Los programas de FACTURACIÓN Iranon van a adaptarse durante los próximos meses a los numerosos cambios que la Administración está ultimando para regular las aplicaciones y sistemas utilizados para emitir facturas.

Estos cambios vienen requeridos por dos normativas diferentes que van a controlar y fiscalizar muchos aspectos de los procesos de facturación que hasta ahora eran de libre configuración en cada empresa o en cada aplicación de Facturación.

• Por un lado están los cambios que introduce el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales (Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre. BOE 06/12/2023). Este Reglamento y la Orden ministerial que está pendiente de publicación y que va a regular los aspectos técnicos y funcionales del Reglamento incluyen múltiples requisitos que los programas de facturación deberán cumplir al objeto de impedir el fraude fiscal. Esta normativa prohíbe el desarrollo, comercialización y tenencia de programas de facturación que permitan ocultar ciertas ventas o que permitan borrar o modificar las facturas una vez emitidas sin dejar registro de esos cambios o cualquier aplicación que no esté certificada garantizando que cumple con los requisitos establecidos en el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, General Tributaria y los requisitos establecidos en este Reglamento. Las aplicaciones de facturación deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación. Las facturas incluirán una huella digital calculada a partir de los principales datos de la factura para poder comprobar su inalterabilidad. Todas las facturas de un mismo emisor tendrán que estar debidamente fechadas y «encadenadas» mediante estas huellas digitales de tal forma que al expedir una nueva factura va a tener que incluirse parte de la huella digital de la factura anterior. Este Reglamento establece también un sistema para remitir los registros de facturación de forma inmediata y automatizada a la Agencia Tributaria. Es el sistema llamado «VERI*FACTU» o de emisión de «Facturas verificables».

• Y, por otro lado, están los cambios que va a establecer el desarrollo normativo del artículo 12 de la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas (BOE 29/09/2022) y el Real Decreto que está pendiente de publicación para establecer las especificaciones técnicas de esta normativa. Con este desarrollo normativo se va a establecer básicamente la obligación de utilizar la factura electrónica en las operaciones realizadas entre profesionales y empresarios. Las facturas electrónicas deberán remitirse al destinatario también por medios electrónicos, a través de Internet, utilizando plataformas de intercambio de facturas. Existirá una plataforma o solución pública de facturación gestionada por la Agencia Tributaria y podrán crearse otras plataformas privadas aunque, en ese caso, esas plataformas privadas deberán remitir copia de las facturas también a la solución pública de facturación que servirá como repositorio universal y obligatorio de las facturas electrónicas. Además de la utilización de la factura electrónica, el destinatario y el emisor de las facturas electrónicas deberán proporcionar información sobre los estados de la factura, es decir, si las facturas son aceptadas o rechazadas comercialmente y la fecha en la que se produce su pago. Estos estados deberán comunicarse en un plazo de cuatro días desde que se produzcan cambios de estado.

Entrada en vigor de estos cambios

Los cambios que introduce el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, BOE 06/12/2023), deberán estar operativos antes del 1 de julio de 2025.

Este Reglamento que regula los Sistemas Informáticos de Facturación establece numerosos requisitos que deberán cumplir los programas de Facturación pero no llega a concretar las cuestiones técnicas para el cumplimiento de esos requisitos así que su entrada en vigor está pendiente de que se publique una Orden ministerial que va a desarrollar las especificaciones técnicas y funcionales.

Desde el momento en el que salga publicada esta Orden en el BOE, los fabricantes y usuarios de aplicaciones de facturación tendrán un plazo de nueve meses para adaptar sus programas a este Reglamento.

En cuanto a la obligación de usar la factura electrónica en las operaciones entre profesionales y empresarios que establece el artículo 12 de la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas (BOE 29/09/2022), su entrada en vigor está pendiente que de se apruebe un Real Decreto que va a desarrollar las cuestiones técnicas y los formatos de factura electrónica que serán válidos y al desarrollo de la plataforma pública de intercambio de facturas electrónicas de la Administración a la que deberán remitirse copia de las facturas electrónicas.

Desde que se publique este Real Decreto que va a aprobar el desarrollo reglamentario de este artículo 12, el plazo para la utilización obligatoria de la factura electrónica será de un año para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros. El resto de empresarios y profesionales tendrán un plazo de dos años para la utilización obligatoria de la factura electrónica.

La entrada en vigor del artículo 12 de la Ley de Creación y crecimiento de empresas también está supeditada a que la Unión Europea apruebe para España la excepción de los artículos 218 y 232 de la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido y, por este motivo, no es posible todavía determinar la fecha en la que será obligatorio el uso de la factura electrónica entre profesionales y empresarios.

