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En el apartado “Registro SII” del menú principal de opciones del programa se encuentra la opción “Gestión Envíos” que permite ver todas las peticiones o comunicaciones con el sistema SII realizadas desde el programa para registrar las facturas o para consultar su estado. Esta opción también se utiliza para realizar el registro o consulta de múltiples facturas a la vez en el SII.
Las peticiones que se realizan al sistema SII son mensajes que se transmiten a través de Internet entre el programa y los servicios web de la Agencia Tributaria. Estos mensajes sirven para suministrar la información de las facturas que deben incluirse en los Libros registro o para consultar el estado de las facturas dentro del SII.
En respuesta a cada petición de Suministro de datos o de Consulta que transmite el programa al SII, la Agencia Tributaria devuelve otro mensaje de respuesta indicando si la operación solicitada ha tenido éxito o si, por el contrario, la petición de suministro o consulta de datos no se ha podido realizar correctamente, en cuyo caso se mostrará un mensaje de error para indicar la causa.
Como se indicaba en otros apartados de esta documentación al hablar de los Libros SII de Facturas emitidas y recibidas, el envío de las facturas se puede hacer individualmente transmitiendo en cada petición una única factura. Ese sería el funcionamiento cuando el envío de datos se realiza desde el botón “Peticiones” que hay en las pantallas de entrada de datos de Facturas emitidas y recibidas.
En cambio, si se quieren transmitir en un mismo envío o petición los datos de múltiples facturas a la vez, el envío hay que hacerlo desde este apartado “Gestión de envíos”. En esta opción se pueden seleccionar y enviar a la vez todas las facturas que correspondan al tipo de libro registro que el usuario seleccione y que correspondan también al tipo de comunicación (alta/modificación) y al ejercicio y periodo seleccionado.
Realización de envíos
Antes de entrar en el apartado “Gestión de envíos“ del SII es necesario indicar la empresa y la actividad a la que corresponden los envíos a realizar o consultar.
Al acceder al apartado “Gestión de envíos“ se muestra un browser o lista de los envíos o lotes de facturas procesados anteriormente o los preparados para realizar su transmisión de todos los ejercicios y periodos. Cada línea de este fichero muestra los datos de un lote o peticiones pendientes de envío.
Si se realizan peticiones de suministro o consulta de facturas de forma individual, es decir, desde la pantalla de cada factura, el programa crea automáticamente una entrada o anotación en el apartado “Gestión de envíos“ para poder controlar los procesos realizados con cada factura y su estado.
En el apartado “Gestión de envíos“ también se pueden insertar manualmente registros para preparar y realizar el envío de un lote de facturas a cualquiera de los Libros registro del SII.
La forma de introducir, modificar o borrar facturas en el apartado “Gestión de envíos“ es la misma que la utilizada en casi todos los apartados o ficheros de datos que maneja el programa.
Al acceder a la “Gestión de envíos” del SII se muestra en la parte superior de la pantalla una barra de botones o iconos que permiten ejecutar todas las operaciones necesarias para crear, modificar y borrar los envíos o peticiones al SII.
En la zona central de la ventana se presenta un browser o tabla con los datos de los envíos registrados en este apartado. Los datos mostrados son los correspondientes al sujeto pasivo y actividad seleccionados al entrar en este apartado.
Los datos identificativos de cada envío se muestran en una misma línea de este browser. La ficha o registro que esté seleccionado se muestra de forma resaltada en un color distinto al de las otras líneas. Debido a las limitaciones de tamaño de las pantallas, normalmente será necesario utilizar las teclas de desplazamiento del cursor     o el ratón para desplazarse por este browser y poder visualizar todos los datos existentes en ficheros. En la parte derecha e inferior del browser verá unas barras de posición que le indicarán la posición del fichero en la que se encuentra actualmente y si existen más líneas de las que se están visualizando en pantalla.
En la parte inferior de la ventana del browser o fichero de facturas existe una línea o barra de estado que muestra algunos datos informativos como el número de registros o facturas existentes en el fichero.
A continuación se describen los botones y operaciones disponibles en el browser del apartado “Gestión de envíos” que, en su mayoría, son comunes a todos los apartados donde el programa maneja tablas o ficheros de datos:
 Primer registro. Esta operación se puede ejecutar también pulsando la tecla  y tiene como misión ir al primer registro de esta tabla de envíos de la empresa y actividad seleccionada.
