Exportar Libros de IVA e IRPF para la AEAT
|
Exportar Libros de IVA e IRPF para la AEAT |
|
|
El programa incorpora la posibilidad de exportar los Libros registro de facturas expedidas/ingresos y recibidas/gastos del IVA e IRPF en el formato de presentación definido por la Agencia Tributaria para atender Requerimientos de las oficinas de gestión tributaria.
En este proceso se generan ficheros tipo hoja de cálculo Excel o en formato CSV (ficheros de texto plano) con las columnas y formato establecido por la AEAT. Estos ficheros se obtienen desde el apartado de Libros registro, pulsando el botón: "Hoja Cálculo LR AEAT"...
El funcionamiento de esta opción es igual en los libros de facturas expedidas/ingresos y recibidas/gastos y básicamente se reduce a pulsar el botón "Hoja Cálculo LR AEAT" y luego pulsar el botón "Exportar" en la siguiente que se muestre y el programa ya solicitará que se seleccione la carpeta y nombre de fichero donde se va a grabar el Libro registro A continuación se muestra un ejemplo de exportación de ambos libros registro.
Este proceso de generar los Libros registro en el formato requerido por la AEAT también se puede realizar desde el menú principal del programa, desde las opciones "Libros registro", "Ventas e ingresos. Facturas emitidas" y "Compras y gastos. Facturas recibidas", "Formato Electrónico AEAT Libro Registro"...
Desde esta opción es posible generar el Libro registro conjunto de múltiples Actividades económicas. Al ejecutar esta opción y seleccionar el Sujeto pasivo titular de los Libros, a continuación se mostrará una ventana con la relación de Actividades que tenga el sujeto pasivo...
Si se quiere generar el Libro registro de una sola actividad se puede hacer doble click con el ratón o pulsar la tecla "INTRO" sobre la línea de la actividad. En ese caso la hoja de cálculo o fichero CSV generado contiene solo los datos de la actividad seleccionada. En cambio, si se quiere generar un Libro registro de todas las actividades se puede pulsar la tecla "ESC" (escape) o hacer click sobre el botón "Salir" y de esa forma se generan una hoja de cálculo con las facturas y anotaciones de todas las actividades.
Generar el Libro de Facturas Expedidas/Ingresos para la AEAT
Estando situados en la pantalla del libro registro de Facturas emitidas/Ingresos, se puede pulsar el botón "Hoja Cálculo LR AEAT" que figura en la barra de botones de la parte superior de la ventana. Al pulsar este botón se inicia el proceso para generar una hoja de cálculo de tipo Excel con la información de las facturas expedidas/ingresos y en el formato de presentación que solicita la Agencia Tributaria para atender los requerimientos de gestión tributaria relativos al IVA y al IRPF.
En ese momento se muestra una ventana que permite configurar la generación de la hoja de cálculo. En esta ventana se pueden indicar los campos o tipos de datos a incluir en las diferentes columnas de la hoja de cálculo. Las columnas de la hoja de cálculo se identifican por su "letra" y esa letra tiene que ir encerrada entre llaves: "{ }".
Teniendo en cuenta que los formato de presentación de Libros registro del IVA y del IRPF solicitado por la Agencia Tributaria para atender los requerimientos de gestión tributiara son fijos y deben contener cada dato en una columna ya preestablecida, el programa ya incorpora por defecto la configuración de columnas y contenido requerido para la presentación del libro.
En la siguiente imagen se pueden ver los campos o tipos de datos solicitados en el Libro de facturas expedidas/Ingresos...
En la parte superior de la ventana de configuración existen botones para grabar y cargar una "Plantilla" de esta configuración por si se quisieran hacer modificaciones y dejarlas configuradas para otras ocasiones. No obstante, puede ser aconsejable respetar la configuración que incluye el programa ya por defecto puesto que es la configuración de columnas y datos que requiere la Agencia Tributaria.
En la configuración de columnas a exportar, las columnas se identificarán por la misma letra que se utiliza en la hoja de cálculo. Esas letras tienen que escribirse encerradas entre llaves. Por ejemplo, si el campo "Número de factura" está en la columna “D”, en la configuración de la importación se escribiría “{D}” en la fila “Identificación Número”. Si ese dato está por ejemplo en la columna “AB” de la hoja de cálculo, se escribiría “{AB}”.
