documento se desea que aparezca la fecha del mandato se podría escribir la variable "<SYSTEM.FECHAACTUAL>" que imprime la fecha en formato numérico tipo "dd/mm/aaaa" (dia/mes/año). Si esa misma fecha se desea imprimir pero con el mes escrito en formato largo se podría usar el campo "<SYSTEM.FECHAACTUALEX>" (observe que algunas variables como éstas, incluyen dos palabras separadas por un punto).

Recuerde que en la carpeta donde esté instalada la aplicación IRFAC, en la subcarpeta "\DOC", puede encontrar algunos ficheros ".RTF" para realizar los mandatos conforme a las normas SEPA: "mandato-basico.rtf" (mandato para usar con adeudos directos según el esquema Básico), "mandato-b2b.rtf" (mandato adaptado al esquema B2B).

Se pueden tener diferentes ficheros RTF para utilizar como "plantilla" o "documento base" al hacer la impresión de los diferentes mandatos de los clientes.

Esta opción se encarga de reemplazar las variables que se hayan podido incluir en el documento RTF sustituyéndolas por el valor que tengan esas variables en cada mandato.

Al reemplazar las variables se utilizará el documento RTF que se haya seleccionado en la parte superior de la ventana de este apartado, en la casilla "Documento". A la hora de "fusionar las variables" el documento RTF no debería estar abierto en el programa procesador de textos para que el programa IRFAC pueda sustituir las variables por los valores de cada mandato.

Una vez realizada la sustitución de las variables por los valores correspondientes se abrirá automáticamente el mandato generado en el procesador de textos configurado por defecto en el sistema. El fichero RTF resultante después de fusionar las variables se guarda en un fichero temporal para no sobreescribir el fichero "plantilla" que contiene las variables y que servirá como documento base para imprimir otros mandatos.

Es aconsejable disponer siempre de copias de seguridad de los documentos base o plantillas (el fichero indicado en la parte superior de la ventana de este apartado) que contienen las variables para poder utilizarlo luego al hacer otros mandatos. Una vez realizada esta "fusión de variables", los nombres de esas variables se eliminan del documento RTF y el proceso no se puede revertir. Por este motivo, habría que tener siempre a salvo el documento "plantilla" y por otro lado, si se quieren conservar también los documentos de cada mandato, guardar dichos documentos con otro nombre o en otra ubicación.

Si realiza cambios en los documentos de mandato que incluye el programa en la carpeta "\DOC", debería guardar sus modificaciones en ficheros con un nombre diferente a los incluidos en el programa IRFAC ("mandato-basico.rtf" y "mandato-b2b.rtf") porque si le pone el mismo nombre de fichero, al instalar actualizaciones del programa se perderían sus documentos al sobreescribirse esos archivos RTF.

Esta opción simplemente abre o edita el documento RTF del mandato mediante el programa PROCESADOR DE TEXTOS ("WordPad", "MS-Word", "OpenOffice", "Libre Office", "Abiword", "WordPerfect", etc.) que esté configurado en el sistema para abrir ficheros de tipo ".rtf".

El botón “Editar documento” se puede utilizar para abrir los documentos “plantilla” o “documento base” en los que se configuran las variables aunque también servirá para abrir cualquier otro documento guardado en formato RTF.

El fichero RTF a abrir debería existir antes de utilizar este botón. Si no existe el documento RTF esta opción no realizará ningún proceso.

El emisor de los recibos (acreedor) tiene la obligación de registrar y custodiar los mandatos o autorizaciones de adeudo una vez firmados por sus clientes durante un tiempo mínimo de 14 meses después del último recibo. Estos documentos firmados por los clientes se pueden digitalizar mediante un escáner y archivar en la base de datos del programa IRFAC para tener un rápido y fácil acceso cuando se necesite su consulta o impresión.

Estos documentos digitalizados se pueden registrar en la base de datos utilizando el botón "Registrar documento del mandato" que aparece en la parte inferior de la ventana de mandatos. Este botón abre una ventana de diálogo que permite buscar y cargar el fichero que contiene el mandato digitalizado. Esta opción admite ficheros de tipo PDF, DOC o JPEG.

El botón "Ver documento digital" que también aparece en la parte inferior de la pantalla de mandatos se encarga de abrir o leer desde la base de datos del programa IRFAC el mandato. Esta opción abre en pantalla el fichero PDF, DOC o JPEG que previamente se hubiese archivado. El documento se abrirá con el correspondiente programa que esté predeterminado en el sistema para ver cada tipo de fichero. Por ejemplo, si el documento está digitalizado en formato PDF, se abrirá normalmente con el Adobe Reader o bien, con el programa que esté configurado por defecto en Windows para abrir los ficheros PDF. Una vez que se visualiza en pantalla el archivo del mandato, utilizando las opciones del programa en el que se ha abierto se podría imprimir o guardar en un archivo externo a la base de datos de IRFAC.

Los botones "Registrar documento del mandato" y "Ver documento digital" no están activos cuando se crea un nuevo mandato. Una vez que se pulsa "Aceptar" para grabar el nuevo mandato, si se vuelve a abrir o editar el mandato ya estarán habilitados estos botones que permiten registrar en el programa el documento digitalizado del mandato.

Sólo es posible archivar un documento digitalizado de cada mandato. Si el mandato tiene varias páginas y se digitaliza en más de un fichero de imagen, etc. habría que unificarlos en un sólo documento.

Mediante esta opción el documento digitalizado del mandato se graba con los restantes datos de la ficha del mandato y, por tanto, si se borra un mandato, se borra también el documento digitalizado (".pdf", ".doc", ".jpeg") que pudiese contener.

Una vez que se pulsa el botón "Registrar documento del mandato" y se selecciona el fichero que contiene el documento del mandato digitalizado, se graba automáticamente en la base de datos y se podría utilizar luego el botón "Salir" para cerrar la ficha del mandato porque el documento ya debería haber quedado registrado en la base de datos de IRFAC.