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La emisión de recibos según los esquemas SEPA en el programa se realiza desde el menú “Facturación”, “Recibos”, opciones “Generar disco para banco SEPA Cuaderno 19.14” y “Generar disco para banco SEPA Cuaderno 19.44”.
El programa sigue incluyendo también en el menú de recibos opciones para generar ficheros de remesa en los antiguos formatos CSB 19 y CSB 58. El formato CSB 19 no podrá utilizarse a partir del 1 de febrero de 2014. El formato CSB 58 dejará de tener validez a partir del 1 de febrero de 2016.
Las opciones de generación de remesas en formato SEPA según los esquemas 19.14 (básico o CORE) y 19.44 (B2B) tienen el mismo funcionamiento en el programa así que las siguientes indicaciones servirían para ambos formatos.
Las opciones “Generar disco para banco SEPA 19...” graban las remesas de recibos en ficheros de tipo texto plano de posiciones fijas. En las normas SEPA existe la posibilidad de presentación a través de ficheros tipo XML según la norma ISO 20022 pero actualmente no se contempla en el programa ni todas las entidades bancarias dan soporte a este tipo de ficheros.
Al acceder a las opciones “Generar de disco para banco...” se solicita en primer lugar la selección del Emisor del que se van a generar los recibos.
Después de seleccionar el emisor se abrirá una ficha que solicita la siguiente información:
| • | Cliente/Proveedor: en las casillas nombre comercial, razón social y NIF se podría seleccionar el nombre de un cliente concreto para generar exclusivamente recibos correspondientes a dicho cliente. Lo normal será que estas casillas estén en blanco para poder generar los recibos de múltiples clientes. |
| • | Ejercicio: se indicará el año al que corresponden las facturas de las que se van a emitir recibos. |
| • | Serie: en esta casilla se puede indicar la serie de facturas de la que se van a emitir recibos. Si esta casilla se deja en blanco, el programa generará los recibos de todas las series de facturas que puedan haberse utilizado. |
| • | Fecha inicial y Fecha final: el programa utiliza estas fechas para localizar las facturas de las que se desean emitir los adeudos. |
| • | Forma de pago: en esta casilla se puede seleccionar el banco o forma de pago del Emisor para el que se va a generar la remesa de recibos. |
| • | Fecha de emisión: es la fecha de emisión o creación de la remesa de adeudos. Esta fecha debe ser siempre anterior a la fecha de cargo. |
| • | Fecha de cargo: en esta casilla se indicará la fecha en la que las entidades bancarias deben adeudar la cuenta del deudor y abonar en la cuenta del acreedor. Los adeudos directos deberán presentarse con antelación a su fecha de cobro, que será aquella en la que el deudor debe cumplir con su obligación de pago, dentro de un plazo que variará según se trate de una operación única, de la primera operación de una serie de adeudos recurrentes o de otro adeudo diferente al primero de una serie de adeudos recurrentes. En recibos correspondientes a una operación de pago único o correspondientes al primer adeudo de una serie de adeudos recurrentes, este plazo será generalmente de 7 días hábiles interbancarios. En los adeudos de una serie de adeudos recurrentes, cuando no sea el primer adeudo emitido, el plazo será generalmente de 4 días hábiles interbancarios. Es aconsejable que consulte con su entidad financiera estos plazos para conocer la fecha de cargo que deberá poner a las remesas según la fecha de su emisión. |
| • | Comentario: en cada recibo hay reservado un pequeño espacio (140 caracteres) en el que el emisor puede incluir una breve descripción o comentario que permita saber al cliente o deudor el motivo del adeudo. Esta casilla se puede redactar en el momento de generar las remesas de recibos pero, por defecto, al seleccionar la “Forma de pago” (banco del emisor) el programa copiará en este campo la descripción que esté definida en la casilla “Rótulo del recibo” en la ficha de la forma de pago del emisor. El texto introducido en esta casilla se utilizará como descripción o comentario en todos los recibos generados en cada remesa. En el apartado de esta documentación que habla de la casilla “Rótulo del recibo” de la ficha de “Formas de pago” del emisor se describe el uso algunas variables ( #FECHA# #SERIE# #NUMERO# #EMISOR# ) que se pueden utilizar en esta descripción y que permiten incluir en el comentario información del emisor y de la factura a la que corresponde cada adeudo. |
