Presentación digital de cuentas a partir del ejercicio 2008

Desde la opción "Declaraciones", "Registro Mercantil", "Presentación digital de cuentas" se puede confeccionar el depósito digital de cuentas anuales para realizar luego su envío al Registro Mercantil a través de CD-ROM, DVD-ROM o INTERNET.

Este programa genera los ficheros y documentos necesarios para realizar la presentación digital de Cuentas anuales con el formato establecido en la Orden JUS/206/2009 de 28 de enero (BOE 10/02/2009) que aprobaba los nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación para los ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2008 y establecía las especificaciones para confeccionar la presentación digital del depósito de cuentas.

La Orden JUS/1291/2009 de 21 de mayo (BOE 23/05/2009) publicaba algunas modificaciones y correcciones de errores aplicables a partir del ejercicio 2008.

En la Resolución de 6 de abril de 2010 (BOE 07/04/2010), de la Dirección General de los Registros y del Notariado se publicaban los nuevos modelos de Cuentas anuales vigentes a partir del ejercicio 2009, se establecía la necesidad de añadir en la Memoria un nuevo apartado "Información sobre derechos de emisión de gases de efecto invernadero" y se definían diversos cambios en los test de error que hay que realizar en las verificaciones.

El Real Decreto 1159/2010, de 17 de septiembre, aprobaba las Normas para la Formulación de Cuentas Anuales Consolidadas (BOE 24/09/2010).

La Resolución de 28 de febrero de 2011 (BOE 14/03/2011), de la Dirección General de los Registros y del Notariado establece también cambios en los modelos de cuentas anuales y los test de errores.

La Resolución de 29 de febrero de 2012 (BOE 06/03/2012), de la Dirección General de los Registros y del Notariado modificaba algunos test de errores del modelo normal.

En la Resolución de 28 de enero de 2014 (BOE 06/02/2014), de la Dirección General de los Registros y del Notariado, se modifican los modelos establecidos en la Orden JUS/206/2009, de 28 de enero (BOE 10/02/2009). La utilización de los nuevos modelos aprobados por la mencionada resolución de 28 de enero de 2014 será obligatoria para los sujetos obligados cuando la Junta general o los socios aprueben sus cuentas anuales con posterioridad al 6 de febrero de 2014.

El apartado de PRESENTACION DIGITAL DE CUENTAS en el programa está formado por tres páginas o solapas ("Carátula", "Documentos" y "Huella digital") en las que se deberán seleccionar los documentos a presentar, identificar al presentante de la solicitud o a las personas que expiden la certificación.

•

Registro Mercantil. Este dato se puede seleccionar manualmente en esta página aunque si se ha grabado previamente en la ficha de datos de la empresa, el programa ya lo trasladará automáticamente a esta casilla. Observe que la tabla y clasificación de los Registros Mercantiles cambia a partir del ejercicio 2008 con respecto a la clasificación que se usaba en ejercicios anteriores.

•

DIRECTORIO DE SALIDA: en esta casilla se indicará la ruta donde el programa Iranon deberá grabar el fichero de la presentación. En esa ruta se generará un archivo comprimido de tipo ZIP que contendrá todos los documentos que se van a presentar al Registro: Cuentas anuales, memoria, informe de gestión, el informe de acciones propias, instancia, etc. La nomenclatura de este archivo ZIP generado para realizar la presentación digital tendrá el siguiente formato:

A la derecha de la casilla DIRECTORIO DE SALIDA existe un botón para seleccionar cualquier ruta donde deba grabarse el depósito digital. También es posible crear carpetas desde la ventana de diálogo que el programa abre para seleccionar la ruta de salida. Si la ruta selecciona está en alguna ubicación de red, recuerde que el programa deberá tener permisos de escritura para poder grabar el archivo ZIP.

Si la presentación de cuentas se realiza a través de INTERNET, recuerde que será en esta carpeta o directorio de salida donde tendrá que buscar el archivo ZIP a transmitir telemáticamente. Si la presentación se realiza en soporte CD o DVD, tendrá que utilizar algún programa de grabación de CD/DVD para copiar este archivo ZIP al disco. El programa Iranon genera el fichero ZIP de presentación pero no tiene funciones para grabar directamente en un CD/DVD.

