Emisores

En este fichero se registran los principales datos del sujeto o entidad de la que se van a emitir y gestionar las facturas. El programa puede gestionar la facturación de varios emisores o empresas y por ello al acceder a esta opción se presenta una base de datos en la que se pueden introducir múltiples emisores. Antes de realizar cualquier factura, recibo, etc. será necesario cumplimentar en esta base de datos una ficha con los datos del emisor.

Para realizar esta selección el programa mostrará un "browser" del fichero o lista de emisores y haciendo doble click con el ratón o pulsando

sobre un emisor se podrá acceder a sus datos.

El funcionamiento del fichero de emisores, al igual que los restantes ficheros que conforman el programa, se detalla en el apartado bases de datos de esta documentación y básicamente se reduce a las operaciones habituales de inserción de nuevos datos y la modificación o borrado de los registros existentes en el fichero.

Algunos de los ficheros utilizados en el programa son comunes a todos los emisores con el fin de evitar la duplicidad de información. Esto ocurre en ficheros como el de clientes, conceptos de facturación, proveedores y conceptos de gasto mientras que en los restantes ficheros y apartados del programa la información se gestiona individualmente según el emisor al que corresponda. Por ejemplo, una factura emitida se asigna siempre a la empresa que la emite y no a otros posibles emisores existentes en ficheros. Por este motivo, antes de acceder a muchos apartados y procesos del programa será necesario elegir el emisor con el que se desea trabajar.

Cuando se introducen o se modifican los datos de un emisor se despliega en pantalla una ventana con varias fichas o carpetas en las que se agrupan todos los datos del emisor. Para desplazarse por estas carpetas se puede hacer click con el ratón sobre las solapas que estas carpetas tienen en la parte superior o bien pulsando las teclas

. Según la carpeta que esté seleccionada se mostrarán en la pantalla unos datos u otros que conforman la ficha del emisor. En los siguientes párrafos se relacionan estas carpetas y su contenido:

En esta carpeta se solicitan los datos de identificación del emisor: nombre o razón social, NIF y dirección. Las tres primeras casillas de este apartado: "Nombre Comercial/Código", "Nombre o Razón social" y "N.I.F./C.I.F." son de obligada cumplimentación para poder guardar en ficheros los datos del emisor.

Es aconsejable que los NIF se introduzcan siempre con 9 caracteres repartidos en 8 dígitos numéricos y una letra o una letra y ocho dígitos numéricos según sea el NIF de personas físicas o entidades jurídicas; de esta forma se garantizará que los datos se puedan pasar sin problemas a declaraciones fiscales o a su programa de contabilidad. En los NIF de personas físicas que tienen menos de 9 dígitos deberían añadirse tantos ceros por la izquierda como sean necesarios hasta que el NIF tenga 9 caracteres.

Las siglas de la calle (al introducir la dirección: AV, CL, PZ, etc.) que pueden seleccionarse se definen en un fichero auxiliar que el usuario puede modificar cuando lo precise. Lo mismo ocurre con las provincias y países. En todos estos campos el programa incluye las siglas y códigos admitidos actualmente por la Agencia Tributaria con el fin de facilitar la liquidación de impuestos si esta información se traslada luego a Gestión fiscal o a contabilidad.

En este apartado se introducen diversos datos para configurar la emisión de facturas:

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Serie de facturación: el programa permite trabajar con seis series de facturación distintas para cada emisor (series: A, B, C, D, E y F) además de otra serie especial para registrar las facturas rectificativas (serie "R"). Por cada serie se puede especificar en el campo "Próximo número de factura" un contador o numeración que utilizará el programa al numerar las facturas automáticamente. También se introduce en este apartado el nombre del fichero que contiene el formato de impresión de las facturas y el formato de impresión de recibos. Por cada serie de factura podría utilizarse un formato de impresión de facturas distinto.

•	Configuración adicional del formato de facturas por correo electrónico: en este apartado se pueden configurar algunos aspectos del diseño de factura que se puede enviar por e-mail en formato PDF.

- Es posible indicar un texto que aparecerá al pie de página de la factura. Este punto puede ser útil para imprimir por ejemplo los datos registrales del emisor. Esta línea se escribe en letra pequeña (7 puntos).

