Fichero de conceptos

En este fichero se registran los conceptos, servicios u honorarios que van a facturarse. En esta base de datos se introducirán normalmente sólo aquellos conceptos que sean de uso habitual puesto que aquellos conceptos específicos de una factura que no se van a repetir en otras facturas podrían introducirse directamente como textos en las facturas emitidas.

Este fichero es común para todos los emisores con lo cual aquellos conceptos introducidos para un emisor estarán también accesibles para las restantes empresas o emisores.

A la hora de introducir un nuevo concepto se puede acudir a esta base de datos aunque también es posible y será habitual introducir directamente el nuevo concepto mientras se está realizando una factura sin tener que acudir primero a la base de datos de conceptos y luego a la de facturas emitidas.

El funcionamiento del fichero de conceptos, al igual que los restantes ficheros que conforman el programa, se detalla en el apartado bases de datos de esta documentación y básicamente se reduce a las operaciones habituales de inserción de nuevos datos y la modificación o borrado de los registros existentes en el fichero.

En la ficha de datos de cada concepto se solicitan los siguientes datos:

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Código: este código se utiliza para identificar y clasificar los conceptos a facturar. El código puede estar formado por letras o números con una longitud máxima de ocho caracteres. Estos códigos se pueden asignar libremente con la longitud y características que desee. Por ejemplo, a los conceptos de un mismo tipo, de un mismo departamento, etc. se les podría identificar asignándoles un código que empiece por las mismas letras o números. Este tipo de clasificaciones, además de clarificar la visualización de resultados en informes, etc. puede facilitar también el uso de la opción de Modificación de precios automática que incluye el programa para incrementar o rebajar los precios automáticamente. Este campo es de cumplimentación obligatoria puesto que el programa lo usa para ordenar el fichero de datos.

•	Descripción: en esta casilla se introducirá el nombre del concepto a facturar. Este nombre o descripción será el texto que aparecerá luego en las líneas de la factura.

También es posible introducir en esta descripción de los conceptos algunas "variables" o campos comodín cuyo valor se reemplazará a la hora de realizar las facturas por el valor que tengan asignado dichas variables en cada ocasión. Cuando se solicite la generación automática de facturas o al introducir una factura manualmente, si el concepto a facturar contiene alguna de estas variables, el programa reemplazará el nombre de la variable por el valor que corresponda a la variable. Estas variables o comodines son las siguientes:

•	#FECHA# - Esta variable se sustituirá (en la descripción del concepto) por la fecha de la factura.

•	#MES# - Esta variable escribirá el nombre del mes al que corresponde la factura. El mes se escribirá en castellano, gallego o catalán según se haya configurado el programa en el apartado "Ficheros", "Configuración del programa", "Programa".

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#TIPO# - Tipo de facturación. Esta variable escribirá el nombre que tenga la remesa de facturas o tipo de facturación que se esté generando (por ej. el programa lleva ya preconfigurados como tipos de facturación los doce meses del año y otro tipo llamado "Pendiente". El usuario puede crear en el apartado "Ficheros", "Datos auxiliares", "Tipos de facturación", otros tipos de facturación para luego usarlos al generar facturas). En el caso de que se estén introduciendo facturas manualmente y se seleccione un concepto que en su descripción contenga esta variable, esta variable no se sustituirá por ningún valor puesto que en ese caso no existe un "Tipo de facturación".

•	#AÑO# - Esta variable se sustituirá por el año al que corresponde la factura.

Las variables tienen que escribirse en letras mayúsculas y entre signos "#" a la hora de generar facturas o grabar facturas manualmente cuando se utilice un concepto en cuya descripción se ha escrito alguna de estas variables.

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Importe: se introducirá el precio normal de este concepto; se contemplan hasta cuatro dígitos decimales. No obstante, aunque en este punto se informe al programa del precio que tendrá un concepto, también es posible modificar dicho precio individualmente para un cliente (en el apartado Datos de facturación periódica) o durante la introducción manual de una factura.

•	Tipo de IVA / IGIC: en este apartado se debe elegir el tipo de I.V.A. o I.G.I.C. (Impuesto General Indirecto Canario) que se aplicará a este concepto.

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Enlace externo: a cada uno de los conceptos se le puede asignar un código de cuenta en contabilidad para su utilización al generar los asientos utilizando el proceso "Exportar a contabilidad". En aquellos conceptos que no se haya especificado un número de cuenta se utilizará la "Cuenta de Ventas" por defecto que se introduce en la ficha de datos del Emisor. Si el proceso de exportar facturas se realiza para los programas Iranon Gestión Fiscal o Impuesto de Sociedades, en esta casilla se debería introducir el número o código que dicho concepto tenga en Gestión Fiscal o Impuesto de Sociedades.

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Suplido: marcando esta casilla el concepto será considerado en las facturas como un suplido, es decir, un ingreso que no corresponde a una venta sino a una cantidad que el emisor ha adelantado para realizar algún pago en favor del cliente. Estos conceptos estarán exentos de IVA / IGIC y se tendrán en cuenta a la hora de imprimir el Libro registro de suplidos y provisión de fondos.

•	Retención: esta casilla debería marcarse en todos aquellos conceptos sujetos a retención. El tipo de retención aplicado en cada factura será el especificado en la ficha de datos del cliente al que se le está emitiendo la factura.

•	Descripción ampliada: este punto se puede utilizar para registrar cualquier anotación o comentario que se precise relativo a cada concepto.