•

Identificación del presentante que hace la solicitud. Será necesario rellenar al menos el nombre y apellidos, domicilio, Código Postal, ciudad y provincia. El botón "Copiar datos del asesor como presentante" permite copiar a este apartado el nombre y datos del asesor si está configurado en la opción "Ficheros", "Configuración", "Programa", "Datos del asesor". El programa copia automáticamente estos datos de la presentación del ejercicio anterior si está grabada en la aplicación.

•	Número de orden de la presentación digital. En esta casilla se puede indicar un número de orden o número de presentación por si la empresa presenta más de un depósito de cuentas (consolidadas e individuales, etc.).

En la parte superior de la carátula o primera página de este apartado verá que existe un botón con el título "GENERAR PRESENTACION DIGITAL" que será el encargado de confeccionar el depósito digital. Antes de utilizar este botón será necesario cumplimentar también algunos datos más en las siguientes páginas de este apartado.

En esta página se deberá marcar el tipo de presentación (Normal, Abreviada, PYMES) que se desea realizar y los documentos que se van a presentar.

Se marcará si se presenta el modelo de cuentas anuales (este modelo es de presentación obligatoria), balance, cuenta de pérdidas y ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de Flujos de Efectivo (sólo en presentación Normal) y la hoja identificativa de la sociedad. También será necesario marcar si la entidad tiene acciones propias, si presenta declaración medioambiental y otros documentos.

El programa permite asociar o referenciar luego los demás documentos que se deseén incluir en el depósito digital: Memoria, Informe de Gestión, Certificación SICAV, Informe de Auditoría, anuncios de convocatoria, etc.

La Memoria, el Informe de gestión y los demás documentos adicionales se puede presentar en ficheros de tipo PDF, TXT y TIF.

El programa obtendrá automáticamente los datos del modelo de CUENTAS ANUALES grabándolo en el formato .XBRL que se necesita para hacer la presentación. También obtendrá automáticamente los datos del apartado de ACCIONES PROPIAS (autocartera), en el caso de que se haya cumplimentado.

El usuario deberá generar y guardar en la carpeta que estime oportuna los restantes documentos como la memoria, el Informe de gestión, etc. ya que en este apartado simplemente se anota la ubicación y nombre de fichero donde están grabados. Por ejemplo, si ha confeccionado la memoria en el editor de textos del programa o en cualquier otro procesador de textos y desea adjuntarla en formato PDF, tendría que generarla primero en ese formato, por ejemplo, imprimiéndola a alguna IMPRESORA PDF como la IRPDF de Iranon. En el caso de que los documentos se presenten en formato TXT (texto), también habría que tenerlos guardados en ese formato.

En el caso de presentar la Memoria en formato normalizado (formato XBRL) mediante las opciones "Memoria normalizada PYMES (Plan 2008)" o "Memoria normalizada Abreviada (Plan 2008)", al hacer la Presentación digital será necesario marcar las casillas "Memoria normalizada Pyme" o "Memoria normalizada Abreviada" respectivamente. El programa deshabilitará en ese caso la casilla y botón correspondiente para seleccionar la memoria de tipo "documento" (pdf, txt, etc:) puesto que la memoria se va a incluir en formato XML dentro el fichero "deposito.xbrl".

En esta pantalla del apartado de Presentación digital solamente será necesario introducir los nombres de los administradores o personas que van a expedir la certificación y firmar la presentación del depósito de cuentas. Existen diez líneas para introducir los nombres de los firmantes.

El botón "Trasladar administradores del modelo 200" permite copiar a este apartado de Certificación de la huella digital la lista de administradores relacionada en la pág. 2 del Modelo 200.

Al final de la página o pestaña "Huella digital" también existe un apartado para obtener el PDF de "presentación digital completa" en la que la certificación de aprobación de cuentas se puede enviar al Registro por Internet escaneada en formato PDF acompañando el archivo ZIP del depósito.

Una vez que se han cumplimentado los datos del apartado de Presentación digital y para obtener ya los ficheros y documentos a presentar, habría que usar el botón GENERAR PRESENTACION DIGITAL que hay en la carátula del modelo o usar la opción del menú "Ficheros", "Generar presentación digital".

