Importación de datos desde Hojas de cálculo al Modelo 233
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Importación de datos desde Hojas de cálculo al Modelo 233
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El programa puede importar datos a la relación de declarados del modelo 233 desde Hojas de cálculo en formato Excel o en formato LibreOffice/OpenOffice. Esta importación de datos se realiza mediante la opción "Modelo", "Importar ficheros formato XLS" del menú de opciones del modelo 233, es decir, estando en la edición o pantallas de entrada de datos del modelo 233 de una empresa.
Al ejecutar esta opción se abre una ventana para configurar la importación en la que se selecciona el fichero de hoja de cálculo del que se van a obtener los datos y las columnas de la hoja de cálculo en la que hay que leer los diferentes datos que forman la declaración. En este proceso se importan las fichas de los menores inscritos en la guardería (datos que van en la ventana "Relación de declarados"). La configuración de la importación se puede dejar archivada en una plantilla para su uso en posteriores ocasiones.
En esta ventana de configuración hay que indicar los siguientes datos:
Las líneas que salen en color rojo en la ventana de configuración (por ejemplo: el código identificador del declarado, el NIF, apellidos y nombre de la madre o persona que obstente la custodia, el nombre, apellidos y fecha de nacimiento del menor o el importe de los gastos) son datos de configuración obligatoria, es decir, el proceso de importación no continuará si no se configura la columna de la que se importarán estos datos.
En la configuración de columnas a importar, las columnas se identificarán por la misma letra que se utiliza en la hoja de cálculo. Esas letras tienen que escribirse encerradas entre llaves. Por ejemplo, si el NIF de la madre/tutor está en la columna “A”, en la configuración de la importación se escribiría “{A}” en la fila “Custodia Nif”. Si ese dato está por ejemplo en la columna “AB” de la hoja de cálculo, se escribiría “{AB}”.
Es posible incluir dos o más columnas en un mismo campo escribiendo las letras de todas las columnas que se quieran importar al mismo campo. Por ejemplo, si el campo "Identificador" del declarado está formado por una serie de números o letras de la columna "B" de la hoja de cálculo y otros números o letras ubicados en la columna "C", en la configuración de la importación del campo "Identificador" se podría escribir “{B}{C}” y al importar, el programa unificaría en ese campo "Identificador" el contenido de las columnas “B” y “C”.
Si se necesitan aplicar fórmulas de cálculo al hacer la importación, se puede escribir una máscara de importación que empiece por el signo “=”. Esto permite utilizar fórmulas matemáticas y ciertas funciones de programación que pueden resolver casos que requieran un tratamiento de la información al importar. Por ejemplo, si para obtener el campo “Gastos Pagados” hay que sumar las columnas “F” y “G” de la hoja de cálculo, se podría poner la fórmula: “={F}+{G}”.
En la configuración de columnas se pueden introducir fórmulas matemáticas utilizando los operadores aritméticos con los signos utilizados habitualmente en informática: “+” (suma), “-” (resta), “*” (multiplicación) y “/” (división).
Por ejemplo, si el importe obtenido de la hoja de cálculo se carga desde la columna “H” y el importe viene en negativo y se necesita transformar a un valor positivo, se podría multiplicar por “-1” para obtener su valor en positivo con la fórmula “={H} * -1”
Al igual que en matemáticas, es posible utilizar “paréntesis” para establecer la prioridad de las operaciones, por ejemplo se podría escribir una fórmula como “=( {D} * 1000 ) / ( 3 + {AB} )” que hace varias operaciones aritméticas con los importes de las columnas "D" y "AB".
El programa trata como una fórmula matemática todas las columnas que empiecen por el signo “=” (igual). La identificación de las columnas se hace encerrando entre “{ }” (llaves) la letra o letras que identifican la columna en la hoja de cálculo. El resto de textos que se incluyan en la configuración de importación (y que no sean las letras de columnas o el signo “=”) se tratan como literales o “textos fijos” que se importarán tal cual en el campo. Por ejemplo, si en la hoja de cálculo los datos del campo "Identificador" del declarado viene en la columna “B” pero queremos que delante de los datos obtenidos de esa columna aparezca un texto fijo, se podría configurar como: “texto_fijo {B}”.
Por ejemplo, para importar los datos de una hoja de cálculo con los siguientes campos...
se podría establecer la configuración que se puede ver en la siguiente imagen en la que se han indicado las columnas que contienen los datos a importar desde la hoja de cálculo, el número de fila desde la que se deben importar los datos, etc.
Operaciones para importar la hoja de cálculo
Una vez finalizada la importación se muestra el número de registros importados o si ha habido algún registro que no se ha podido importar...
Antes de comenzar la importación de datos desde la hoja de cálculo, este proceso borra los datos que pudiesen existir previamente en el modelo 233 del declarante.
Antes de realizar la importación de datos desde la hoja de cálculo puede ser aconsejable realizar una COPIA DE SEGURIDAD de la base de datos del programa Iranon para poder restaurarla en caso de que surjan problemas si, por una configuración incorrecta de la importación, se cargasen datos incorrectos de forma masiva. Otra opción puede ser probar primero la importación utilizando una hoja de cálculo con un número reducido de declarados a importar para verificar que la configuración de columnas es la adecuada para el formato de la hoja de cálculo de la que se van a leer los datos.
Una vez realizada la importación, es importante que revise la corrección de los datos importados antes de proceder a presentar la declaración.
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