 Anterior. Esta operación sitúa el cursor del fichero en la petición o envío anterior. Utilizando el teclado se puede ejecutar este proceso pulsando la tecla .
 Siguiente. Con esta operación se pasa al siguiente registro o envío de los que se está visualizando. También se puede ejecutar pulsando la tecla cuando el cursor está situado en la lista de fichas.
 Ultimo registro. Esta operación se puede ejecutar también pulsando la tecla  y tiene como misión ir al registro del último envío o petición de los existentes para el sujeto pasivo y actividad seleccionados..
 Insertar. Esta operación se puede ejecutar también pulsando la tecla  . Al ejecutar esta operación se abrirá una nueva ventana con el formulario para crear un envío de datos al SII.
 Borrar. Esta operación se puede ejecutar también pulsando la tecla  . Esta opción borra el registro sobre la que esté situado en ese momento el cursor del fichero (fila que se muestra resaltada en un color diferente a las demás líneas del browser). Antes de borrar los datos, el programa solicitará que se confirme la eliminación del envío para evitar borrados accidentales. Una vez que se han enviado y registrado correctamente en el SII las facturas, cobros/pagos u otras operaciones suministradas, el programa ya no permitirá su borrado en la aplicación puesto que la Agencia Tributaria tampoco va a permitir el borrado de esas facturas/registros del Libro registro SII. Cuando las facturas están registradas ya sólo es posible realizar modificaciones o solicitar su anulación pero, aunque se anule la factura, su información seguirá estando registrada en el SII aunque su Estado-Situación pasará a ser: “Anulada”.
 Editar. Este proceso permite ver y modificar los datos del envío seleccionado (línea resaltada en el browser de envíos). Este proceso también se puede ejecutar pulsando la tecla  . Al ejecutar esta operación se abrirá una nueva ventana con el formulario utilizado para registrar los envíos o peticiones de suministro/consulta al SII.
 Actualizar. Este botón permite refrescar o actualizar la información que se muestra en la pantalla del browser de facturas con los datos existentes en la base de datos. Generalmente este proceso se hará de forma automática al abrir el browser de “Gestión de envíos” y no será necesario utilizar este botón pero, puede ser útil en algunos casos en los que se han hecho cambios en este apartado, para un mismo sujeto pasivo y actividad, desde otros puestos de trabajo y se quiere actualizar la pantalla sin tener que salir y volver a entrar en este apartado.
 Ordenar. Pulsando sobre la barra de títulos que aparece en la parte superior de la ventana se puede cambiar el orden o criterio de clasificación seguido para mostrar los datos de los envíos. Por ejemplo, si se quieren mostrar los envíos ordenadas por la “Fecha” del envío se podría hacer click con el ratón en el título de esa columna “Fecha”. Igualmente se podrían ordenar los datos por “Tipo de suministro”, por “Periodo”, por “Estado del envío”, etc. para lo que sólo sería necesario hacer click en el título de la columna correspondiente a cada uno de esos campos. También es posible establecer el “orden” de visualización por varios campos a la vez (por ejemplo, por “Ejercicio” y “Periodo”) haciendo click en una primera columna y luego pulsando la tecla  y finalmente haciendo click en la segunda columna por la que tienen que ordenarse los datos. Cada columna utilizada como índice en la ordenación de los datos se muestra en el browser señalada con un icono en forma de triángulo o  . Este triángulo puede apuntar hacía arriba o hacía abajo según el criterio de ordenación sea ascendente o descendiente. Haciendo click nuevamente sobre el título de la columna se cambia ese criterio y los datos se muestran ordenados de mayor a menor o de menor a mayor. Cuando los datos se ordenan por varias columnas a la vez, en estos triángulos se muestra un número: 1, 2, 3, etc. para indicar cual es la columna que se utiliza como primer campo de ordenación o como segundo campo, tercer campo, etc.
 Mostrar. La función de este botón es mostrar en pantalla la ficha de datos del envío actual. Es una operación similar a la del botón "Editar" visto anteriormente con la diferencia de que en este caso los datos sólo se pueden ver pero no se permite su modificación.