Este proceso va a generar el archivo ZIP para remitir al Registro Mercantil por Internet, CD o DVD. En este archivo comprimido tipo ZIP se grabará el modelo de cuentas anuales, la memoria, el informe de gestión, la instancia y cualquier otro documento que se vaya a incluir en el depósito.

En el caso de que la presentación se realiza en CD o DVD, deberá grabar el archivo ZIP resultante en dicho soporte teniendo en cuenta que cada presentación deberá ir en un CD o DVD diferente y que el archivo ZIP deberá estar ubicado en el directorio raíz del soporte, sin estructurar el soporte en directorios. El archivo ZIIP deberá tener la nomenclatura que establece la normativa y que genera el programa Iranon según se explicaba en párrafos anteriores.

Si se adjuntan ficheros muy grandes o muchos ficheros hay que tener en cuenta que este archivo ZIP no puede tener un tamaño mayor de 10 Megabytes.

Además de obtener el archivo ZIP, mediante la opción "Modelo", "Imprimir" o con el botón

se puede obtener en papel la SOLICITUD DE PRESENTACION y la CERTIFICACION DE LA HUELLA DIGITAL. De la Solicitud de presentación se obtienen tres copias: para el Registro, para la entidad financiera y para el interesado.

Si al solicitar la IMPRESION de la solicitud de presentación y la certificación de la huella digital el programa ve que no se ha generado todavía la presentación digital (el archivo ZIP), ofrecerá la posibilidad de generarlo en ese momento.

En los modelos de CUENTAS ANUALES (normal, abreviado y PYMES ) que realiza el programa existe la posibilidad de validar o realizar las comprobaciones que establece la Orden JUS/206/2009 de 28 de enero (BOE 10/02/2009) y las posteriores modificaciones (BOE 23/05/2009, BOE 07/04/2010, BOE 14/03/2011, BOE 06/03/2012 y BOE 06/02/2014) para chequear la corrección de las cuentas. Esta operación se puede realizar ejecutando la opción "Cálculo", "Verificar" (estando situados en cualquier página de las Cuentas anuales).

Como resultado de esa validación pueden aparecer ERRORES de CUMPLIMENTACION OBLIGATORIA y ERRORES DE CUMPLIMENTACION RECOMENDADA o avisos. Si existiese algún error de cumplimentación obligatoria habría que corregirlo porque en caso contrario invalidará la presentación de cuentas.

En las siguientes páginas web se puede ver un extracto de las páginas del BOE del 6 de febrero de 2014 en el que se regulan por última vez los TEST DE ERROR o fórmulas de cálculo que se utilizan para validar los modelos de Cuentas anuales:

Además de realizar las validaciones en el programa Iranon, puede ser siempre recomendable realizar la VALIDACION de la presentación con el programa "D2 - Depósito digital" que los Registros facilitan para cumplimentar y validar el depósito.

El programa "D2" lo puede descargar desde las páginas web del Colegio de Registradores:

En este programa se puede utilizar la opción "Importar y validar huella" para cargar el archivo ZIP generado con el programa Iranon y verificar que no existan errores de corrección obligatoria y que las cuentas y demás documentos incluidos se pueden visualizar correctamente. Los Registros mercantiles aconsejan que la presentación digital se realice siempre con su programa D2 así que puede ser recomendable volver a generar el archivo ZIP de presentación con este programa D2. Ese proceso se puede realizar con la opción: "Formulario", "Generar depósito digital". Se podría grabar el fichero ZIP generado por D2 en la misma carpeta donde se haya grabado previamente con el programa Iranon.

Diferencias en el formato de presentación de 2008 con respecto a ejercicios anteriores

•

La presentación ya no puede realizarse en discos de 3,5" debiendo utilizarse soportes de tipo CD-ROM o DVD-ROM si la presentación no se envía por Internet. En el caso de utilizar CD o DVD será necesario disponer de un programa de grabación para escribir en ese tipo de soportes. El programa Iranon únicamente genera el fichero ZIP de presentación en el disco y carpeta seleccionados pero no incluye funciones de escritura para grabar soportes de tipo CD o DVD.

•

Anteriormente se generaban múltiples ficheros (unos doce ficheros) mientras que en el formato de presentación a partir de 2008 toda la información se envía en un archivo comprimido de tipo ZIP que contiene todos los documentos a presentar: Cuentas anuales, memoria, informe de gestión, el informe de acciones propias, etc.

