Clientes

En este fichero se almacenan los datos de todos los clientes a los que se va a emitir alguna factura. Este fichero es común para todos los emisores con lo cual aquellos clientes introducidos para un emisor estarán también accesibles para las restantes empresas o emisores.

A la hora de introducir un nuevo cliente se puede acudir a esta base de datos aunque también es posible y será habitual introducir directamente el nuevo cliente mientras se está realizando su factura sin tener que acudir primero a la base de datos de clientes y luego a la de facturas.

El funcionamiento del fichero de clientes, al igual que los restantes ficheros que conforman el programa, se detalla en el apartado bases de datos de esta documentación y básicamente se reduce a las operaciones habituales de inserción de nuevos datos y la modificación o borrado de los registros existentes en el fichero.

Cuando se introducen o se modifican los datos de un cliente se despliega en pantalla una ventana con varias fichas o carpetas en las que se agrupan todos los datos del emisor. Para desplazarse por estas carpetas se puede hacer click con el ratón sobre las solapas que estas carpetas tienen en la parte superior o bien pulsando las teclas y . Según la carpeta que esté seleccionada se mostrarán en la pantalla unos datos u otros que conforman la ficha del cliente. En los siguientes párrafos se relacionan estas carpetas y su contenido:

Identificación

En la ficha de datos de clientes se solicita el nombre, NIF y dirección. Se solicita un "Nombre comercial o código" y un "Nombre o razón social". Ambos campos tienen que tener algún contenido para que se permita grabar la ficha de datos. El dato que saldrá impreso en las declaraciones y modelos oficiales será siempre el campo "Nombre o razón social". El campo "Nombre comercial o código" se puede utilizar para anotar el nombre o marca comercial del cliente o para asignarle algún tipo de código o nº de expediente que se precise. El NIF también es un dato de introducción obligatoria.

Es aconsejable que los NIF se introduzcan siempre con 9 caracteres repartidos en 8 dígitos numéricos y una letra o una letra y ocho dígitos numéricos según sea el NIF de personas físicas o entidades jurídicas; de esta forma se garantizará que los datos se puedan pasar sin problemas a declaraciones fiscales o a su programa de contabilidad. En los NIF de personas físicas que tienen menos de 9 dígitos deberían añadirse tantos ceros por la izquierda como sean necesarios hasta que el NIF tenga 9 caracteres.

También se solicita el tipo de NIF/CIF del cliente para indicar si se trata de un NIF/CIF español, un número de operador intracomunitario, un número de pasaporte, un certificado de residencia fiscal, etc. Esta información se utiliza en el modelo 340 de IVA en el caso de que las facturas se trasladen luego a otros programas Iranon que confeccionan esa declaración.

Las siglas de la calle (al introducir la dirección: AV, CL, PZ, etc.) que pueden seleccionarse se definen en un fichero auxiliar que el usuario puede modificar cuando lo precise. Lo mismo ocurre con las provincias y países. En todos estos campos el programa incluye las siglas y códigos admitidos actualmente por la Agencia Tributaria con el fin de facilitar la liquidación de impuestos si esta información se traslada luego a otros programas Iranon como Gestión fiscal, a Impuesto de Sociedades o a la Contabilidad IrConta.

Al lado de la casilla donde se solicita el e-mail o correo electrónico del cliente existe un botón que permite abrir un nuevo correo para remitir al cliente. El nuevo coreo se abrirá en blanco en el programa de correo electrónico que esté configurado por defecto en Windows (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Opera Mail, etc.) y ya saldrá como destinatario el e-mail del cliente. Si el correo está configurado por conexión directa al servidor de correo (SMTP), el programa muestra una ventana para preguntar el Asunto y el Texto que se quiere introducir en el e-mail.

Datos específicos para cada emisor

El fichero de CLIENTES en el programa es común a todos los EMISORES o empresas que puedan gestionarse en la aplicación. Esto agiliza el trabajo cuando varios emisores trabajan con clientes comunes al no tener que dar de alta múltiples veces a un mismo cliente por el hecho de que varios emisores le vayan a emitir facturas. Sin embargo, hay algunos datos del  cliente que pueden ser diferentes dependiendo del emisor que les expide la factura como la forma de pago, la cuenta bancaria, la subcuenta contable que identifica al cliente, el porcentaje de retención a aplicar, etc.

Por ejemplo, si el programa se utiliza para hacer las facturas de dos emisores y ambas empresas facturan a un mismo cliente, es muy probable que la subcuenta contable (430...) que identifica a ese cliente en las respectivas contabilidades de esas empresas sea diferente.

Para ver o modificar los datos de este apartado será necesario seleccionar en primer lugar el EMISOR para que el programa muestre los datos del cliente propios para ese emisor. Si en el programa está configurado un emisor "por defecto", los datos de este apartado ya se mostrarán automáticamente al abrir esta ficha. Recuerde que es posible establecer un emisor por defecto haciendo click con el ratón en la parte inferior de la pantalla inicial del programa.

En la solapa DATOS ESPECIFICOS PARA CADA EMISOR de la ficha del CLIENTE se solicitan los siguientes datos:

En este apartado se pueden registrar hasta tres cuentas bancarias del cliente ubicadas en España para la domiciliación de recibos. También se puede añadir otra cuenta bancaria más situada en el extranjero. En las facturas y recibos se utilizará siempre por defecto la primera de estas tres cuentas ubicadas en España o la cuenta ubicada en otros países aunque en las facturas se puede seleccionar manualmente cualquiera de las cuatro formas de pago. La primera cuenta bancaria situada en España (cuenta por defeccto) y la cuenta bancaria en el extranjero son excluyentes, es decir, que sólo se puede cumplimentar una de ellas.

El programa validará estos números de cuenta bancaria antes de guardar los datos en ficheros y si alguno de ellos fuese erróneo, se informará con el correspondiente aviso indicando los dígitos de control (DC) que correspondan al número de entidad bancaria, oficina y cuenta introducidos. En las cuentas bancarias ubicadas en España se verifica primero los DC (dígitos de control) de la cuenta (20 dígitos correspondientes al habitual CCC) y luego se verificarán los DC del código IBAN.

También se incluyen las casillas para indicar el código BIC/SWIFT de la entidad bancaria a la que corresponde la cuenta y que se necesita para generar los adeudos directos SEPA.

Puede consultar también el apartado "Adaptación a las normas SEPA" de esta documentación para ampliar la información relativa a los códigos IBAN, BIC/SWIFT, mandatos y otras cuestiones relativas a la adaptación a las normas SEPA que son necsarias para la emisión de adeudos a partir del 1 de febrero de 2014.

Además de la información que se registra en la ficha de datos del cliente, también es posible realizar otras anotaciones que se precisen en un bloc de notas que el programa facilita y al que se puede acceder pulsando la tecla .