 Listado. Al solicitar esta operación el programa mostrará en pantalla un informe con los datos del apartado “Gestión de envíos” del sujeto pasivo y actividad seleccionado actualmente. Ese informe puede enviarse luego a la impresora, guardarse en un fichero, etc.
 Salir. Este botón cierra la pantalla del browser que muestra la relación de envíos retornando al proceso o menú de opciones anterior.
 El botón “Lanzar Petición seleccionada” ejecuta la petición o envío de los datos sobre los que esté posicionado el cursor en este browser (línea en color resaltado). Antes de proceder a la petición de envío el programa muestra información del proceso que se va a realizar dando ocasión a cancelar el envío o a continuar con la petición y transmitir los datos al SII.
Preparar un nueva petición al SII
Al ejecutar las opciones de “Insertar” una nueva ficha de datos en el apartado “Gestión de envíos” o al editar una ficha ya existe se solicitan varios datos que van a actuar como un “filtro” para seleccionar las facturas que el programa debe enviar al SII al hacer la petición:
| • | Servicio: En esta casilla se debe indicar el tipo de proceso a realizar (Suministro, Consulta o Anulación) y el Libro registro al que se quiere remitir la información o la consulta. En esta casilla se muestran todos los tipos de Libros registro de facturas y otras operaciones que contempla el SII. Actualmente los programas Iranon sólo realizan los envíos a los Libros registro de facturas emitidas, recibidas, cobros y pagos. |
| • | Tipo de Comunicación Suministro: En este punto se elige el tipo de comunicación que se pretende realizar con el envío y que puede ser para dar de alta o modificar facturas o registros en los Libros SII almacenados en la Agencia Tributaria. Al ejecutar la petición de envío de este registro el programa buscará en el Libro registro seleccionado todas las facturas que tengan asignada en la casilla “Pendiente Comunicar” el mismo tipo de comunicación seleccionado. Los tipos de comunicación posibles son los siguientes: |
| • | A0 - Alta: Este tipo de comunicación es el utilizado para registrar en el SII una nueva factura, un cobro/pago u otro tipo de operación que deba suministrarse al los Libros registro en la Agencia Tributaria. Las peticiones de “alta” se transmiten al SII y según las validaciones y controles de errores realizados por ese sistema, la factura u operación puede ser finalmente aceptada, rechazada o aceptada con errores dependiendo de si cumple o no todas las validaciones y controles de error. Si una factura es rechazada porque contiene errores “No admisibles”, será necesario realizar las correcciones oportunas y volver a solicitar una nueva petición de alta puesto que el intento de suministro anterior no ha sido registrado en los Libros SII. Si una factura es “aceptada con errores”, porque contiene errores “Admisibles”, será necesario realizar su corrección enviando posteriormente una nueva petición de tipo “A1 – Modificación de factura/registro (errores registrales)”. |
| • | A1 - Modificación de factura/registro (errores registrales): Este tipo de comunicación se utiliza para solicitar la modificación de facturas y otras operaciones previamente registradas en el SII cuando las facturas registradas son correctas pero su anotación en el Libro registro no se ha realizado correctamente (si los importes y datos de las facturas registradas no fuesen correctos, se daría de alta una nueva factura de tipo “Rectificativa” con las correcciones oportunas). Esta modificación sólo se puede realizar cuando las correcciones que se pretenden realizar en el registro del SII no afectan a los datos de identificación del emisor, número de factura y fecha de expedición (si las modificaciones afectasen a esos datos habría que proceder a dar de baja el registro y realizar una nueva presentación). El suministro de este tipo de modificación deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente al final del periodo al que se refiera la declaración en la que deba tenerse en cuenta. |
| • | A4 - Modificación Factura Régimen de Viajeros: Petición para modificar una factura del Régimen de Viajeros presentada anteriormente en el SII. |
Cuando se crean nuevos registros de facturas, cobros/pagos, etc en los Libros SII., el programa le asigna automáticamente la opción “A0 - Alta” en la casilla “Pendiente Comunicar” para dejarlos ya dispuestos para su posterior envío. El usuario también puede cambiar manualmente esa opción por cualquiera de las otras posibles de modificación (claves A1 y A4).