•	La Memoria, el Informe de gestión y otros documentos se puede presentar ahora en formato PDF, TXT y TIF. En ejercicios anteriores a 2008 sólo existía la posibilidad de usar los formatos TXT y TIF.

•

El informe medioambiental se presentaba normalmente como un documento de texto independiente. A partir del ejercicio 2008 se incluye normalmente dentro de la Memoria y en caso de no tener partidas en el balance para temas medioambientales, bastará con no marcar la casilla "Informe medioambiental" para indicarlo.

•

Cuando no existían partidas en la contabilidad para temas medioambientales o cuando la empresa no tenía acciones propias (autocartera) se adjuntaba un informe negativo para indicar que no existían estas partidas y acciones. Si la entidad no tiene acciones propias se dejará en blanco la casilla "Autocartera".

La Ley 25/2011, de 1 de agosto (BOE 02/08/2011), de reforma parcial de la Ley de Sociedades de Capital y de incorporación de la Directiva 2007/36/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de julio, sobre el ejercicio de determinados derechos de los accionistas de sociedades cotizadas, da nueva redacción al artículo 279 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, elimina el requisito de la legitimación notarial de las firmas para el depósito de las cuentas anuales.

Otra modificación es respecto a la forma de convocatoria de la junta general de socios ya que se suprime el carácter obligatorio de la publicación de la convocatoria en el "Boletín Oficial del Registro Mercantil" (BORME) y en un diario de los de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social.

Al eliminarse la necesidad de legitimar ante notario las firmas se puede realizar la presentación digital de cuentas por Internet de forma completa sin necesidad de remitir al Registro, en papel, el Certificado de aprobación de cuentas. Este certificado se puede escanear en formato PDF una vez realizada su firma y remitir también por Internet con la firma digital del presentante acompañando al archivo ZIP que contiene las cuentas anuales, memoria, etc.

Las opciones de depósito de cuentas en papel y por Internet existentes hasta ahora siguen siendo válidas, simplemente se incorpora esta nueva modalidad de "presentación completa" en la que el Certificado de aprobación de cuentas se remite escaneado en formato PDF.

El depósito digital de Cuentas anuales se puede realizar en varias modalidades de presentación:

•

Presentación en disco tipo CD o DVD. En este disco se incluirá el archivo ZIP que se genera al realizar la presentación digital (comprimidos en este archivo zip se incluyen los ficheros correspondientes a las Cuentas anuales, la Memoria y otros documentos a depositar) y se presentará en el Registro Mercantil acompañado por la Instancia de presentación, el Certificado de Aprobación de Cuentas y la Huella digital impresos en papel.

•

Presentación telemática parcial o mixta. En este caso se presenta el archivo ZIP a través de la web en Internet del Colegio de Registradores (esta presentación se deberá firmar con algún certificado digital reconocido por el Servicio de Certificación del Colegio de Registradores*) y posteriormente (en un plazo máximo de 15 días desde el envío por Internet del fichero ZIP), se presentará, en papel, en el Registro Mercantil (o se enviará por correo certificado) el Certificado de Aprobación de Cuentas, la Instancia de presentación, la Huella digital y el Acuse de recibo de presentación telemática emitido por la web del Colegio de Registradores cuando se presentó el archivo ZIP.

•

Presentación telemática completa mediante "Sala de firmas". La presentación se realiza completamente a través de la web en Internet del Colegio de Registradores, sin necesidad de presentar o enviar documentos en papel al Registro. En esta modalidad es necesario que el gestor o presentante y los administradores o centificantes dispongan de algún certificado digital o sistema de creación de firmas reconocido por el Servicio de Certificación del Colegio de Registradores* para firmar el archivo ZIP, el Certificado de Aprobación de Cuentas u otros documentos a depositar.

•

Presentación telemática completa con el Certificado de Aprobación de Cuentas escaneado en formato PDF. La presentación se realiza completamente a través de la web en Internet del Colegio de Registradores, sin necesidad de presentar o enviar documentos en papel al Registro. En esta modalidad se envía el archivo ZIP (que contiene las Cuentas anuales, Memoria, etc.) y otro fichero tipo PDF que contiene la huella digital y el Certificado de Aprobación de Cuentas con las firmas manuscritas digitalizado también en formato PDF. Esta presentación se firmará digitalmente con el certificado o firma electrónica del presentante.

