Libros en formato XLS

En la pantalla de impresión de los Libros registro de facturas existe una opción de impresión llamada "Formato XLS" que permite generar una hoja de cálculo XLS con la información de las facturas en un formato en el que el usuario puede elegir los campos o tipos de datos que se van a grabar y la posición de esos campos en las diferentes columnas de la hoja de cálculo.

En este sistema se pueden obtener los principales datos que figuran en las facturas. Los datos de cada factura se generan en una misma fila de la hoja de cálculo.

Después de seleccionar la opción "Formato XLS" y pulsar el botón "Aceptar" se muestra una ventana en la que se pueden configurar los datos a exportar y la columna de la hoja de cálculo donde se grabará cada dato.

En ese momento se muestra una ventana que permite configurar la generación de la hoja de cálculo. En esta ventana se pueden indicar los campos o tipos de datos a incluir en las diferentes columnas de la hoja de cálculo. Las columnas de la hoja de cálculo se identifican por su "letra" y esa letra tiene que ir encerrada entre llaves: "{ }".

En la configuración de columnas a exportar, las columnas se identificarán por la misma letra que se utiliza en la hoja de cálculo. Esas letras tienen que escribirse encerradas entre llaves. Por ejemplo, si el campo "Número de factura" está en la columna “D”, en la configuración de la importación se escribiría “{D}” en la fila “Identificación Número”. Si ese dato está por ejemplo en la columna “AB” de la hoja de cálculo, se escribiría “{AB}”.

Al acceder a esta ventana de configuración, el programa carga automáticamente una configuración de "columnas" por defecto para que sirva de ejemplo de exportación. El usuario puede modificar esa configuración introduciendo las letras de las columnas en las que se exportará cada dato..

Los "campos" o tipos de datos que no se quieran exportar se pueden dejar en blanco o con los signos de abrir-cerrar llaves "{ }" que salen por defecto y sin indicar la letra de columna.

En la parte superior de la ventana de configuración existen botones para grabar y cargar una "Plantilla" de esta configuración por si se quisieran hacer modificaciones y dejarlas configuradas para su utilización en otras ocasiones.Después de configurar las letras de columnas donde debe exportarse cada dato, se puede introducir un título o descripción de la plantilla y pulsar el botón "Guardar plantilla" para almacenarla en alguna carpeta y poder usarla en otras ocasiones. En ese momento el programa muestra una ventana para seleccionar la carpeta donde guardar la plantilla e introducir el nombre de fichero (este proceso guarda la plantilla en un fichero de tipo XML).

En la ventana de configuración de la exportación existe un campo "Totalizar" que permite indicarle al programa que debe sumar o totalizar los importes de la columna. Si esa columna se marca con una "X" o con un "SI", al generar el fichero de hoja de cálculo, se realizará la suma o total de esa columna. Por ejemplo, si el campo "Base imponible" se va a generar en la columna "J" y se desea que el programa grabe el total de ese campo, basta con introducir una "X" en la columna "Totalizar" y el programa realizará la suma y la anotará al final de la columna...

en la hoja de cálculo que se genera, al final de la columna "J" se anotará el total de la Base imponible...

Una vez que esté configurada la exportación se puede pulsar el botón "Exportar" que se encarga de generar el fichero de hoja de cálculo con los datos del Libro registro de facturas y los datos y disposición de columnas configurada. En ese momento el programa mostrará una ventana de diálogo para seleccionar la carpeta y nombre de fichero XLS que se debe generar...

Por ejemplo, si se solicita al programa que exporte a formato XLS un libro registro de facturas como el siguiente...

cuando el programa termina de generar la hoja de cálculo XLS, automáticamente se encarga de abrir el fichero generado en el visor de hojas de cálculo que esté configurado por defecto en el sistema operativo: Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice, etc. El libro registro de facturas recicibdas que se mostraba en la imagen anterior se habría convertido a una hoja con el siguiente aspecto...

Los datos grabados en cada columna de la hoja de cálculo corresponden al tipo de dato que se configuró en la primera ventana del proceso de exportación a formato XLS.

En la ventana de impresión de Libros registros se puede indicar si se quieren realizar acumulados mensualmente, trimestralmente o al final del libro. Si los acumulados se solicitan en periodos Mensuales o Trimestrales, las facturas de cada mes o cada trimestre respectivamente, se grabarán en diferentes hojas de cálculo dentro del mismo "libro Excel" que se va a generar.

Si realiza varias veces la exportación de los Libros a un mismo fichero XLS, ese fichero debería estar cerrado para que el programa pueda escribir nuevamente su contenido. Recuerde que el programa abre automáticamente el fichero al terminar la exportación con el visor de hojas de cálculo que tenga instalado en su equipo (Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice, etc.). Si se elige un fichero de salida que está abierto, obtendrá un error de tipo "Infracción de recurso compartido"...

En la ventana de impresión de Libros registro existe también una opción de salida llamada "Generar XLS" que permite obtener también el Libro registro de facturas en formato de hoja de cálculo Excel (fichero de tipo XLS), aunque, en ese caso, el formato de generación de la hoja de cálculo es fijo y no se podrían seleccionar los datos a generar o las columnas donde grabar cada dato. Esta opción genera un fichero XLS de hoja de cálculo con formato fijo que contiene los campos y estructura usada habitualmente para hacer la presentación de Libros en el Registro Mercantil.

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