Memoria normalizada PYMES (Plan Cont. 2008)

La opción "Declaraciones", "Registro Mercantil", "Memoria normalizada PYMES (2008)" permite realizar la memoria en formato normalizado para incluir en la Presentación digital de cuentas siguiendo la taxonomía XBRL del Plan General Contable de 2007 que promueven el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas y otras unidades de la Administración y empresas privadas.

La memoria normalizada se utilizará únicamente en la presentación digital (CD, DVD o Internet). Si la presentación de cuentas se va a realizar en papel debería utilizar la opción "Declaraciones", "Registro Mercantil", "Memoria / Informe de gestión" que realiza la memoria en forma de texto.

En la presentación digital de cuentas se puede optar por realizar la memoria en forma de texto libre o realizarla en forma normalizada. En el primer caso la memoria se puede escribir con cualquier procesador de texto y grabar en alguno de los formatos de fichero que admite el Registro Mercantil (PDF, TXT, TIFF o JPEG). El formato de los datos y cuadros de memoria normalizados pueden tener cualquier disposición dentro del texto puesto que el documento se va a guardar en un fichero y tratar en la presentación como un "todo". Por el contrario, en la memoria normalizada, toda la información contenida en la memoria se va a tratar individualmente, casilla por casilla, y se va a grabar en formato XBRL junto con el modelo de Cuentas anuales. En esta forma de memoria normalizada cada casilla de los cuadros de memoria y cada bloque de texto se graba en formato XML en en su correspondiente campo del fichero DEPOSITO.XBRL lo que podría facilitar luego su análisis y revisión por parte del Registro Mercantil o su tratamiento mediante otros programas informáticos.

La memoria normalizada está disponible en el programa a partir del ejercicio 2009 en el modelo PYMES y a partir del ejercicio 2010 en el modelo Abreviado. No se contempla la realización de esta modalidad de memoria para el modelo Normal.

Al acceder al apartado de Memoria normalizada PYMES se muestra en pantalla un modelo con diferentes páginas o pestañas en las que se distribuyen los diferentes apartados y cuadros normalizados de la memoria:

•	En la primera página de este apartado, que tiene el título VARIABLES, se puede configurar el traslado de datos desde los balances a la memoria e incluye también varios botones para sustituir las variables por los valores correspondientes y cargar o guardar en ficheros los textos de memoria.

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Existen otras páginas con el título "TEXTO LIBRE" que permiten escribir textos libremente como se haría en cualquier programa editor de textos. En estas páginas será necesario detallar la información que debe ir en la memoria y que no está estandarizada en forma de cuadros normalizados y en otros casos permitirán ampliar la información incluida en los cuadros.

•	Las páginas que corresponden a CUADROS NORMALIZADOS tienen un formato o encasillado fijo en las que se pueden escribir manualmente los importes correspondientes o importar los datos desde los balances. Estas páginas tienen un funcionamiento similar al de los modelos de Cuenta anuales.

En la primera página del apartado Memoria normalizada PYMES se muestran las fórmulas de transferencia para importar los datos desde el balance, del modelo 200 o datos generales de la sociedad y trasladarlos automáticamente a los diferentes apartados de la memoria. En esta primera página también existen varios botones que permiten realizar las operaciones necesarias para cargar la "memoria tipo" que incluye el programa por defecto, sustituir las variables por sus valores, etc.

Las fórmulas incluidas por defecto en las variables son las adecuadas para la memoria que incluye por defecto el programa pero es posible modificar o añadir nuevas fórmulas en las variables.

Estas variables se pueden utilizar para trasladar los saldos tanto en las páginas de texto libre de la memoria normalizada como en las páginas de cuadros normalizados.

El botón "Leer Memoria tipo" que aparece al principio de la página de Variables permite cargar en las páginas de TEXTO LIBRE el ejemplo o plantilla de memoria que lleva el programa. En estos textos se incorporan variables que se sustituirán luego por sus valores correspondientes que previamente se han obtenido de los balances, de la información general de la sociedad o del modelo 200.

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Las variables que van en los TEXTOS de la memoria se pueden identificar porque van siempre encerradas entre corchetes con un formato: "{$V" + número de variable + "}". Por ejemplo, las variables número 1, 2 y 3 se insertarían en la redacción de la memoria con los siguientes nombres: {$V0001}, {$V0002} y {$V0003} respectivamente.

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En las casillas de los CUADROS de memoria normalizados también se incluyen variables aunque en ese caso el formato varía ligeramente al llevar sólo el carácter "V" + número de variable. Por ejemplo, para introducir las variables 1, 2 ó 3 se introducirían los textos "V0001", "V0002" o "V0003" (sin las comillas iniciales y finales). Pulsando la tecla

o mediante la opción "Cálculo", "Editar máscara" del menú, el programa mostrará la fórmula o variable que esté configurada en la casilla en la que esté situado el cursor.

En la primera página de este apartado de memoria se puede ver la relación de variables y el tipo de dato que representan o la fórmula que se ejecutará para obtener su valor.

•	Existen algunas variables que obtienen datos generales de la empresa desde la ficha de datos de la entidad como el nombre o razón social, NIF, domicilio, etc. Por ejemplo, la variable V0001 obtiene la razón social de la entidad o la variable V0004 se encarga de obtener el NIF.