(*) Los certificados digitales y dispositivos seguros de creación de firma admitidos actualmente por el Registro Mercantil son: SCR, FNMT, ACA, CATCERT, GVA, ANCERT emitidos a Notario, DNIe, CAMMERFIRMA, IZENPE y AC FIRMAPROFESIONAL CA1.

A continuación se resume la forma de realizar estas modalidades de presentación digital de cuentas en los programas Iranon.

Una vez grabadas las Cuentas anuales, Memoria y otros documentos que se vayan a presentar, desde el apartado "Declaraciones", "Registro Mercantil", "Presentación Digital de Cuentas" se puede obtener el archivo ZIP con la presentación de cuentas que luego se grabará en un CD / DVD y la instancia y Certificación de la Huella digital que se imprimirán para presentar en papel junto con el Certificado de Aprobación de Cuentas y con el CD/DVD en el Registro Mercantil.

Esta modalidad no requiere certificados digitales o sistemas de creación de firma digital puesto que su presentación se realiza físicamente en CD/DVD y papel en el Reg.Mercantil.

Una vez indicados los datos del presentante, los documentos a presentar y la relación de administradores o certificantes que van a firmar la presentación, para obtener el archivo ZIP con los ficheros de Cuentas anuales, memoria, etc. se pulsará el botón "Generar presentación digital".

Este archivo ZIP se grabará en la carpeta del equipo indicada en la casilla "Directorio de salida" (primera página o solapa del apartado Presentación digital) El fichero ZIP debe grabarse en un disco tipo CD-ROM / DVD-ROM mediante algún programa de grabación.

Para imprimir la instancia y la huella digital hay que ejecutar la opción "Modelo", "Imprimir" o pulsar el botón

que envía a la impresora tres copias de la instancia (ejemplar para el Registro Mercantil, ejemplar para la entidad financiera/caja R.M. y ejemplar para el interesado) y la certificación de la huella digital que deberán firmar los administradores o certificantes.

Si se realizase cualquier modificación en el archivo ZIP una vez impresa la huella digital, sería necesario volver a imprimir la huella digital porque su código va a alterarse también.

En este caso se presenta el archivo ZIP a través de Internet y posteriormente, se presenta, en papel, en el Registro Mercantil el Certificado de Aprobación de Cuentas, la Instancia de presentación, la Huella digital y el Acuse de recibo de presentación telemática emitido por la web del Colegio de Registradores cuando se presentó el archivo ZIP.

Este tipo de presentación es muy similar a la vista en el apartado anterior con la diferencia de que el archivo ZIP se envía por Internet en lugar de remitirlo al Reg. Mercantil en disco.

La obtención del archivo ZIP se puede realizar pulsando el botón "Generar presentación digital" y para imprimir la instancia y la huella digital se puede ejecutar la opción "Modelo", "Imprimir" o pulsar el botón

Después de enviar el ZIP por Internet, en un plazo de 15 días, se presentará en el Registro Mercantil (o se enviará por correo certificado) el Certificado de Aprobación de Cuentas firmado por los administradores o certificantes, la Instancia de presentación, la Huella digital y el Acuse de recibo de presentación telemática emitido por la web del Colegio de Registradores cuando se presentó el archivo ZIP.

En esta modalidad todos los documentos se transmiten al Registro Mercantil a través de Internet firmados digitalmente con el certificado digital de cada firmante o certificante. Por tanto, será necesario que tanto el presentante o gestor que realiza el envío como los administradores o certificantes que van a firmar los documentos, dispongan de algún certificado digital, DNI electrónico sistema de creación segura de firmas reconocido por el Servicio de Certificación del Colegio de Registradores.

El gestor o presentante tiene que crear en la web en Internet del Colegio de Registradores una "Sala de firmas" o espacio virtual en el que subirá el archivo ZIP, el Certificado de Aprobación de Cuentas y cualquier otro documento que se vaya a presentar. En esta sala de firmas indicará la relación de administradores o firmantes que van a expedir la certificación. Se solicita su nombre, NIF y correo electrónico.

