Memoria, informe de gestión y otros documentos

Presentación digital  |   Acciones propias

En el apartado "Declaraciones", "Registro Mercantil", "Memoria / Informe de gestión" el programa permite confeccionar la MEMORIA, el INFORME DE GESTION y otros documentos para su posterior impresión o incorporación a la presentación digital de cuentas.

El programa incluye algunas plantillas o ejemplos de memoria, informe de gestión, certificación de aprobación de cuentas, etc. que se pueden tomar como base para confeccionar las memorias de cada empresa. En la redacción de estas plantillas se incluyen diversas "variables" o fórmulas con el objetivo de redactar o mantener un documento genérico o plantilla y reemplazar luego esas variables de la plantilla por los datos concretos de cada empresa. Mediante esos textos variables o fórmulas se pueden trasladar a la memoria datos desde el apartado de Balances del programa, datos de la sociedad desde la tabla de empresas, etc.

También es posible seleccionar documentos confeccionados de forma externa al programa para que la aplicación simplemente las incluya en la presentación digital de cuentas.

Los ejemplos o plantillas de memoria, informe de gestión, etc. incorporadas en el programa se pueden editar y modificar desde cualquier editor o procesador de textos que permita abrir ficheros de tipo RTF.

Al entrar en el apartado "Memoria-Informe de gestión" se muestra una pantalla en la que se pueden seleccionar los ficheros de memoria y en la parte inferior se muestran las fórmulas de transferencia para importar los datos desde el balance. Esas fórmulas son las adecuadas para los textos de memoria que incluye por defecto el programa pero es posible cambiar dichas fórmulas o adaptarlas a cualquier otra plantilla que el usuario confeccione.

En la imagen anterior se han numerado los botones y opciones de la pantalla del apartado "Memoria-Informe de gestión". A continuación se detalla la función de cada uno de estos botones:

( 1 )  En las casillas de la columna "Documento de trabajo" se pueden seleccionarán los nombres de ficheros que contienen la memoria y documentos que se van utilizar como base para redactar la memoria.

( 2 )  En las dos primeras líneas que corresponden a la MEMORIA y el INFORME DE GESTION, con los botones señalados con el número 2 en la imagen anterior se pueden seleccionar las plantillas o ejemplos de memoria e informe de gestión que incluye el programa por defecto o cualquier otro documento y plantilla que tenga el usuario.

( 3 )  Los botones señalados con el número 3 sirven para seleccionar cualquier documento o plantilla de memoria, informe de gestión, etc. sobre el que se quiera trabajar.

( 4 )  Los botones "F" señalados con el número 4 en la imagen anterior permiten "fusionar" las variables sobre el documento. Esta operación reemplaza todas las variables o fórmulas introducidas en el texto de la memoria sustituyéndolas por el valor que se haya obtenido del balance o con los datos de la empresa. Después de reemplazar los textos de las variables, el programa pedirá conformidad para guardar en disco el documento resultante. Este documento se grabará con el mismo nombre de archivo que el indicado en la columna "Documento de trabajo" y se grabará en la carpeta de salida para Internet para no perder el documento de trabajo original o documento que contiene las variables. Esta carpeta de salida se puede seleccionar en el menú "Ficheros", "Configuración", "Programa", "Impresión", en la casilla "Internet-Directorio de salida de la impresión".

( 5 )  El botón "E" permite editar o abrir el fichero indicado en la columna "Documento de trabajo". El fichero se abrirá con el editor de textos seleccionado por defecto en el sistema para abrir archivos de tipo RTF (Rich Text Format).

( 6 )  El botón ">>" señalado con el número 6 permite generar la memoria en formato PDF para incorporarlo luego en la presentación digital de cuentas. Esta operación requiere tener instalada la impresora virtual Iranon IRPDF y el procesador de textos OpenOffice ( http://es.openoffice.org ).

( 7 )  En la columna "Documento para el Registro Pres. digital" se puede indicar el fichero de memoria u otros documentos a incluir en la presentación digital de cuentas. Es posible seleccionar ficheros de tipo PDF o ficheros de tipo texto (TXT).

( 8 )  Los botones de la columna marcada con el número 8 en la imagen anterior permiten seleccionar el fichero final a incluir en la presentación digital de cuentas.