| • | Ejercicio: En esta casilla se ha de indicar el año al que corresponden las facturas o registros a enviar para su incorporación en el Libro que mantiene la Agencia Tributaria o para su consulta o anulación según el tipo de Servicio web seleccionado. |
| • | Periodo: También es necesario indicar el mes o periodo al que corresponden las facturas que se quieren enviar, consultar o anular con esta petición. |
| • | SII Versión: En esta casilla se registra la versión de las especificaciones de presentación al SII que se utilizarán al hacer el envío. Por defecto el programa selecciona la última versión disponible de las especificaciones (actualmente Versión 1.1, vigente desde julio de 2018). |
| • | Botón “Factura”: Este botón permite seleccionar para su envío una única factura de entre todas las encontradas en el tipo de libro registro seleccionado y que correspondan al ejercicio, periodo y tipo de comunicación seleccionado. Normalmente no se utilizará este botón porque el envío desde el apartado “Gestión de envíos” se utilizará principalmente para realizar el envío a la vez de todas las facturas que están grabadas y preparadas para su presentación. Sólo se utilizará en casos puntuales en los que existan múltiples facturas pero de las que sólo se quiera presentar una factura concreta. |
| • | Bloque de casillas que registran la Respuesta que devuelve la Agencia Tributaria a una petición de suministro, consulta o anulación de facturas y otras operaciones. El programa cumplimenta automáticamente estas casillas con los datos que devuelve la Agencia Tributaria en su mensaje de respuesta. Estos resultados, código CSV, error, etc. se refieren al “envío” en su conjunto y no a la validación de cada una de las facturas que contenía el envío. Cada una de esas facturas o registros tiene a su vez su propio resultado-estado, CSV, error, etc. según dichas facturas sean correctas o no hayan superados las validaciones: |
| • | Registros: En esta casilla se muestra el número de facturas, cobros/pagos o registros incluidos en el envío o petición que se han procesado o encontrado en la petición de suministro, consulta o anulación. |
| • | Resultado Estado: El resultado o estado del envío puede ser “Correcto”, “ParcialmenteCorrecto” o “Incorrecto”. En el siguiente apartado de esta documentación se amplía la información sobre estos resultados. |
| • | Respuesta CSV: En esta casilla se anota el Código Seguro de Verificación o número de justificante que la Agencia Tributaria devuelve en respuesta a una petición de “Suministro” de datos cuando dicha petición se ha podido realizar correctamente (es decir, cuando “Resultado-Estado” es “Correcto”). En las peticiones de tipo “Consulta”, en esta casilla se anota el valor “ConDatos” cuando la factura o registro consultado existe en los libros registro que mantiene la Agencia Tributaria o el valor “SinDatos” cuando la factura consultada no está registrada en el SII. |
| • | Fecha: En esta casilla el programa anota la fecha en la que se ha realizado el envío o petición. |
| • | Error: Si el envío es rechazado (Incorrecto) o aceptado pero con errores (ParcialmenteCorrecto), en esta casilla se guarda el mensaje de error que la Agencia Tributaria devuelve en su mensaje de respuesta al envío cuando el envío ha sido rechazado o aceptado parcialmente. |
| • | Botón “Lanzar Petición”: Este botón realiza el envío a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria de la petición con el lote de facturas/registros que se quieren dar de alta, modificar o anular en el SII. |
| • | Botón “Ver XML Envío”: Esta opción permite ver el mensaje original o “en bruto”, en formato XML, tal y como el programa lo remite a la Agencia Tributaria para realizar operaciones de suministro o consulta de datos al SII. Generalmente no será necesario utilizar esta función salvo en casos puntuales en los que se requiera realizar alguna comprobación o localizar algún problema. |
| • | Botón “Ver XML Respuesta”: Esta opción permite ver el mensaje de respuesta original o “en bruto”, en formato XML, tal y como el programa lo recibe por parte de la Agencia Tributaria en respuesta a una petición de suministro o consulta de datos en el SII. Generalmente no será necesario utilizar esta función salvo en casos puntuales en los que se requiera realizar alguna comprobación o localizar algún problema. |
| • | Botón “Ver Registros”: Este botón permite acceder a la tabla o fichero en el que se registran las diferentes respuestas o resultados que la Agencia Tributaria devuelve para cada factura, cobro-pago o registro incluido en el envío. Cuando el lote de facturas enviado sea totalmente correcto, en este apartado se puede ver el código CSV que justifica la presentación correcta de cada factura. En los casos en los que el resultado del envío del lote de facturas sea “ParcialmenteCorrecto”, desde esta opción se pueden ver las facturas que se han registrado correctamente en el SII y las facturas que no se han podido registrar por ser incorrectas o que se han registrado “con errores” y requieren un nuevo envío para su corrección. |
Resultados del envío de un lote de facturas
Las peticiones masivas al SII para cada uno de los tipos de libros de registro devolverán una respuesta en la que se indicará tanto, el resultado global del envío, como el resultado específico de cada factura/registro.