- En otro punto de este apartado se puede seleccionar una imagen o logotipo que saldrá en la parte superior derecha de la factura. El programa admite ficheros de imagen en formato "bmp", "jpg" y "gif". Esta imagen se mostrará ajustada a un recuadro de 338x143 pixels. Es aconsejable que los ficheros de imagen utilizados tengan un tamaño no demasiado grande puesto que cuando mayor sea su tamaño, más tardará en procesarse el envío por e-mail o su posterior impresión.

- Marcando la casilla "Visualizar los datos del emisor en la factura", el nombre y dirección del emisor se incluirán en la parte superior izquierda de la factura.

A la hora de enviar las facturas por e-mail, el programa genera las facturas en formato PDF con un diseño preestablecido en el que sólo se pueden configurar los datos indicados en los puntos anteriores: texto pié de página, logotipo, etc. No obstante, si en el apartado "Fichero de formato de impresión de facturas", correspondiente a cada SERIE de factura, se ha indicado algún formato de impresión de facturas propio del usuario, el programa generará los ficheros PDF utilizando ese formato de impresión que normalmente será el mismo formato utilizado en la impresión en papel.

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Facturas recibidas y Expedientes: en este punto de la ficha del emisor se puede seleccionar un fichero de formato de impresión para las facturas recibidas y establecer un contador o numerador automático que asigne el próximo número de factura recibida. Estas opciones pueden facilitar la realización de facturas de compra a sujetos pasivos en actividades agrícolas y ganaderas en el régimen de Estimación objetiva en las que el emisor es a la vez el que expide la factura y el que la recibe y en otras situaciones en la que se precisen imprimir y numerar correlativamente las facturas recibidas.

También es posible establecer el próximo número de expediente y si se desea asignar una numeración automática al grabar nuevos expedientes (el apartado de Expedientes sólo está disponible en la versión "Facturación PRO" del programa).

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Provisiones de fondos: si en la facturación se han de controlar provisiones o entregas de fondos a cuenta, en estas casillas debe introducirse también el próximo número que se asignará a la primera provisión generada. Cuando los clientes hacen una entrega a cuenta y se registra en el apartado de provisiones de fondos, el programa puede imprimir luego un recibo justificante de su entrega. En este apartado se introducirá el nombre del fichero que contiene el formato de impresión de este documento. Al imprimir el recibo de la provisión se utilizará el formato de impresión que incluye el programa por defecto salvo que en esta casilla se indique algún fichero de formato que el usuario pueda tener.

•	Configuración de facturas: otras cosas que se configuran en esta carpeta es si la facturación se realiza con recargo de equivalencia, con retención y si se desean generar los asientos correspondientes a los pagos al exportar datos a contabilidad.

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Formas de pago: desde este botón se puede mantener la lista de cuentas bancarias y formas de pago que utiliza el emisor para el cobro de sus facturas. Al pulsar este botón se accede a una base de datos cuyo funcionamiento, al igual que los restantes ficheros que conforman el programa, se detalla en el apartado bases de datos de esta documentación y básicamente se reduce a las operaciones habituales de inserción de nuevos datos y la modificación o borrado de los registros existentes en el fichero.

Puede consultar también el apartado "Adaptación a las normas SEPA" de esta documentación para ampliar la información relativa a los códigos IBAN, BIC/SWIFT, mandatos y otras cuestiones relativas a la adaptación a las normas SEPA que son necsarias para la emisión de adeudos a partir del 1 de febrero de 2014.

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Cuenta bancaria: en este apartado se puede introducir el código IBAN y el código BIC/SWIFT de la cuenta bancaria si la forma de pago corresponde a un pago por banco. En este apartado hay espacio para indicar los 20 dígitos correspondientes al código de cuenta (CCC) y casillas para solicitar la "Clave del País" y los Dígitos de Control (DC) correspondientes al código IBAN.También se incluye una casilla para indicar el código BIC/SWIFT de la entidad bancaria a la que corresponde la cuenta y que se utilizará para generar los adeudos directos SEPA. Al grabar la ficha de forma de pago el programa verifica que mediante los dígitos de control (DC) que el número de cuenta bancaria introducido sea correcto. Se verifica primero el DC correspondiente a los tradicionales 20 dígitos (CCC) utilizados en España y luego el DC correspondiente al código IBAN de la cuenta.