Por defecto las columnas de importes no se totalizan puesto que la Agencia Tributaria no lo solicita en las especificaciones de presentación. No obstante, en la ventana de configuración de la exportación existe un campo "Totalizar". Si esa columna se marca con una "X" o con un "SI", al generar el fichero de hoja de cálculo, se realizará la suma o total de esa columna. Por ejemplo, si en la columna "J" donde va el importe de la "Base imponible" se graba una "X" en la columna "Totalizar"...
en la hoja de cálculo que se genera, al final de la columna "J" se anotará el total de la Base imponible...
Pulsando el botón "Exportar" se genera el fichero de hoja de cálculo con los datos del Libro registro de IVA e IRPF. En ese momento el programa mostrará una ventana de diálogo para seleccionar la carpeta y nombre de fichero que se debe generar y el formato a utilizar (Excel o CSV)...
En la parte inferior de la ventana de diálogo se puede seleccionar el "Tipo" o formato de ficheros a utilizar. Es posible generar los libros en formato Excel XLS y XLSX o en formato CSV...
Si se elige el tipo "Ficheros Excel (*.xls y *.xlsx)", el programa genera el libro registro en formato Excel XLS y, si el equipo tiene instalada la aplicación Microsoft Excel (versión 2007 ó posterior), genera también el libro en formato XLSX. Si el equipo no tiene instalada una versión de Microsoft Excel 2007 ó posterior, se genera únicamente el formato XLS.
El formato CSV es otro de los formatos de fichero admitidos por la Agencia Tributaria para la presentación de libros registro atendiendo requerimientos de IVA e IRPF. Los ficheros CSV son ficheros de tipo "texto plano" que se pueden abrir con cualquier editor de texto o aplicación de Hoja de cálculo.
El programa propone grabar la hoja de cálculo en un fichero con la nomenclatura que indica la Agencia Tributaria en las especificaciones de presentación de Libros registro de facturas Emitidas/Ingresos. Estos nombres de fichero se forman utilizando los siguientes datos: Ejercicio + NIF + "U" + Nombre del sujeto pasivo. Por ejemplo, si se tratase del libro registro de facturas Emitidas del ejercicio 2020 correspondiente al sujeto pasivo "PEREZ ALONSO, JOSE MANUEL" con NIF "15789502W", la hoja de cálculo se grabaría con el nombre: "202015789502WUPEREZ ALONSO, JOSE MANUEL.XLS" (en lugar de la extensión ".XLS", este fichero también puede tener las extensiones ".XLSX" o ".CSV" cuando se trata de hojas de cálculo grabadas en estos otros formatos).
Actualmente la página web de la Agencia Tributaria que se utiliza para presentar telemáticamente ficheros y documentos atendiendo a requerimientos de información, no permite seleccionar hojas de cálculo en formato XLS (formatos Excel 2003 y anteriores), a pesar de que el XLS es uno de los formatos que la propia AEAT incluye en las especificaciones de presentación de libros. Para enviar hojas de cálculo XLS se podrían comprimir en un archivo ZIP (que es uno de los tipos de fichero que admite esta página web), o bien, presentarlos en formato XLSX (para que el programa genere este formato es necesario que el equipo tenga instalada alguna aplicación Excel vers. 2007 ó posterior) o remitirlos en formato CSV.
Los ficheros XLS, XLSX o CSV generados en este proceso con la información de los libros registros se abren automáticamente al terminar este proceso con el programa que esté asociado en el sistema para abrir esos formatos de archivo (Microsoft Excel, LibroOffice, OpenOffice, etc.).
A continuación se muestra la imagen de un libro registro de facturas expedidas/ingresos que luego se va a exportar al formato Excel o CSV solicitado por la Agencia Tribtutaria...
En la siguiente imagen se muestra la parte inicial de las columnas y datos que se han generado...
y en la siguiente imagen se pueden ver otras últimas columnas más de la hoja de cálculo...
En la hoja de cálculo de facturas expedidas/ingresos que se genera para entregar a la Agencia Tributaria se incluyen las siguientes columnas de datos:
01: Transferencia bancaria, 02: Cheque, 03: No se cobra (fecha límite de devengo, 31-12 del año siguiente al de la fecha de operación / devengo forzoso en concurso de acreedores), 04: Otros medios de cobro.