| • | Nombre del fichero SEPA: las normas SEPA establecen la nomenclatura que deberían tener los de ficheros de adeudos. En el nombre de los ficheros se incluye la fecha y hora en la que han sido generados. Por defecto, el programa se encarga de asignarle a cada fichero de remesa el nombre de fichero que le correspondería según las normas SEPA. Este nombre de fichero estará conformado con los siguientes datos: empieza por las letras “PRE” + FECHA + HORA + REFERENCIA del presentador. La FECHA se graba en formato AAAAMMDD siendo las letras “AAAA” el año, las letres “MM” el mes y las letras “DD” el día. La HORA se graba en formato HHMMSSmmmmm siendo las letras “HH” la hora, las letras “MM” los minutos, las letras “SS” los segundos y las letras “mmmmm” los milisegundos. En esta casilla “Nombre del fichero SEPA” el usuario puede introducir una REFERENCIA IDENTIFICATIVA (13 caracteres) que formarán la parte final del nombre del fichero. Por ejemplo, un nombre de fichero de remesa podría tener esta forma: “PRE2014011319150900635RRRRRRRRRRRRR”. Las últimas letras “R” son el texto que el usuario ha escrito en esta casilla “Nombre del fichero SEPA”. No obstante, en el momento de grabar el archivo, el usuario también puede cambiar manualmente todo el nombre del fichero propuesto por el programa para asignarle el nombre y extensión que estime oportuno o el tipo de nombre que solicite el software de su entidad bancaria. |
| • | Actualizar secuencia de mandatos: si se marca esta casilla el programa se encargará de incrementar en la ficha del Mandato el número de emisiones realizadas cada vez que se genere el adeudo correspondiente a un mandato. En una serie de adeudos recurrentes se utiliza este contador de “emisiones realizadas” para saber si se trata del primer recibo emitido de un mandato, si se trata del último recibo a emitir o si es un recibo intermedio que no corresponde con el primero o el último. |
| • | En la pantalla de generación de disco para el banco también se solicitan otros datos que ya existían en años anteriores como son: “Marcar facturas como pagadas”, “Asignar Total pagar al Total pagado” y otros datos para configurar la exportación a contabilidad del cobro de las facturas: fecha del cobro, subcuenta contable y descripción. |
Una vez que se han cumplimentado las casillas de la pantalla de generación de disco para banco descritas en los párrafos anteriores, el programa empezará a recopilar la información para generar la remesa de recibos y mostrará una ventana con un “log” o registro de los recibos que se van a incluir en la remesa.
Si el programa no ha detectado ningún problema o falta de datos, mostrará el botón “Continuar proceso” (en la parte superior derecha de la ventana de log) que habría que pulsar para terminar la generación del fichero de recibos.
En cambio, si al recopilar la información de las facturas, clientes y emisor para confeccionar la remesa de adeudos se encuentra algún problema, el programa cancelará la generación de la remesa y mostrará en este log indicaciones del número de errores encontrados y de las facturas o clientes en los que falta alguna información para que el usuario pueda completarla o corregirla. En este caso no aparecerá el botón “Continuar proceso” que permite continuar con el proceso y obtener la remesa de recibos.
En la parte superior izquierda de la ventana de log también existe un botón con el título “Guardar registro en fichero” que permite guardar en un archivo la información que el programa ha recopilado en este log o registro. Este botón no genera la remesa para entregar al banco, simplemente graba en disco un fichero de texto con los errores encontrados para que el usuario pueda ir corrigiéndolos y con la información de los recibos que se van a generar. Recuerde que este fichero de log o registro es únicamente para su utilización y no debería remitirse al banco porque no se trata del fichero de recibos conforme a las normas 19.
Finalmente, cuando se pulsa el botón “Continuar proceso”, el programa abre una ventana de diálogo solicitando la ubicación y nombre del fichero de remesa que se va a grabar. Este fichero será el que se remita a la entidad bancaria para que realice los cobros. El programa propone un nombre de fichero según las indicaciones de las normas SEPA pero también puede variarse libremente en esta ventana de diálogo.
Otras opciones del apartado Recibos
En el menú “Recibos” se han añadido otras opciones relativas a la domiciliación de adeudos directos SEPA:
| • | Imprimir informe de domiciliaciones SEPA. Esta opción permite leer un fichero de remesa de adeudos SEPA y obtener o imprimir un informe de su contenido. En esta opción se puede seleccionar un fichero obtenido previamente con las opciones “Generar disco para banco SEPA Cuaderno 19...” para visualizar su contenido o imprimir un informe. |
| • | Procesar disco de devoluciones SEPA. Esta opción sirve para cargar los ficheros de devoluciones que pueden facilitar las entidades financieras con la relación de recibos que no han podido cobrar de una remesa. El programa permite quitar automáticamente la marca de factura “Pagada” en aquellas facturas que corresponden con los recibos devueltos. Esta opción sólo admite ficheros de devolución en formato tipo texto plano de posiciones fijas. |
| • | Mandatos SEPA. Desde esta opción se pueden consultar todos los mandatos o autorizaciones de domiciliación realizadas por un emisor. En este apartado sólo se pueden visualizar los mandatos o realizar su impresión pero no es posible añadir nuevos mandatos. La creación de nuevos mandatos hay que realizarla desde la ficha del Cliente, solapa “Datos específicos para cada emisor”, botón “Mandatos”. |
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