Empresas

En esta opción se realiza el mantenimiento del fichero de EMPRESAS y las diferentes CONTABILIDADES que se pueden crear para cada empresa. Se gestionan los datos identificativos de cada entidad y los datos de configuración de la base de datos que va a contener las contabilidades de cada empresa.

El acceso a la base de datos de EMPRESAS se puede realizar mediante la opción "General", "Empresas" del menú principal del programa y también desde el menú de iconos que figura en la parte izquierda de la ventana.

En este apartado de gestión de las empresas sólo pueden hacer cambios los usuarios que tengan el atributo de "administrador" en el programa. Los usuarios que no sean administradores sólo podrán ver la relación o "browser" de empresas pero sin poder acceder a sus datos.

En la base de datos de empresas el programa registra también la información de conexión a la base de datos donde se almacenan las diferentes contabilidades que la empresa puede tener.

Este sistema de configuración permite que se puedan usar distintos servidores de bases de datos para almacenar los datos de las diferentes empresas, lo que posibilitaría también tener una base de datos distribuida. De esta manera se pueden utilizar distintos equipos separados físicamente, por ejemplo en distintas oficinas, para almacenar los datos de distintas empresas

En el apartado "Operaciones en las tablas de datos" de esta documentación puede encontrar información sobre el funcionamiento del programa a la hora de introducir, modificar y borrar fichas de datos en las tablas de la base de datos. También encontrará información sobre otras operaciones y botones que permiten buscar datos, realizar listados, establecer filtros, etc. Estas funciones se pueden ejecutar mediante los botones que se muestran en la parte superior del "browser" o ventana de trabajo de la tabla o bien, pulsando las teclas asociadas a cada operación. Estas operaciones son comunes a todas las tablas de datos que gestiona el programa. Por ejemplo, para introducir una nueva ficha de datos en la tabla de empresas se puede hacer click con el ratón sobre el botón

o pulsar la tecla

. Al ejecutar esta operación se abrirá una nueva ventana con el formulario para introducir los datos de la empresa.

En la solapa Identificación se almacenan los datos habituales de identificación de la empresa: razón social, nombre comercial, NIF, dirección, teléfonos, persona de contacto, etc.

En la solapa Configuración se registran los datos necesarios de conexión a la base de datos de contabilidades de cada empresa. Cada empresa tiene asociado un fichero de base de datos independiente en el que se pueden almacenar todas sus contabilidades.

Los parámetros de conexión tienen el mismo significado que el que se explica para la conexión principal y que puede ver en el apartado "Configuración", Base de datos principal de esta documentación.

En caso de coincidir la empresa seleccionada con la que se está usando como "selección por defecto", los parámetros de conexión aparecerán como campos de solo lectura.

Mediante los botones de Crear base de datos y Borrar base de datos se permite crear y eliminar respectivamente la base de datos de la empresa.

La operación de creación de base de datos, normalmente se realizará una vez por empresa, quedando creado el fichero para poder introducir los datos de todas las contabilidades de la empresa. Crea una nueva base de datos de contabilidades para la empresa si no existe ya y se procede al traslado de datos de la base de datos principal (de empresas) a la base de datos de contabilidades, pasando los tipos de cuentas especiales y lo tipos de asiento reservados. Se da opción de Trasladar datos de la base de datos principal a la base de datos de contabilidades, se añaden todos los registros de la principal que no existan en la de contabilidades referentes a: Siglas, Provincias, Países, Monedas, Tipos de asiento, Conceptos contables, tipos de impuesto indirecto, tipos de operaciones de impuesto indirecto, asientos predefinidos, Tipos de cuentas especiales, Clientes-Proveedores, así como se da opción de seleccionar el plan general y otro plan alternativo a cargar pasando el Cuadro de cuentas, Balances y Ratios.

Asistente parar crear la base de datos. Este botón trata de hacer más fácil el proceso de crear la base de datos agrupando en una sola ventana todos los datos necesarios para crear la base de datos de la empresa y configurando algunos datos por defecto:

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Como nombre del fichero de base de datos se propone el NIF de la empresa más la extensión ".gdb" propia de las bases de datos Firebird. Por ejemplo, si el NIF de la empresa es "B24087348", se propone como nombre de fichero de base de datos "B24087348.GDB". Este fichero se va a crear en la misma carpeta donde esté ubicada la base de datos principal del programa (esa ruta se puede ver en la casilla "Base de datos" de la solapa "Configuración").

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Se marca por defecto la opción "Trasladar datos de la base de datos principal" para que una vez creada la base de datos de la empresa se copien las tablas de datos generales existentes en la base de datos principal del programa (tablas de planes contables, tipos de operación, provincias, países, etc.)

El botón "Editar contabilidades" permite acceder al mantenimiento del fichero de contabilidades. En el apartado Mantenimiento de contabilidades de esta documentación se explica el funcionamiento de dicho fichero.

Las casillas "Impuesto indirecto" seleccionan el tipo de impuesto indirecto que va a utilizar la empresa y que puede ser el IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) o el IGIC (Impuesto General Indirecto Canario).

Control de acceso a usuarios: mediante esta opción se pueden asignar a la empresa la relación de usuarios que tienen acceso a sus datos. Solamente podrán trabajar con dicha empresa los usuarios a los que se halla permitido el acceso. Un nivel más de seguridad se añade especificando la característica de "externo" a los usuarios. Los usuarios marcados como "externos" solamente podrán visualizar las empresas que se hallan indicado específicamente en esta opción.