Si una factura contiene datos a distintos tipos de IVA/Recargo Equivalencia o si corresponde al R.E.Criterio de Caja y tiene más de un cobro/pago, se incluirá una línea por cada tipo de IVA/Rec.Eq. o por cada cobro/pago, repitiendo el resto de datos de la factura.
Generar el Libro registro de Facturas Recibidas/Gastos para la AEAT
La generación de la hoja de cálculo del Libro registro de IVA e IRPF de facturas Recibidas se realiza siguiendo los mismos pasos que se indicaban anteriormente para las facturas emitidas.
El proceso de generación del Libro registro en formato Excel o en formato CSV se inicia pulsando el botón "Hoja Cálculo LR AEAT" que figura en la barra de botones de la parte superior de la ventana.
Si el sujeto pasivo tiene varias Actividades económicas y se desea obtener un Libro registro de las facturas y anotaciones de todas las actividades, habría que utilizar las opciones "Libros registro", "Ventas e ingresos. Facturas emitidas" y "Compras y gastos. Facturas recibidas", "Formato Electrónico AEAT Libro Registro". En esta opción se puede pulsar la tecla "ESC" (Escape) o el botón "Salir" cuando en la ventana en la que el programa pregunta la Actividad a generar y, de esa forma se puede generar un libro registro común para todas las actividades.
Antes de realizar la generación de la hoja de cálculo Excel o el fichero CSV del libro de facturas Recibidas será necesario elegir como se quiere grabar el campo "Número de recepción" o número de documento. El programa ofrece la posibilidad de generar una numeración automáticamente en función de la fecha de facturas o, por el contrario, utilizar el "número de documento" que el usuario haya registrado en cada factura.
Si se elige la opción de "Generar número", el programa asigna automáticamente un número de documento a cada factura ordenando los datos por el campo "Fecha de imputación" y, si hay múltiples facturas o anotaciones en la misma fecha, se van numerando por orden de introducción en el programa. Debe tener en cuenta que esta opción podría ir variando la numeración de una misma factura si se ejecuta varias veces este proceso y se han añadido o eliminado facturas desde una ocasión a otra. Y cuando hay varias facturas de la misma fecha, podría ocurrir que la numeración que asigna el programa no coincida con la que el usuario haya ido clasificando las facturas en papel.
En el caso de seleccionar la opción "Usar el nº de documento de la factura", el programa graba en el campo "Recepción Número" de la hoja de cálculo el número de documento que el usuario haya anotado en cada factura...
Si hay facturas que no tengan puesto el "Número de documento", ese campo quedaría en blanco en la hoja de cálculo.
La numeración que el usuario puede introducir en esta casilla "Nº de documento" debería ser correlativa con respecto a la Fecha de las facturas pero el programa no chequea este aspecto ni renumera este campo en el caso de que se eliminen o modifiquen facturas anteriores, etc.
Este "Número de documento" se puede introducir manualmente y también se puede solicitar al programa que proponga el "siguiente número" que correspondería. Si se pulsan las teclas [ + ] o [ * ] cuando el cursor está situado en esta casilla, el programa asigna automáticamente el próximo número de documento incrementando el mayor número introducido en facturas anteriores. La tecla [ + ] incrementa el último número de documento utilizado en todo el libro de facturas recibidas (independientemente del proveedor del que se trate) mientras que la tecla [ * ] propone el siguiente número de documento que correspondería al proveedor (para contemplar los casos en los que las facturas se clasifican y numeran diferenciadas por proveedor).
Una vez seleccionada la opción que se quiere utilizar para cumplimentar la columna "Recepción Número" o "número de documento", se mostrará una ventana que permite configurar la generación de la hoja de cálculo. En la siguiente imagen se pueden ver los campos o tipos de datos solicitados en el Libro registro de Facturas Recibidas y Gastos..
Como se indicaba anteriormente, los formato de presentación de los libros registro del IVA e IRPF para atender los requerimientos de gestión tributaria de la AEAT son fijos y deben contener cada dato en una columna ya preestablecida y, por este motivo, el programa ya incorpora por defecto la configuración de columnas y contenido adecuado y sólo se necesitaría pulsar el botón "Exportar" para generar el fichero de hoja de cálculo.
Al generar el fichero Excel el programa muestra una ventana de diálogo para seleccionar la carpeta, el nombre del fichero y el tipo de archivo donde se va a grabar el libro registro del IVA e IRPF de facturas recibidas/gastos...