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Otras variables obtienen su valor desde los balances y para ello incluyen en su fórmula la cuenta contable o relación de subcuentas que se van a acumular. Por ejemplo la variable V0020 incluye por defecto la fórmula 190+191+192+193+194+195+196. Al obtener el valor de esta variable desde el balance se acumularán los saldos de las cuentas 190 a 196. En este caso se obtendrán esas cuentas del balance del ejercicio anterior porque así se especifica en la fórmula pero se podría indicar el traslado también del ejercicio actual o del ejercicio-2. Algunas variables como la V0023 incluyen en su fórmula V0021+V0022. Al obtener los datos desde el balance se sumarán los valores de las variables 21 y 22.

Tanto en los textos libres que incluye el programa por defecto como en los cuadros de memoria existen apartados y casillas que no llevan fórmulas. Normalmente se trata de partidas en los que el Plan contable no establece unas subcuentas fijas. El usuario puede configurar estas fórmulas según su criterio y sus necesidades. Recuerde que en los cuadros normalizados pulsando la tecla

puede ver y modificar la variable asociada a cada casilla.

Mediante la opción "Cálculo", "Transferir de balances" del menú o pulsando el botón

, el programa recoge los datos desde el balance y de otros apartados de la aplicación para cargar el valor a cada variable y ejecuta también las operaciones de cálculo para actualizar las variables que son calculadas, es decir, las variables que se calculan en base a otras variables.

En esta operación se obtienen los datos del balance del ejercicio actual o de los balances de los ejercicios anteriores según esté indicado en la columna "OTROS" de cada variable.

Una vez que las variables tienen cargado su valor en esta primera página del apartado Memoria normalizada PYMES (2008), será necesario trasladar esa información al texto y cuadros de la memoria utilizando el botón "Fusionar variables" que aparece en la parte superior de esta página de variables.

Mediante este proceso el programa reemplaza cada variable por el importe o dato que haya en la columna "VALOR". Por ejemplo, si al fusionar variables el programa encuentra en un punto del texto una variable: {$V0001}, esa variable se sustituirá por el valor que tenga asignado y que en este ejemplo sería la "Razón social" de la sociedad. De la misma forma se realizará en las variables de cada casilla de los cuadros normalizados.

Al principio de la primera página del apartado de Memoria normalizada, en la página de VARIABLES, existen varios botones que permiten realizar las siguientes operaciones:

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Tal y como se ha indicado en párrafos anteriores, el botón Fusionar variables sirve para sustituir las variables en los textos de la memoria y en las casillas de los cuadros normalizados por su correspondiente valor que previamente se ha obtenido desde los balances, desde la ficha de datos de la empresa, etc.

•	El botón Leer Memoria tipo también se explicaba en párrafos anteriores y sirve para cargar la plantilla o ejemplo de textos de memoria que incluye el programa y que incluya ya variables configuradas.

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Los botones Leer fichero y Guardar fichero sirven para grabar en un archivo las páginas de texto libre que forman esta memoria normalizada junto con los cuadros. Si desea realizar su propia plantilla de textos podría cargar los textos que incluye el programa de ejemplo con el botón "Leer Memoria tipo" y utilizar luego el botón "Guardar fichero" para grabar en un archivo los textos. Estos textos se graban en "texto plano" (texto sin formato). Estos ficheros se pueden abrir con cualquier editor de textos y en ellos se pueden ver las diferentes páginas de texto libre de la memoria. El bloque de texto que forma cada página va identificado mediante etiquetas tipo XML. Por ejemplo, al principio de la página MPT2 irá un texto "<MPT2>" y el final de esa página irá identificado con la marca "</MPT2>". En el caso de la página MPT5, el texto libre irá identificado por la marca "<MPT5>" al principio y por la marca "</MPT5>" al final.

El proceso de cálculo se encarga de hallar el resultado de las casillas de totales que aparecen en color amarillo en las páginas correspondientes a cuadros de memoria. Recuerde siempre ejecutar esta operación después de fusionar variables o cuando realice algún cambio en los importes de los cuadros.

Para realizar el cálculo de la declaración se pueden utilizar cualquiera de los siguientes procedimientos:

El programa incluye una función de verificación que se encarga de realizar los test de errores que establece la normativa para chequear la corrección de la información introducida en la memoria. Este proceso de verificación se puede ejecutar desde el menú "Cálculo", "Verificar" o pulsando el botón

de la barra de herramientas.

Desde el menú de opciones "Internet", "Generales", "Documento PDF validaciones - Memoria normalizada PYMES" se pueden visualizar las páginas del BOE de los test de error que se realizan para validar la memoria. En estas páginas se pueden comprobar las operaciones y fórmulas aritméticas realizadas para verificar las diferentes casillas y apartados de la memoria.

El proceso de verificación se ejecuta también de forma automática al grabar y salir de este apartado de memoria.

La Memoria normalizada se genera en formato XBRL en el momento de realizar la Presentación digital de cuentas, es decir, en el apartado "Memoria normalizada PYMES (2008)" no existen opciones de impresión puesto que la memoria normalizada se va a grabar en formato XML (en el fichero "deposito.xbrl") junto con las cuentas anuales en el momento de hacer la presentación digital.