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Modo de domiciliación: en esta casilla se debe seleccionar el formato de presentación de recibos que se va a utilizar. Existen opciones adaptadas a las antiguas normas del cuaderno 19 y el 58 del C.S.B. (Consejo Superior Bancario), la AEB (Asociación Española de Banca) y otras organizaciones bancarias que son sustituidas a partir del 1 de febrero de 2014 por las nuevas normas SEPA que serían las opciones ”Cuaderno SEPA 19.14 Básico" (esquema “Básico” o “Core”) y "Cuaderno SEPA 19.44 B2B" (esquema "Bussines to Bussines" o “B2B”). Este campo es de obligada cumplimentación si se van a domiciliar recibos o adeudos directos.

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Rótulo del recibo: en esta casilla se puede introducir una breve descripción o comentario relativo a los recibos que el cliente podrá ver finalmente en el justificante del cobro que le facilitará su entidad bancaria o al consultar el extracto de movimientos de su cuenta. El texto introducido en esta casilla se trasladará al campo “Comentario” que se solicita en la pantalla de generación de remesas de recibos.

En los antiguos formatos de recibo CSB 19 y CSB 58 el emisor podía incluir una descripción de 8 líneas y 80 caracteres por línea pero en los nuevos formatos de emisión de adeudos SEPA esta descripción es mucho más breve admitiendo solamente 140 caracteres.

En estos 140 caracteres se puede introducir una descripción fija aunque el programa contempla también la introducción de algunas “variables” o textos que se van a reemplazar al emitir los recibos para incorporar datos que permitan identificar la fecha y datos de cada factura. Al generar cada recibo, el programa reemplazará dichas variables por los datos concretos de cada factura. Las variables que se pueden incluir en este texto son las siguientes: #FECHA# #SERIE# #NUMERO# #EMISOR#. Los nombres de estas variables tienen que ir escritos en letras mayúsculas y encerrados entre el signo “#”. Por ejemplo, se podría introducir un comentario como el siguiente: “#EMISOR# Factura: #SERIE# #NUMERO# de fecha: #FECHA#” y con este comentario, si al generar la remesa de recibos se ha de incluir el adeudo de la factura de serie “A”, número “1040”, de un emisor llamado ”CONSULTORIA CIMENT, S.L.” y emitida el día 15/02/2014, el programa reemplazará las variables del comentario dando como resultado la siguiente descripción: ”CONSULTORIA CIMENT, S.L. Factura: A 1040 de fecha: 15/02/2014”.

•	Sufijo domiciliaciones: este dato es imprescindible para la obtención de remesas de recibos en fichero o soporte magnético. Si su entidad bancaria no le indica ningún sufijo concreto, en esta casilla debería introducir "000" (tres ceros).

•	Código INE plaza emisión (domiciliaciones formato 58). En esta casilla se debe indicar el número o código con el que el Instituto Nacional de Estadística identifica a la plaza de emisión. Este dato es necesario para la obtención de remesas según el folleto 58 del C.S.B.

•	Configuración de domiciliaciones SEPA. Se incluyen también otras dos nuevas casillas para poder identificar la categoría y propósito de cada adeudo. Estas clasificaciones se utilizarán en la emisión de adeudos directos SEPA y son de cumplimentación opcional:

•	Categoría de propósito del adeudo: se incluye la relación de categorías de los propósitos o motivos de domiciliación que establecen las normas SEPA para clasificar los Adeudos directos en el formato B2B (tabla AT-59).

•	Enlace contable: en este punto pueden introducirse los números de cuenta en contabilidad parar los Cobros y los Pagos. Esto sólo será necesario si se va a utilizar la opción de exportar datos a contabilidad.

•	Factura electrónica - Tipo de pago: para realizar facturas electrónicas en formato Facturae será necesario seleccionar el tipo de pago al que corresponde esta forma de pago de entre la lista de tipos de pagos admitidas por el formato Facturae 3.2.

En el apartado "Facturas electrónicas en formato FACTURAE" de esta documentación puede encontrar más información sobre la emisión de facturas electrónicas en formato Facturae 3.2.

En algunas ocasiones se requiere la generación de varias remesas de facturas en el mismo mes, por ejemplo para facturar a clientes que realizan sus pagos sólo a primeros o a últimos de mes o en unas fechas concretas; en otros casos es necesario emitir dos o más facturas periódicas en el mes según el tipo de conceptos a facturar. Para resolver estas situaciones podrían crearse varias formas de pago que realmente correspondan a una misma cuenta bancaria del emisor y que simplemente se usarán para diferenciar los distintos tipos de facturación o los distintos plazos en los que se van a generar las facturas. En la ficha de forma de pago se podrían introducir los mismos datos cambiando solamante la descripción o nombre de esa forma de pago. No obstante, estos casos también se podrían gestionar usando distintas series para cada tipo de facturación o usando distintos tipos de facturación.