El resultado global del envío estará incluido en uno de los siguientes estados:
| • | Correcto: Una presentación cuyo resultado sea la aceptación completa de la misma, indicará que todas las facturas o registros incluidos en la misma han pasado tanto las validaciones sintácticas, como las de negocio y que por tanto han sido registradas de manera satisfactoria por la Agencia Tributaria en el SII. |
| • | ParcialmenteCorrecto: Una presentación con Aceptación parcial, indica que no todos las facturas o registros incluidos en la misma han sido aceptados correctamente y que por tanto los “no aceptados” no han pasado algún tipo de validación de las establecidas. Será necesario el envío de una nueva presentación de las facturas erróneas corrigiendo los errores. Este tipo de respuesta se origina cuando existan en un mismo envío facturas/registros aceptadas y rechazadas, y también cuando haya facturas/registros aceptados con errores. |
| • | Incorrecto: Una presentación con un rechazo completo de la misma puede deberse a alguno de los dos siguientes motivos: |
| • | La estructura definida en la presentación no es conforme al esquema definido (no cumple las validaciones estructurales), o bien, existen errores sintácticos en la cabecera de datos del envío y por ello toda la petición ha de ser rechazada. Será necesario observar la casilla “Error” en la que se registra el mensaje de error devuelto por la Agencia Tributaria indicando el motivo del rechazo. |
| • | Todas las facturas/registros incluidos en la petición no cumplen las validaciones sintácticas o de negocio asociadas y, por tanto, todas las facturas han sido rechazadas. |
El resultado parcial de cada factura/registro incluido en la petición se encontrará en uno de los siguientes estados:
| • | Aceptada: La factura se ha podido incluir correctamente en Libro registro. |
| • | Aceptada con errores: Si una factura es “aceptada con errores”, porque contiene errores “Admisibles”, será necesario realizar su corrección enviando posteriormente una nueva petición de tipo “A1 – Modificación de factura/registro (errores registrales)” |
| • | Rechazada: Si una factura es rechazada porque contiene errores “No admisibles”, será necesario realizar las correcciones oportunas y volver a solicitar una nueva petición de alta puesto que el intento de suministro anterior no ha sido registrado en los Libros SII. |
Tipos de Errores que contempla el SII:
| • | Errores “No admisibles”: son aquellos errores que en ningún caso podrán ser admitidos por la Agencia Tributaria en la presentación de facturas o registros de cada libro de registro. Se corresponden con los errores provocados al no superar las validaciones estructurales y sintácticas del envío y con errores en la identificación del titular del libro de registro. Serán rechazados los registros que no pueden ser procesados por presentar contradicciones o información no tratable. Por ejemplo, la aceptación de un error en la identificación del titular provocaría que nadie pudiera corregir posteriormente el error, porque nadie sería el propietario de ese registro y, por lo tanto, se debe rechazar. |
| • | Errores “Admisibles”: son aquellos errores que no provocan el rechazo de la factura. Serán admitidos por la Agencia Tributaria en la presentación de facturas o registros de cada libro de registro. Se corresponden con algunos de los errores de facturas o registros derivados de las validaciones de negocio de facturas o registros. La respuesta dada para este tipo de errores será especificada como error en la respuesta pero de tipo admisible para dejar constancia al presentador de la factura o registro de que se ha producido un error, pero que dicho error no ha impedido el registro de la factura por parte de la Agencia Tributaria. |
Tratamiento de los errores admisibles: Las facturas con errores admisibles serán registradas por los sistemas de la Agencia Tributaria pero deberán ser corregidos para poder llevar a cabo el tratamiento y validación de los mismos. Para llevar a cabo la corrección será necesaria la presentación de una nueva petición correcta de “Modificación” sobre aquellas facturas o registros aceptados con errores.
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