¿A qué empresas y profesionales afectan los cambios que introduce el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los programas de facturación?

Los cambios que introduce el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales son de aplicación en todo el territorio español salvo en el País Vasco y Navarra.

Estos cambios son de aplicación para los siguientes contribuyentes que utilicen sistemas informáticos de facturación:

• Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (excepto entidades exentas).
• Contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas.
• Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
• Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.

Este Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación no se aplicará a los sujetos pasivos que lleven los Libros registro de facturas en el SII (Suministro Inmediato de Información del IVA).

Este Reglamento tampoco es de aplicación a algunas operaciones como las siguientes:

• Operaciones acogidas el Régimen especial de agricultura, ganadería y pesca del IVA en las que la obligación de expedir factura se entiende cumplida mediante la expedición del recibo conforme al art. 16 de Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
• Operaciones incluidas en las letras b), c) y d) del artículo 3.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, en el supuesto de que, conforme a dicho Reglamento, no se deba expedir factura. En estas letras del artículo 3.1 están incluidas las operaciones realizadas por empresarios o profesionales en Recargo de equivalencia, las operaciones realizadas por empresarios o profesionales acogidas al Régimen Simplificado del IVA (salvo en las que la determinación de las cuotas devengadas se realice en atención al volumen de ingresos) y otras operaciones autorizadas por la Agencia Tributaria a no expedir facturas en sus operaciones.
• Operaciones a las que se refieren las disposiciones adicionales tercera y sexta del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Estas disposiciones se refieren a la facturación de determinadas entregas y producción de energía eléctrica.
• Operaciones documentadas en facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes que se encuentren en el extranjero.

¿Qué empresas y profesionales tendrán obligación de utilizar la factura electrónica a partir del desarrollo reglamentario del artículo 12 de la Ley de Creación y crecimiento de empresas?

Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.

No obstante, las agencias de viaje, los servicios de transporte y las actividades de comercio al por menor solo están obligadas a emitir facturas electrónicas cuando la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos.

Esta obligación tampoco será aplicable cuando una de las dos partes de la operación no tenga en el territorio español la sede de su actividad económica, o no tenga en el mismo un establecimiento permanente al que se dirija la facturación o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual.

¿De qué forma afectan estos cambios a los usuarios de los programas de Facturación?

La mayoría de los cambios van a afectar principalmente a las empresas que desarrollan aplicaciones de Facturación como Iranon ya que deberán adaptar sus productos antes del 1 de julio de 2025 para poder certificar que cumplen con lo dispuesto en el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, General Tributaria, así como con lo dispuesto en el Reglamento que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas de facturación.

No obstante, para los usuarios de las aplicaciones de Facturación, todos estos cambios seguramente van a suponer también ciertas modificaciones en algunos aspectos del proceso de emisión de facturas. Por ejemplo, la modificación o eliminación de una factura una vez expedida ya solo podrá realizarse emitiendo una nueva factura rectificativa o creando un registro de anulación en los casos en los que no proceda la emisión de una factura rectificativa.

Para algunas empresas y profesionales estas modificaciones también pueden suponer un coste o esfuerzo adicional al tener que cambiar sus actuales aplicaciones de facturación si no se certifican y adquirir y adaptarse a nuevos programas que estén certificados.

¿Se podrán seguir usando aplicaciones de Facturación antiguas que no estén adaptadas a estas normativas?

A partir del 1 de julio de 2025 ya no se podrán utilizar aplicaciones de Facturación antiguas o que no estén debidamente adaptadas y certificadas para cumplir con lo dispuesto en el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, General Tributaria y con lo dispuesto en el Reglamento que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas de facturación.

Las sanciones por la fabricación, producción o comercialización de aplicaciones de Facturación que no cumplan con esta normativa serán de 150.000 euros por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas.

También constituye infracción tributaria la tenencia de programas de Facturación que no se ajusten a lo establecido en el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria o que no estén debidamente certificados o cuando hayan sido alterados o modificados los dispositivos certificados. En estos casos la sanción para para el usuario de estos programas será de 50.000 euros por ejercicio.

¿Cuáles son los principales cambios que introduce el Reglamento de los sistemas informáticos de facturación?

El Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre. BOE 06/12/2023), introduce numerosos cambios en las aplicaciones de Facturación para intentar reducir el fraude fiscal. Algunos de estos cambios son los descritos en las siguientes líneas:

• Cada vez que se realice una operación que esté obligada a la emisión de factura se tiene que crear automáticamente en el programa un registro de Alta de la factura en el que se incluyen los datos principales de la factura, se calcula una huella digital o “hash” resumen de la factura y, en algunos casos, se deberá también firmar digitalmente la factura para controlar su integridad e inalterabilidad.

• Si se quiere anular alguna factura que se registró incorrectamente pero que no supone la emisión de una nueva factura rectificativa, será necesario generar o enviar un registro de Anulación.

• Los programas de Facturación deberán mantener también un registro de eventos que recoja automáticamente, en el momento en que se produzcan, determinadas interacciones con dicho sistema informático, operaciones realizadas con él o sucesos ocurridos durante su uso, guardando los datos correspondientes a cada uno de ellos, que deberán poder ser consultados desde el propio sistema informático.

• Los registros de Alta o de Anulación de facturas se pueden remitir voluntariamente a la Agencia Tributaria a través del sistema llamado «VERI*FACTU» o “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” que la Agencia Tributaria va a poner en marcha antes del 1 de julio de 2025.

• En el caso de no remitir las facturas voluntariamente a la Agencia Tributaria (sistema “No VERI*FACTU”), los registro facturación deberán ser firmados digitalmente para garantizar su inalterabilidad y conservados de forma segura durante los años que legalmente puedan ser requeridos ya que la Administración tributaria podrá solicitar y obtener a demanda una copia de esos registros en formato electrónico.

• El sistema VERI*FACTU no será de uso obligatorio aunque su utilización va a ser la más aconsejable y, por tanto, la única admitida por muchos programas porque ofrecerá varias ventajas con respecto a los sistemas “No Veri*Factu”. Los programas Iranon solo tienen prevista la realización de facturas verificables (VERI*FACTU), es decir, al expedir las facturas se dará de alta automática e inmediatamente el correspondiente registro de facturación en la Agencia Tributaria.

• La utilización de VERI*FACTU libera al usuario o al fabricante del sistema de facturación de la responsabilidad de mantener a lo largo de los años la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación y los registros de eventos. Una vez transmitidos los registros de las facturas ya será obligación de la Agencia Tributaria garantizar su conservación e inalterabilidad.

• La Agencia Tributaria indica que desarrollará la posibilidad de integrar los registros de facturación remitidos por medio de VERI*FACTU en el contenido del libro registro de facturas expedidas que se regula en el Reglamento del IVA y en los libros registros de ventas e ingresos, y de ingresos del IRPF.

• Los destinatarios de las facturas cuya información haya sido remitida por «Sistemas de emisión de facturas verificables», además de poder verificar en línea la información de esas facturas recibidas, podrán descargar esos datos para integrarlos en sus libros registros.

• La emisión de facturas VERI*FACTU se puede iniciar en cualquier momento, en cuanto se envíe una primera factura de este tipo al sistema VERI*FACTU de la Agencia Tributaria. Si se opta por el sistema VERI*FACTU, todas las facturas han de remitirse a la Agencia Tributaria y mantener este envío, al menos, hasta el fin de ese año natural.

• En la impresión de las facturas se incluirá un código «QR» (etiqueta tipo «nube de puntos»), que contiene una representación gráfica del contenido parcial de la factura. Posteriormente, los receptores de las facturas podrán escanear este código «QR» y proporcionar de forma voluntaria esa información a la AEAT. La remisión de esta información no tendrá la consideración de denuncia pública aunque la AEAT podrá utilizar estos datos en el ejercicio de sus competencias para la aplicación de los tributos. En el caso de que la factura sea electrónica, la representación gráfica podrá ser sustituida por el contenido que representa el código “QR”.

• Los programas informáticos de Facturación deberán estar certificados mediante una declaración responsable de sus fabricantes garantizando que cumplen con todos los requisitos establecidos en el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, General Tributaria y con los requisitos establecidos en el Reglamento que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación.

Cambios normativos que van a afectar a los programas de Facturación

• PROYECTO de Orden con las especificaciones técnicas del reglamento de los SIF (Sistemas Informáticos de Facturación).

• Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (BOE 06/12/2023).

• PROYECTO de Real Decreto que desarrolla el artículo 12 de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas.

• Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (BOE 29/09/2022)

• Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (BOE 18/12/2003)

• Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, de transposición de la Directiva (UE) 2016/1164, del Consejo, de 12 de julio de 2016, por la que se establecen normas contra las prácticas de elusión fiscal que inciden directamente en el funcionamiento del mercado interior, de modificación de diversas normas tributarias y en materia de regulación del juego (BOE 10/07/2021)