En este apartado se guardan varios datos que el programa necesita para poder exportar los asientos contables a algunas aplicaciones de contabilidad con las que se enlaza y a ficheros de texto tipo ASCII. En este proceso de exportación se generan los asientos contables y se guardan en unos ficheros intermedios con el formato requerido por cada programa de contabilidad.

En el primer punto se debe seleccionar el programa de contabilidad para el que se van a generar los asientos. Actualmente se exportan datos al programa de Contabilidad IRANON, a CONTAPLUS de SAGE, Diconta DIAMANTE vers. 3 de DIMONI, CONTAPRO 2000 de Softnix Informática, a CONTASOFT 2000 de Distrito-K y a ficheros de texto tipo ASCII con formato SDF.

Además de seleccionar el programa, será necesario especificar la ruta o directorio en el que se van a exportar los datos. En el proceso de exportación se generan varios ficheros en el directorio o carpeta especificado y con el formato requerido para el programa de contabilidad seleccionado. Estos asientos se guardan en ficheros intermedios; no se introducen directamente en los ficheros del programa de contabilidad por los riesgos que entrañaría manipular los datos de otra aplicación. Por este motivo, después de exportar los datos en Facturación será necesario importar los datos desde el programa de contabilidad para que incorporen los asientos al diario.

Otra información requerida para enlazarse con algunos programas de contabilidad es el código de empresa o código de la contabilidad para la que se exportan los datos. Normalmente este código será un número de dos o tres dígitos que corresponderá con el código que se usa en el programa de contabilidad para seleccionar la empresa.

En la parte inferior de este apartado se solicitan los números de cuenta y las descripciones que se utilizarán al exportar los asientos a contabilidad. Se solicitan las subcuentas de ventas, IVA, retenciones, compras, etc. Sólo será necesario cumplimentar aquellas subcuentas que estén implicadas en las facturas a exportar.

Los números de cuenta deberían introducirse al mismo número de dígitos que se utilicen en contabilidad. Por ejemplo, si en contabilidad se trabaja con un desglose de subcuentas a siete dígitos, en esta aplicación también deberían indicarse todos los números de cuenta a siete dígitos para que el programa de contabilidad acepte sin problemas los asientos generados.

El número de cuenta de ventas introducido en este apartado se usará por omisión en todas las facturas generadas aunque también es posible especificar un número de cuenta distinto para cada concepto a facturar (en el fichero de Conceptos) y para cada factura emitida (en el fichero de Facturas emitidas).

Además de indicar los códigos de las cuentas contables de ventas, IVA / IGC, retenciones, etc. se puede introducir la descripción o texto que se ha de reflejar en el asiento. Si en estos textos se desea incluir el nº de factura se puede introducir el carácter "#" allí donde deba figurar dicho número. Por ejemplo si como descripción de la cuenta de ventas se indica el texto: "Ntra. Factura nº #", el programa, al generar los apuntes, pondrá este texto substituyendo el carácter# por el número de factura que corresponda en cada asiento. De la misma forma, en muchos casos se precisará indicar en la descripción el porcentaje de IVA o IGIC aplicado. En este caso se puede incluir el carácter "%" allí donde deba salir. Si se indica por ejemplo el texto "%% de IVA" en los apuntes esta línea sería substituida por "16% de IVA" (suponiendo que el tipo de ese apunte fuera el 16%).

En este punto del programa pueden establecerse bloqueos o restricciones de acceso a los datos para garantizar su privacidad o evitar que sean modificados después de una determinada fecha.

Bloquear el acceso a los datos a partir de una fecha puede evitar que las facturas y demás datos sean modificados por error. Los datos se pueden visualizar pero no se pueden modificar ni introducir nueva información. Este bloqueo no afecta a los usuarios que tengan privilegios de Administrador.

Además del bloqueo por fechas explicado anteriormente, el programa permite también restringir el acceso a los datos de un Emisor sólo a algunos usuarios. En este caso se marcará la casilla "Activar bloqueo..." y se especificarán los nombres de los usuarios que podrán trabajar con este Emisor.

Además de la información que se registra en la ficha de datos del emisor, también es posible realizar otras anotaciones que se precisen en un bloc de notas que el programa facilita y al que se puede acceder pulsando la tecla