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La opción "Libro registro de Facturas" que se encuentra en el menú "Diario" permite registrar las facturas emitidas y recibidas y generar automáticamente a partir de esas facturas los asientos contables correspondientes a los ingresos, gastos, cobros y pagos.
Las facturas introducidas en esta opción y los asientos generados a partir de dichas facturas quedan relacionados en el programa de forma que, en cualquier momento, desde una factura se pueden consultar los asientos generados en el diario a partir de esa factura y, al revés, desde cualquiera de esos asientos se puede ver la factura a la que corresponden.
Después de introducir cada factura, al pulsar el botón "Aceptar" para grabar y cerrar la pantalla de la factura, el programa preguntará si se desean generar los asientos y apuntes correspondientes. En ese momento se graban automáticamente los asientos correspondientes a la factura en el Libro diario.
En el programa también existen otras opciones para cargar asientos contables en forma de facturas: "Carga de Facturas - Cobros/Pagos" y "Carga de Facturas según Plantillas". La diferencia de esas opciones con respecto al apartado "Libro registro de Facturas" es que en el Libro registro de Facturas la información queda registrada de forma permantente además de generarse los asientos contables mientras que en las otras opciones de carga de facturas, una vez generados los asientos, cualquier modificación habría que hacerla desde el Diario.
Al acceder a la opción "Libro registro de Facturas" se muestra una tabla o base de datos en la que se pueden ver, insertar, modificar y borrar las facturas. Por ejemplo, haciendo click sobre el botón  o pulsando la tecla  se puede introducir una nueva factura. Al ejecutar esta operación se abrirá una nueva ventana con el formulario para introducir los datos de la factura.
En el apartado "Operaciones en las tablas de datos" de esta documentación puede encontrar información sobre el funcionamiento del programa a la hora de introducir, modificar y borrar fichas de datos en las tablas de la base de datos. También encontrará información sobre otras operaciones y botones que permiten buscar datos, realizar listados, establecer filtros, etc. Estas funciones se pueden ejecutar mediante los botones que se muestran en la parte superior del "browser" o ventana de trabajo de la tabla o bien, pulsando las teclas asociadas a cada operación.
Ficha de datos de las Facturas
En la ficha de datos que aparece al crear, visualizar o modificar una factura se solicitan varios datos relativos a la factura que permitirán generar luego los asientos contables en el Diario. En esta ficha de Facturas se solicita la siguiente información:
| • | Tipo de factura: Ingresos o Ventas / Gastos o Compras: indica si se trata de una factura de Ingresos o Ventas (emitida), o si es una factura Gastos o Compras (recibida). |
| • | Importe Base/ Importe Total: se indicará si los importes introducidos en la factura corresponden a la "Base imponible" o al "Total factura" para que el programa pueda realizar correctamente el cálculo correspondiente de las cuotas de IVA y Recargo de Equivalencia. |
| • | Tipo de asiento: se mostrará la lista de tipos de asiento que estén definidos para la empresa. Por defecto se propone el tipo de asiento "General". |
| • | Plantilla de Factura: se puede seleccionar una plantilla para cargar los datos de dicha plantilla ya por defecto, si bien luego se puede modificar o cambiar cualquiera de ellos. |
| • | Fecha de factura: se indicará la fecha de emisión de la factura. Esta es la fecha que se utilizará como fecha de los asientos contables que se generen a partir de la factura. |
| • | Fecha de imputación: en esta casilla se indicará la fecha de imputación de la factura. Esta fecha se introducirá posteriormente en los apuntes de IVA/IGIC como fecha de la factura. Esta fecha se utiliza a la hora de imprimir los Libros registro de facturas y al realizar las declaraciones fiscales en otras aplicaciones Iranon. Si esta casilla se deja en blanco, al grabar la factura, el programa copiará en esta casilla la misma fecha indicada en la casilla "Fecha factura". |
| • | Serie de la factura (cuando las facturas estén diferenciadas por series). |
| • | Número de factura: número asignado por el emisor que ha expedido la factura. |
| • | Número de documento: en las facturas recibidas se puede introducir en esta casilla el número correlativo que el receptor puede ir asignando a las facturas recibidas para facilitar posteriormente su localización. |
| • | Descripción: este texto se utilizará como concepto de los apuntes. Se puede introducir un texto manualmente o bien, pulsar el botón  para acceder a la tabla de conceptos y seleccionar alguna de las descripciones predefinidas. |