( 9 )  El botón "V" que sale en la parte derecha de la imagen anterior marcado con el número 9 permite visualizar el documento final que se presentará al Registro Mercantil. Se tratará normalmente de ficheros de tipo PDF o TXT. Para abrir cada fichero se utilizará el programa que esté predeterminado en el sistema para visualizar ese tipo de ficheros.

Transferir datos del balance

La utilización de "variables" o fórmulas de cálculo permite obtener fácilmente la memoria, el informe de gestión u otros documentos de cada sociedad partiendo de un único modelo de documento o plantilla. Al imprimir o generar los ficheros de cada empresa el programa irá luego cambiando esas variables por los datos de la sociedad o sus datos económicos.

El programa incluye ya predefinidos modelos de MEMORIA y de INFORME DE GESTION que puede utilizarse directamente o tomarse como ejemplo para las modificaciones que el usuario precise. En el caso de la MEMORIA se incluyen tres plantillas para los tres formatos de presentación: PYMES, ABREVIADO y NORMAL. En estos modelos podrá ver como las variables se insertan en cualquier punto del texto escribiendo entre corchetes su número. Por ejemplo, si al imprimir, el programa encuentra en un punto del documento una variable: {$V0001}, esa variable se sustituirá por el valor que tenga asignado y que en este ejemplo sería la "Razón social" de la sociedad.

En la primera página de este apartado se pueden establecer las variables y fórmulas de cálculo que luego se usarán en los textos de memoria e informe de gestión. Hay una serie de variables que el programa lleva ya predefinidas y que el usuario no puede modificar; se trata de aquellas variables que la columna OTROS tienen la palabra "Reservado". Las primeras 20 variables son reservadas para información básica de la memoria. A partir de la variable 20 se introducen las variables que corresponden con fórmulas para transferir datos de balances. Por ejemplo, si se ponen los códigos de cuentas contables 474+565+566+57 en la casilla V0020, cuando se traslade de balances se recogerán y sumarán los resultados correspondientes a las cuentas 474, 565, 566 y 57. Se puede seleccionar también el ejercicio ya que se necesita acceder al menos al balance de los dos últimos ejercicios.

Para las variables calculadas, es decir que su valor depende de los valores de otras variables, se debe indicar en la columna OTROS el valor "Formula interna". Si se desea que alguna fórmula no sea tomada en cuenta se debe consignar en la casilla OTROS el valor "Sin uso".

El proceso a realizar es el siguiente: cuando se entra por primera vez se carga la lista de variables y valores correspondientes por defecto. Si se desea hacer alguna modificación se deben introducir en el columna FORMULA y editar su valor. En estas fórmulas no se permite introducir espacios en blanco entre los operandos. Seguidamente se deberá ejecutar la opción "Cálculo", "Transferir de balances" para que se carguen los datos en las variables según la formula indicada.

En la opción TRANSFERIR DE BALANCES el programa recoge los datos desde el balance y de otros apartados del programa para cargar el valor a cada variable y ejecuta tambien las operaciones de cálculo para actualizar las variables que son calculadas, es decir, las variables que se calculan en base a otras variables. Una vez que las variables tienen cargado su valor en la pantalla inicial del apartado Memoria-Informe de gestión donde están las fórmulas, esa información se puede trasladar al texto de la memoria utilizando el botón "F" (fusionar variables).

Al editar la memoria en cualquier procesador de textos, las variables se pueden reconocer fácilmente porque son textos con el siguiente formato: {$Vnúmero_de_variable}. Por ejemplo serían variables válidas: {$V0001}, {$V0002}, {$V0003}, etc.

Se pueden insertar variables en cualquier punto de los documentos mediante el menú que se muestra al pulsar el botón secundario del ratón o escribiendo manualmente la variable con el formato que se indicaba en el párrafo anterior.

Una vez introducidas las variables en el texto de la Memoria o el Informe de gestión, se puede ejecutar la opción de fusionar variables y el texto de dichas variables será sustituido por el valor calculado al transferir del balances en la pantalla de fórmulas.

Certificado de aprobación de cuentas y otros documentos

El programa también incluye definidos algunos ejemplos o modelos para otros documentos para el Registro Mercantil. Estos documentos están guardados en la subcarpeta "\CSDATOS" dentro del directorio de la aplicación (habitualmente "C:\Archivos de programa\IRANONFISCAL\CSDATOS\"). Estos ficheros son los siguientes:

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