Una vez que el gestor o presentante ha publicado en la sala de firmas todos los documentos, se remite automáticamente un aviso por e-mail a cada administrador o certificante para que realice la firma de los documentos. Para realizar esa firma deberán disponer de algún certificado digital, dni-e o sistema seguro de creación de firma reconocido por el Registro Mercantil. Cuando todos los firmantes hayan realizado la firma digital de los documentos, el gestor o presentante realizará la firma y envío de la presentación.

Para obtener el archivo ZIP se puede utilizar el botón "Generar presentación digital".

En esta modalidad se presentará normalmente el archivo ZIP que contiene las Ctas. Anuales, Memoria, etc. y el Certificado de Aprobación de Cuentas grabado en formato: *.txt, *.pdf o *.tif.

Presentación telemática completa con el Certificado de Aprobación de Cuentas escaneado en formato PDF

En esta forma de presentación se realiza completamente a través de Internet, sin necesidad de presentar o enviar documentos en papel al Registro. Tampoco es necesario que los administradores o firmantes dispongan de certificado digital puesto que la firma del Certificado de Aprobación de Cuentas se realizará de forma manuscrita en papel y luego ese certificado se digitalizará mediante un escáner en formato PDF.

En esta modalidad se envía el archivo ZIP (que contiene las Cuentas anuales, Memoria, etc.) y otro fichero tipo PDF que contiene la huella digital y el Certificado de Aprobación de Cuentas con las firmas manuscritas.

El primer paso para hacer la presentación telemática completa será obtener el archivo ZIP se puede realizar pulsando el botón "Generar presentación digital".

En esta modalidad de presentación el Certificado de Aprobación de Cuentas se imprimirá en papel y una vez firmado por los administradores o certificantes, será necesario escanearlo en formato PDF para realizar luego su envío por Internet.

Si su escáner no permite generar directamente ficheros PDF podría escanearlo primero en el formato de fichero que le permita su escáner (BMP, TIF, JPG, GIF, etc.) y luego imprimir esa imagen a formato PDF utilizando cualquier "impresora virtual" de generación de ficheros PDF.

En la presentación por Internet se enviarán al Registro Mercantil dos ficheros: por un lado se enviará el archivo ZIP que contiene las Cuentas anuales, Memoria, etc. y, por otro lado, será necesario enviar un fichero PDF en el que se incluye la Certificación de la Huella digital y el Certificado de Aprobación de Cuentas con las firmas manuscritas.

Para obtener el PDF con la Huella digital y el Certificado de Aprobación de Cuentas existe un apartado al final de la "página" o pestaña "Huella Digital" (dentro del apartado "Declaraciones", "Registro Mercantil", "Presentación Digital de Cuentas") en el que se puede seleccionar o cargar el fichero PDF que contiene escaneado el Certificado de Aprobación de Cuentas.

En la casilla "Fichero PDF con las firmas" se puede seleccionar el fichero PDF en el que se ha escaneado el Certificado de Aprobación de Cuentas con las firmas manuscritas.

Pulsando el botón "Generar PDF presentación digital completa" se obtiene un nuevo fichero PDF que incluirá la Huella digital y el Certificado de Aprobación de Cuentas. Este fichero se grabará en la carpeta o directorio de salida seleccionada para la presentación (en la primera página o pestaña de este apartado) y tendrá un nombre de fichero prefijado. La primera parte del nombre de este fichero PDF coincidirá con el nombre del archivo ZIP y terminará en "... .HuellaCertificado.pdf".

Este paso de generar el PDF de la Huella hay que realizarlo siempre después de haber generado el archivo ZIP de presentación. Es decir, el primer paso será utilizar el botón "Generar presentación digital" para que se graben las cuentas anuales, memoria, etc. en el archivo ZIP en la carpeta de salida seleccionada.

Una vez obtenido el archivo ZIP y el PDF con la Huella digital y el Certificado de Aprobación de Cuentas ya sólo faltará realizar su envío a través de Internet en la web del Colegio de Registradores. Esta presentación se firmará digitalmente con el certificado o firma electrónica del presentante o gestor que realiza el envío.

Ver también la información que ofrece la página web de los Registros Mercantiles...