| • | Cliente/Proveedor: se indicará el código de cuenta contable del cliente o proveedor al que corresponde la factura. Si este tiene asociada una plantilla, se pueden poner los datos de la misma por defecto, si bien, luego se puede modificar o cambiar manualmente cualquiera de ellos. |
| • | Proyecto al cual se asocian los apuntes a generar (si procede). Este dato se utilizará en la contabilidad analítica o presupuestaria. Pulsando el botón se puede acceder a la tabla de proyectos para facilitar su selección o introducción. |
| • | Importe Base / Importe total: en esta casilla se introducirá el importe correspondiente a la Base imponible o al Total de la factura según la opción elegida en la parte superior de la ficha de datos de cada factura. |
| • | Ingreso/Gasto: en esta casilla se debe indicar la cuenta/s de ingreso o gasto que se va a especificar en los apuntes. Pulsando Ctrl+Espacio se puede acceder a la tabla de subcuentas para facilitar su selección o introducción. |
| • | Impuesto indirecto (IVA/IGIC) repercutido/Soportado: en esta casilla se indicará (si procede) la cuenta/s de IVA/IGIC que se utilizará en los apuntes. La cuenta de Recargo de equivalencia (si procede) se obtendrá automáticamente de la subcuenta de IVA indicada. Pulsando Ctrl+Espacio se puede acceder a la tabla de subcuentas para facilitar su selección o introducción. |
| • | En el caso de facturas Recibidas (Impuesto indirecto soportado) es posible generar asientos de adquisiciones intracomunitarias. Se puede indicar la "Cuenta autoliquidación impuesto indirecto intracomunitario", la cuenta de IVA repercutido; de tal modo que, para dichas facturas se genera un apunte más de repercutido con el mismo importe del soportado (dado la vuelta), y en el apunte del proveedor no se incluirá el importe del IVA/IGIC repercutido. |
| • | Retención: Para cada línea se puede indicar si no se aplica retención o si la Retención se aplicará sobre la base o sobre el total de la factura (impuesto indirecto incluido) como se haría en el caso de facturas de compensación del Régimen especial agrario. El apunte de retención se genera si se indica una cuenta de retención y para cada línea distinta de no aplicar retención. |
| • | Retención y el porcentaje de retención (si procede). En esta casilla se indicará la subcuenta utilizada para registrar las retenciones. Pulsando el botón se puede acceder a la tabla de subcuentas para facilitar su selección o introducción. |
| • | Cobros y pagos: se indicarán la cuenta de cobro o pago (si procede). En caso de introducir esta cuenta se generará el asiento de cobro/pago correspondiente. Se pueden introducir varias líneas de cobro/pago para controlar las facturas correspondientes al Régimen Especial del Criterio de Caja (RECC). |
| • | Fecha del Cobro/Pago: en esta casilla se indicará la fecha del cobro o pago. |
| • | Importes cobrados/pagados: se indicará el importe cobrado o pagado de la factura en cada fecha. |
| • | Criterio de caja: mediante esta casilla se pueden identificar las facturas acogidas al Régimen Especial del Criterio de Caja (RECC). |
| • | Factura rectificativa: se indicará la fecha de la factura anterior que se está rectificando y la Serie y Número de factura para poder identificar la factura rectificada. |
Generación de los asientos contables
Al pulsar el botón "Aceptar" para grabar la factura introducida, el programa procederá a generar los asientos y apuntes necesarios para contabilizar la factura.
Los asientos contables generados de esta forma quedan vinculados siempre a la factura y cualquier modificación que se necesite realizar en dichos asientos debería hacerse desde la opción "Libro registro de Facturas". Estos asientos se visualizan en el Diario en modo "sólo lectura" o "bloqueados" y no es posible realizar cambios manualmente en ellos.
En la pantalla de la Factura existe un botón con el título "Ver asientos de la factura"  que permite visualizar inmediatamente todos los asientos correspondientes a la factura.
A su vez, en la pantalla de los asientos en el Diario, en aquellos asientos que han sido generados automáticamente a partir de la opción "Libros registro de Facturas", también existe una zona con el título "Información factura" en la que se incluyen las fechas y datos identificativos de la factura y se incluye también un botón que permite visualizar la factura que ha dado origen al asiento que se está visualizando. Desde esta opción la factura se abre en modo "sólo lectura" o "bloqueada", es decir, se pueden ver sus datos pero no es posible realizar modificaciones. Si fuese necesario hacer alguna corrección en la factura o asientos habría que acceder por el menú "Diario", "Libro registro de Facturas".
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