En la parte inferior de la ventana de diálogo se puede seleccionar el "Tipo" o formato de ficheros a utilizar. Es posible generar los libros en formato Excel XLS y XLSX o en formato CSV...
Si se elige el tipo "Ficheros Excel (*.xls y *.xlsx)", el programa genera el libro registro en formato Excel XLS y, si el equipo tiene instalada la aplicación Microsoft Excel (versión 2007 ó posterior), genera también el libro en formato XLSX. Si el equipo no tiene instalada una versión de Microsoft Excel 2007 ó posterior, se genera únicamente el formato XLS.
El formato CSV es otro de los formatos de fichero admitidos por la Agencia Tributaria para la presentación de libros registro atendiendo requerimientos de IVA. Los ficheros CSV son ficheros de tipo "texto plano" que se pueden abrir con cualquier editor de texto o aplicación de Hoja de cálculo.
El programa propone grabar la hoja de cálculo en un fichero con la nomenclatura que indica la Agencia Tributaria en las especificaciones de presentación de Libros registro de facturas Recibidas. Estos nombres de fichero se forman utilizando los siguientes datos: Ejercicio + NIF + "V" + Nombre del sujeto pasivo. Por ejemplo, si se tratase del libro registro de facturas Recibidas del ejercicio 2020 correspondiente al sujeto pasivo "PEREZ ALONSO, JOSE MANUEL" con NIF "15789502W", la hoja de cálculo se grabaría con el nombre: "202015789502WVPEREZ ALONSO, JOSE MANUEL.XLS" (en lugar de la extensión ".XLS", este fichero también puede tener las extensiones ".XLSX" o ".CSV" cuando se trata de hojas de cálculo grabadas en estos otros formatos).
Los ficheros XLS, XLSX o CSV generados en este proceso con la información de los libros registros se abren automáticamente al terminar este proceso con el programa que esté asociado en el sistema para abrir esos formatos de archivo (Microsoft Excel, LibroOffice, OpenOffice, etc.).
En la siguiente imagen se pueden ver algunas facturas recibidas del Libro registro que luego se van a exportar...
En la siguiente imagen se pueden ver las primeras columnas de la hoja de cálculo que se genera al exportar el libro registro de facturas recibidas...
y en la siguiente imagen se muestran las últimas columnas de la hoja de cálculo correspondiente al libro de facturas recibidas...
La hoja de cálculo de facturas recibidas/gastos generada contiene las siguientes columnas de datos:
02 - NIF-IVA intracomunitario. 03 - Pasaporte. 04 - Documento oficial de identificación expedido por el país o territorio de residencia. 05 - Certificado de Residencia. 06 - Otro documento probatorio.
02 - Si se trata de una operación por la que se satisfacen compensaciones a proveedores acogidos al Régimen Especial de Agricultura Ganadería y Pesca (REAGYP) se consignará el valor 02 en la columna "Clave de Operación", la información correspondiente al porcentaje de compensación se consignará en la columna "Tipo de IVA" y el importe de la compensación resultante de aplicar dicho porcentaje a la base imponible en la columna "Cuota IVA Soportado". 07 - Si la operación se encuentra afectada por el régimen especial del criterio de caja se consignará el valor 07 en la columna "Clave de Operación" y la información correspondiente a cada pago, parcial o total, en el grupo de columnas denominado "Pago", teniendo en cuenta que en la columna "Medio Utilizado (Pago)" se consignará el valor que corresponda entre: - 01: Transferencia - 02: Cheque - 03: No se paga (fecha límite de devengo, 31-12 del año siguiente al de la fecha de operación / devengo forzoso en concurso de acreedores) - 04: Otros medios de pago - 05: Domiciliación bancaria
01: Transferencia bancaria, 02: Cheque, 03: No se paga (fecha límite de devengo, 31-12 del año siguiente al de la fecha de operación / devengo forzoso en concurso de acreedores), 04: Otros medios de pago.
Mensajes de error que pueden aparecer al generar los Libros registro
Si realiza varias veces la exportación de los Libros a un mismo fichero XLS, XLSX o CSV, ese fichero debería estar cerrado para que el programa pueda escribir nuevamente su contenido. Recuerde que el programa abre automáticamente el fichero al terminar la exportación con el visor de hojas de cálculo que tenga instalado en su equipo (Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice, etc.). Si se elige un fichero de salida que está abierto, obtendrá un error de tipo "Infracción de recurso compartido"...
Ver también información sobre:
|
